職場上如何展現專業價值?關鍵在於做出「高密度」的簡報

職場上的簡報,究竟應該頁數多一點好?還是頁數少一點好?過去常被問到的簡報問題,這絕對可以排進前十名。

應該少一點。「可是我的主管就是看很細的人,怎麼辦?」「光是資料就四、五十頁了。我的簡報很少不超過六十頁的……」有些人會告訴你,這與情境、對象與需求有關。

其實,我們可能都把重點放錯地方了。關鍵的不是「重量(投影片的張數)」而在於「質量(簡報的話質與畫質)」,你可曾想過:做的是一份簡報?還是很多張投影片?

專業簡報不只達成目的,更要省時省力

好的簡報如何定義?達到目的。
專業簡報的共通點又是什麼?不只達到目的,更要省時、省力。

企業中所有活動都有其成本,包括做簡報與進行簡報這件事。因此,如何有效率的達成目的,是簡報前、中、後都必須思考的事;有經驗的老手都知道,簡報前的準備工作很重要,掌握聽眾、說服聽眾,都是為了降低正式簡報時的不必要風險,甚至在簡報前就已經達成目的,此時正式簡報可能就只是一個形式。

你追求的是簡報的重量?還是質量?

職場上,每一次簡報都是為了解決企業問題,同時展現個人專業價值的時刻,所以我們追求的是「高密度」的簡報。簡單來說,追求的是「質量」而不是「重量」。

決定簡報好與壞的,不在於重量;也就是說,投影片少不代表好,投影片多不見得壞。視簡報的情境、對象、目的,而有不同的「最適組合」。

質量,才是決定受眾感受到優劣之分的原因。質,指的是「話質」與「畫質」,具體表現在內容的含金量、與視覺上的設計感。

內容的含金量,體現在生活的體驗、底蘊的累積,和自己的觀點

舉例來說,透過簡報呈現一個主題。你的內容,是呈現思考的脈絡?收集的過程?資料的整體?資訊的萃取?還是觀點的闡述?整體來說,後者的價值高於前者?倒也未必,得視受眾的需求與目的而定。

你認為最後的觀點闡述最有價值,對你的客戶也許認同,因為需要觀點來進行決策依據;但對你的部屬來說,思考的脈絡也許更有價值,因為他想要獨當一面。

視覺上的設計感,體現在兩個基本理論:柵格系統、格式塔(完形)理論

市面上所有的簡報設計技巧,都可以說是從這二個理論發展簡化出來的;所以,如果你覺得學了很多技巧卻仍然不得其竅門,我建議可以從這二門基礎學習,發展出自己的技巧。

由柵格系統所發展出來的二種簡易排版模式,就是垂直(水平)並列、圖文二分法。善用這二種排版模式,就可以處理八成以上的資訊呈現。

而格式塔理論運用在簡報設計上,就是大家熟知的「對齊、對比、親密、重複」四項設計原則,而從「對比」又可以衍生出「留白」與「降噪」的技巧。

有機會的話,我會針對這兩套理論做一個詳細的說明。

簡報不是獨白,而是溝通

獨白很簡單,自己腦子裡懂就好,溝通就要想:我要說什麼?為什麼要說?要怎麼說?說給誰聽?這也是簡報的本質。

我們常說簡報要有邏輯,指的不是你的邏輯,而是符合受眾的邏輯,用對方習慣思考、容易理解的方式,這就是合乎邏輯。

可是當我們面對一群人,不可能知道每個人的邏輯,也無法兼顧所有人的邏輯,該怎麼辦?請轉換為最單純的線性邏輯,從A到B、B到C…以此類推,這是絕大多數人可以理解的方式。下次簡報前,記得先想想:我要說什麼?為什麼要說?要怎麼說?說給誰聽?

劉奕酉|簡報.簡單報創辦人
十多年商務簡報經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及銷售簡報等。傳播簡報多元文化、分享職場簡報思維、透過簡報解決問題、展現個人專業價值,是我的理念。
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