Kevin 劉奕酉
Apr 25 · 7 min read

「計畫永遠趕不上變化,變化抵不過老闆與客戶的一通電話。」是職場工作者耳熟能詳的一句話,但……你也這樣認為嗎?

如果你的答案是「Yes!!」

那麼很可能你並不瞭解「做好計畫」的真正意涵,甚至已經陷入了「無效計畫」的誤區,白白努力而不自覺。你需要重新導正如何做好計畫、有效達成目標的思維。

在《成功最關鍵的事》一書中,作者 DaiGo 分別以計畫的事前準備、步驟安排與時程規劃三個部分,告訴讀者如何做好計畫?如何提高計畫的達成率、避開無效計畫的誤區?如何運用行事曆來優化計畫達標、增加空檔已投入新事物的挑戰。

我也依照書中的脈絡將重點摘要,做出了一張「作者視角」的全息圖,閱讀過這本書的讀者,不妨將這張全息圖做為參考,來檢視與建立自己的知識體系。

當然,我也做了一張自己消化後結合個人經驗的「讀者視角」全息圖,建議閱讀完全文,再來觀看會更有感覺喔。

依據《成功最關鍵的事》所做的「作者視角」全息圖

如果說作者的前一本書《花掉的錢都會自己流回來》是教我們如何投資自己、將興趣轉換成收入的實踐書(有興趣的朋友可參考這篇《自雇者如何在金錢與幸福之間取得平衡?四個步驟啟動「金錢螺旋」,用興趣連動收入創造財富的真正自由》);那麼這本《成功最關鍵的事:管控不如預期》就是告訴我們如何做好計劃來讓目標實現?

在細讀這本書之後,我有三個啟發與各位分享。


做好計畫的起手式:決定什麼是該做的事?

「不必要的事做得再好,也沒有意義」巴菲特

懂得做好計劃的人,其實在事前的準備功夫也是下得很足的。不斷自問「什麼是我應該做的事?」來重新思考「理所當然」的安排,減少一定要做的事項,就能獲得最珍貴的資產 — 時間,是做好計劃的事前準備。

利用 MAC 原則:目標數字化、行動具體化、成果意義化,不僅能檢視釐清一些不必要的事項,也能讓計劃更為明確。藉由更進一步的自我提問目標合理嗎?行動可行嗎?成果有價值嗎?也能避免「自以為是能做到」的假象,提高達標的機會。

如果是不想做但又非做不可的交辦工作,怎麼辦?書中也提出了解方:找出做這件事的意義。任何事都或多或少有些許意義存在的,即使真的沒有,我們也可以轉念想想:趕快做好,就有更多時間投入想做的事了。

真不錯的建議!改變不了事實,就轉變態度。


提高計畫的成功率:避開「自以為是」的誤區,管好「不如預期」

我們在做計畫時,常常有這樣的迷思:希望完美的計畫一步到位、自律與意志力可以克服一切、多工才是有效率的時間管理者。

但是,其實很多觀念都是不正確的,不僅造成了更多時間浪費,甚至是導致計劃失敗的主因,過去我也常常陷入這些誤區而不自覺,比如說:

一、無效的達標技巧,一遇到挫折就自暴自棄。
二、沒有計畫就將目標告訴他人,產生一定會順利進展的錯覺。
三、目標設定錯誤,過多、過短、沒有優先順序的待辦事項清單。

書中提到做好三個關鍵,有助於讓計劃更順利達標。

一、數字化標準:將所有行動所花費的時間與努力都數字化;從目標倒推往後計算分配任務,減少不確定性的壓力。

二、單一任務化:有些人看似同時進行多個任務,其實只是在這些單一任務之間頻繁的切換而已。正確的做法,應該是思考應該做的事,排列優先順序,一次只做一件任務;將行動過程視覺化,來讓計劃更具體以提高達標率。

三、規劃意外性:做好「if-then」計畫,提前準備「不如預期」的善後對策;做最糟的打算、最好的準備;事先規劃做挫折的休息日,不是「今天沒幹勁就休息一天」而是「這一天要放假」來提高行動的動力。這與《一流的人如何保持巔峰》中所提到的概念相同,優秀的人與你我的差別,在於懂得有效管理「過勞倦怠」感。

我覺得其中有趣的一點,是作者以心理學的觀點提出,他人的成功經驗不可盡信與模仿。為什麼呢?成功的人容易將印象深刻的經驗,誤認為是成功的關鍵;也會不自覺的美化自己的成功經驗。

要避免自己也犯同樣謬誤的方式,就是利用行事曆紀錄自己的計劃與行動,以便於管理與日後檢視,找出讓成功再現的有效方法。


做好計畫不只是為了達標,更是為了增加空檔、挑戰新事物

「行事曆沒有空檔的人不會成長。」

在我們將行事曆填得滿滿的同時,其實可能只是將人生的主導權交給了別人,光顧著努力完成他人的期待,卻忽略了自己的夢想。

其實,善用行事曆可以幫你做到更多,只要掌握兩個關鍵:

一、找出你的時間管理視角。
二、實體、數位並行的視覺化管理。

首先,找出你的時間管理視角。目標的設定不宜過多,也不宜過短,所以時間管理視角至少要看到二週內的計畫安排。以我個人為例,計劃的時間管理視角,至少會維持一個季度;在一個月內的計畫會隨著時間越近而有相對較完整的資訊精細度,一個月後的可能只顯示項目名稱或是進度里程碑(milestone)以確保計畫的能見度。

能見度不高,就如同在大雨或濃霧中行駛,看不見前方的路況,僅能針對眼前出現的事物做出反應,實在是充滿壓力與危機性。

目標不宜過多、過短,以及順序不分,所以找出時間管理視角很重要/劉奕酉

其次,是實體、數位並行的視覺化管理。實體紙本有助於提高動機、加強記憶,像我就會將一個季度的計畫,用便利貼寫下一張張的項目摘要,貼在辦公桌前的牆面做為提醒。而數位管控可以即時調整時間視角,進行快速回顧與事件比較,掌握所處環境的變化。

利用便利貼來進行計劃管理,加深印象與提高動機/劉奕酉

正如同前面提到「成功者所說的未必是對的」是因為成功的人容易將印象深刻的經驗,誤認為是成功的關鍵。對自己來說,也別太相信你的大腦記憶,可能會美化或放大對於過去的行動過程所留下的印象,所以記錄下來,會有助於日後客觀的檢視與找出改善點。

在利用行事曆做計畫時,將行動寫下,並預估每個動作需要花費的時間;然後紀錄行動實際花費的時間,確認哪些環節可以改善,逐漸減少時間的浪費。如此一來,便能增加空檔,投入生命中更有意義的事情、以及新事物的挑戰,形成正向的循環。

如果想要養成一項新習慣,也可以試著排入行事曆中來達成目標。


我認為《成功最關鍵的事》一書給我最重要的一個啟發,就是計劃的最終目的,還是讓自己成長、追求幸福。不斷地思考「什麼事會與自身的幸福有關?」對於任何微小的「理所當然」劃上問號、追求正確性、改變行動、學會新習慣,人生就會因此動起來。

結合《成功最關鍵的事》與個人經驗所做出的「讀者視角」全息圖


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劉奕酉|簡報.簡單報 創辦人/鉑澈行銷顧問 執行長暨策略總監商務簡報實戰專家。期許透過簡報,改變我的世界,也改變你的世界。培訓、講座、專欄、顧問服務邀約請私訊。簡報.簡單報Blog:https://easypresentation2016.blogspot.tw/
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鉑澈行銷顧問策略長、簡報.簡單報創辦人|專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓、研究與實務操作。演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com

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