職場簡報，就是在解決問題。問題是什麼？又是誰的？
「你覺得什麼樣的簡報，可以稱之為好簡報？」
我時常在企業培訓時問學員這個問題。看似很好回答，但認真思考後一番，大家才發現這個問題還真不容易說清楚！這時，我改問另一個問題。
「好，我們換一個方式問。你覺得什麼樣的簡報算是壞簡報？」
這時候此起彼落的討論，很快有人發表了意見。
「投影片的文字太多，要用視覺化的圖像讓人容易理解……」
「簡報的結構缺乏邏輯，聽不懂想要表達什麼！」
「視覺設計不夠吸睛，對了！最好能說故事，才不會讓人覺得很無聊……」
聽起來都很有道理。我將造成簡報無效的常見問題歸納為以下四大類
聽不到目的：沒有明確的目的，就像是有了開始，但沒有結束。
看不見內容：字多、小，色彩對比不明顯，訊息無法傳達給簡報對象。
讀不懂邏輯：可能是邏輯上出了問題，也可能簡報對象無法理解內容。
躲不開雜訊：過多的動畫、特效或肢體語言，讓對方分心或失去耐心。
這些簡報狀況不僅無法有效達成目的，浪費了大家的時間，甚至還會造成更多的問題。在職場上許多的會議，都是由於無效簡報導致要開更多的會議來澄清與解釋。
如果我們消除了這些常見的問題，是不是就可以稱之為「好」簡報？
不一定。
我們與好簡報的距離
我曾經以為，消除了這些「壞」簡報常見的問題，就等於做出「好」簡報。但是後來發現，不是這樣的。在好簡報與壞簡報之間，還存在著「不好也不壞的」簡報。
你可能看過這樣的簡報：目的明確、內容也很簡潔，邏輯清晰、而且言簡意賅。
但是，聽完之後反應平平，說不出哪裡不好、卻也沒有太大的反應，甚至沒有後續的行動。為什麼會這樣？這是因為這份簡報可能與你無關，又或者沒有足夠的誘因使你想要行動。
消除了「壞」簡報的因素，不代表就等於「好」簡報。可能只是做到了「不好也不壞的」簡報，距離所謂的「好」簡報還有一段差距。要如何縮短這一段「我們與好簡報的距離」呢？做到目的明確、內容簡潔、邏輯清晰、言簡意賅還不夠，好簡報還必須「解決問題、採取行動」。
簡報目的只有一個：解決問題
一般來說，簡報的目的不外乎是傳遞訊息、說服對方與達成共識。
傳遞訊息，是在解決對方的問題
說服對方，是在解決自己的問題
達成共識，是在解決彼此的問題
所以說，簡報的目的只有一個，就是在解決問題。問題是什麼？又是誰的？
你可能想說：這不是廢話嗎？還要你告訴我……
但是，你確定真的瞭解「簡報，就是在解決問題。」這句話的意思嗎？我們來思考幾個情境，你或許就會明白我的意思了。
情境一：當你在向主管進行專案的進度報告時，在解決誰的什麼問題？
情境二：當你在向客戶進行企劃提案時，在解決誰的什麼問題？
第一個情境下，這份進度報告的利害關係人有哪些？
可能專案的進度順利，「你」希望主管感到滿意，並對後續的進展放心
可能專案的進度不如預期，「你」希望能爭取主管的理解，以及更多資源投入專案的進行。你必須說服「相關資源的所屬單位」同意這件事，甚至需要「主管」出面來協商資源的取得，以及面對「上層主管」的責難。
所以，需要解決的不只是你個人的問題，還有主管、相關資源的所屬單位，以及上層主管的問題。你在報告中有想過如何幫這些人解決問題嗎？清楚他們的問題是什麼嗎？
同理，在第二個情境下，你要解決的不只是提案被買單，還有提案窗口如何向主管回報、相關單位如何評選比案的問題；如果你再仔細想想，與這個企劃提案有關的所有利害關係人，都有其需要被解決的問題。
要讓簡報產生成效，就得盡可能地思考這些：簡報在解決什麼問題？又是誰的？
職場工作者必須掌握的三種簡報
職場上的簡報類型可分為三種：工作型簡報、提案型簡報與展演型簡報。
展演型簡報
比如說法人說明會、產品發佈會、國際研討會等，主要由講者主導整場簡報進行的流程，會後再提供問答時間。因為涉及企業品牌形象與個人專業，因此在邏輯架構、視覺設計與口說表達三個方面都需要投入大量心力，力求展現最好的一面。
提案型簡報
包含對內的企業提案與對外的客戶提案，在整場簡報的過程中，會有多次商討的互動可能性，最後的結果可能是說服對方、被對方駁回或是修正後達成共識。著重的是邏輯架構與思考的完整性，視覺設計與口說表達雖然不需要像展演型簡報那般專業，但也務必力求簡明扼要、言簡意賅，聚焦在提案的說服與達成共識上。
