職場上如何展現專業價值？關鍵在於做出「高密度」的簡報

職場上的簡報，究竟應該頁數多一點好？還是頁數少一點好？過去常被問到的簡報問題，這絕對可以排進前十名。

應該少一點。「可是我的主管就是看很細的人，怎麼辦？」「光是資料就四、五十頁了。我的簡報很少不超過六十頁的……」有些人會告訴你，這與情境、對象與需求有關。

其實，我們可能都把重點放錯地方了。關鍵的不是「重量(投影片的張數)」而在於「質量(簡報的話質與畫質)」，你可曾想過：做的是一份簡報？還是很多張投影片？

專業簡報不只達成目的，更要省時省力

好的簡報如何定義？達到目的。
專業簡報的共通點又是什麼？不只達到目的，更要省時、省力。

企業中所有活動都有其成本，包括做簡報與進行簡報這件事。因此，如何有效率的達成目的，是簡報前、中、後都必須思考的事；有經驗的老手都知道，簡報前的準備工作很重要，掌握聽眾、說服聽眾，都是為了降低正式簡報時的不必要風險，甚至在簡報前就已經達成目的，此時正式簡報可能就只是一個形式。

你追求的是簡報的重量？還是質量？

職場上，每一次簡報都是為了解決企業問題，同時展現個人專業價值的時刻，所以我們追求的是「高密度」的簡報。簡單來說，追求的是「質量」而不是「重量」。

決定簡報好與壞的，不在於重量；也就是說，投影片少不代表好，投影片多不見得壞。視簡報的情境、對象、目的，而有不同的「最適組合」。

質量，才是決定受眾感受到優劣之分的原因。質，指的是「話質」與「畫質」，具體表現在內容的含金量、與視覺上的設計感。

內容的含金量，體現在生活的體驗、底蘊的累積，和自己的觀點

舉例來說，透過簡報呈現一個主題。你的內容，是呈現思考的脈絡？收集的過程？資料的整體？資訊的萃取？還是觀點的闡述？整體來說，後者的價值高於前者？倒也未必，得視受眾的需求與目的而定。

你認為最後的觀點闡述最有價值，對你的客戶也許認同，因為需要觀點來進行決策依據；但對你的部屬來說，思考的脈絡也許更有價值，因為他想要獨當一面。

視覺上的設計感，體現在兩個基本理論：柵格系統、格式塔(完形)理論

市面上所有的簡報設計技巧，都可以說是從這二個理論發展簡化出來的；所以，如果你覺得學了很多技巧卻仍然不得其竅門，我建議可以從這二門基礎學習，發展出自己的技巧。

由柵格系統所發展出來的二種簡易排版模式，就是垂直(水平)並列、圖文二分法。善用這二種排版模式，就可以處理八成以上的資訊呈現。

而格式塔理論運用在簡報設計上，就是大家熟知的「對齊、對比、親密、重複」四項設計原則，而從「對比」又可以衍生出「留白」與「降噪」的技巧。

有機會的話，我會針對這兩套理論做一個詳細的說明。

簡報不是獨白，而是溝通

獨白很簡單，自己腦子裡懂就好，溝通就要想：我要說什麼？為什麼要說？要怎麼說？說給誰聽？這也是簡報的本質。

我們常說簡報要有邏輯，指的不是你的邏輯，而是符合受眾的邏輯，用對方習慣思考、容易理解的方式，這就是合乎邏輯。

可是當我們面對一群人，不可能知道每個人的邏輯，也無法兼顧所有人的邏輯，該怎麼辦？請轉換為最單純的線性邏輯，從A到B、B到C…以此類推，這是絕大多數人可以理解的方式。下次簡報前，記得先想想：我要說什麼？為什麼要說？要怎麼說？說給誰聽？

劉奕酉｜簡報．簡單報創辦人
十多年商務簡報經驗，擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及銷售簡報等。傳播簡報多元文化、分享職場簡報思維、透過簡報解決問題、展現個人專業價值，是我的理念。
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