工作型簡報
像是會議簡報、工作計畫、進度報告等，屬於職場工作者使用頻率最高的類型。目的在於解決工作場景上的問題，同時展現個人的專業價值，簡報成效取決於是否能「有效溝通、精準表達」讓任務可以往目標推進。
對於多數職場工作者來說，超過八成的簡報場景都是屬於對內部的「工作型」簡報，舉凡大大小小的會議報告、工作週報、專案進度報告、年底的年度報告與升等報告等，看似不起眼、但卻是支撐企業運作的基層與組織管理最頻繁使用的簡報類型。
這類工作型簡報的共通點：有效解決工作上的問題，不太講究美學上的視覺效果與表達技巧。
因為時間有限，比起反覆演練的演說技巧與吸睛的視覺設計，更重要的是你能不能把事情說清楚、講明白，並不太需要太多的視覺包裝、或是精湛的表達技巧；這是為了減輕聽眾理解的負擔，也減少我們在簡報準備上的壓力與投入的時間及資源。
甚至很多時候，你根本沒有機會上台說話，所以能否將書面報告做得讓人一看就懂，往往就決定了公司如何看待你的工作能力與專業價值。
簡報做得不好看、說話不夠流暢，是形象的問題；簡報不能解決工作上的問題，是專業的問題。有人可能會因為專業出了問題而失去升遷的機會、甚至丟掉工作，但是鮮少有人因為形象問題而受到嚴重的影響，畢竟這是多數人都有的問題。
做好「工作型」簡報才是職場工作者最應該正視的問題。
不擅長在眾人面前簡報？沒人期待你是演說家或藝術家
坊間不少簡報書籍或是文章，都會強調簡報表達與設計的重要性與技巧。
我並不否認表達的重要性，而且表達能力好、簡報做的漂亮的員工，的確會獲得比較多的上台機會展現個人的價值。只不過，這不是職場簡報的全貌。
很多時候，你未必有機會上台報告，可能得要書面報告過關了，才有機會上台簡報。更多職場工作者的真實情況是：口條不見得流利、也不喜愛在眾人面前高談闊論。他們沒有時間經過反覆的練習、沒有流利的口條與表達技巧，只想把工作做好、將專業表現出來。
不懂設計、不擅表達，是不是就無法做出成功的簡報呢？那倒未必。
事實上，職場上只有極少數的人或場景需要將簡報表演的像一場華麗的秀，比如說面向客戶的提案與產品推廣、面向市場的產品發佈會、國際大型的研討會等等。大多數的簡報場景，其實就像你我的職場日常，簡報只是為了協助工作的進展與溝通討論的一項工具而已。
比起表達技巧，做出簡明扼要、言簡意賅的簡報，才是職場工作者最需要的基本能力。沒人期待你成為一位演說家或藝術家，只要求你說清楚、講明白。
簡報不是一場秀，而是解決問題與展現專業價值的過程
簡報是解決問題過程中的一個環節，而不是一場秀。
或許你想像中的簡報，是像賈伯斯一樣在舞台上展現充滿個人魅力又吸睛的簡報，或是像TED舞台上的講者，展現出精彩又動人的感性演說，然後獲得滿場觀眾的鼓掌喝采。但是很抱歉，真實工作場景中的簡報其實並沒有這麼戲劇化。
首先，在每一場簡報之前，其實都需要與相關人員先行確認各種可能的問題，力求將不確定性降到最低。很少會有在正式簡報時，才提出令人措手不及的需求或問題確認，這樣只會造成無效的簡報與資源上的浪費。
其次，在每一場簡報結束後，並不是真的結束，而是進入工作任務的下一個階段。簡報，只是工作場景中的過程之一，是為了有效解決問題往最終目標推進，同時把握時機展現自己的專業價值，獲得大家的認可與職涯躍遷的機會。
最後，簡報對象不該一視同仁。你不應該用相同的簡報、相同的報告方式來面對所有人，每一次的簡報都應該依照對象的不同來調整有效的方式。今天對高層進行報告所使用的簡報，絕對不會適合用於對基層同仁進行簡報；同樣的道理，對基層同仁使用的簡報，也不該拿來對高階經理人報告，因為他們所需要用來進一步採取行動的資訊是不同的。
魔鬼藏在細節裡，天使跟著口碑來。你的專業價值就是在這些細節中一點一滴展現出來的。
本文收錄於《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》一書。
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