專案管理跟你想的不一樣
必備商業分析工具大盤點
歐美的PM與BA如何相輔相成？
筆者在英國為不同零售與流行品牌服務，擔任過專案經理 (PM) 與商業分析師（Business Analyst ，簡稱 BA）的角色，為不同企業進行電子商務開發，中國市場拓展以及不同軟體系統的建置與選擇供應廠商提供協助。「專案經理」絕對是每個專案中的靈魂人物，對高層、對廠商、對公司相關業務部門、內部開發團隊， 甚至外包跨國團隊等，都仰賴專案經理維繫大家，領導各方、針對專案目標做努力，透過持續地溝通、會議，針對每個階段，所需要達成的成果做審核，並檢視專案進度是否如期、是否需要任何變更，如：新增人力，或變更專案範圍……等。
目前歐洲最常用的兩套專案管理方法，為瀑布式開發 (Waterfall Methodology) 與新興的敏捷開發 (Agile Methodology)。根據專案的大小而定， 若專案規模大，PM 需要仰賴專職的團隊協助， BA 則是專案經理在專案前期成立時，所需要的第一把交椅。BA 會深入地與專案相關的利害關係人溝通，協助 PM 了解各業務單位的需求、對專案的期望與顧忌，並且與團隊一起合作， 制定與執行解決方案。專案管理顧名思義著重在專案的管理，商業分析則著重在解決方案的制定，確保最終的產出跟專案初期設定的需求一致。
專案經管理與商業分析大不同？
台灣在專案管理方面的資源很多，但是對商業 分析的著墨卻很少，原因是歐美將專案管理跟 商業分析的分工切割得很清楚。 在多才多用的台灣，分工不是很細，專案管理基本上囊括專 案管理與商業分析，以制定解決方案。因此，十八般武藝於一身的台灣 PM 們，若了解商業分析的實作，將能大大加強在專案執行上的 成效。
商業分析等於數據分析？
一般人聽見「商業分析」一詞，只認為是專案 開始之前的前期數據分析與市場分析。其實， 商業分析在歐美可以翻譯成 Business Analysis（商業分析）與 Business Analytics（商業數據分析）兩種。
Business Analysis 是產品、服務與軟體相關專案開發時很重要的一環，著重於流程、需求分析、跨部門溝通，並且透過質化分析，如：訪談與工作坊等定義需求，在適當時機透過量化分析，如：商業數據分析、KPI 分析， 或從資料庫裡找尋相關的證據與蛛絲馬跡，找到可以佐證或改進的地方，在整個專案週期都扮演重要的角色，後面會有進一步的說明。
不同於商業分析，Business Analytics 更著重在透過「數據」上的分析，加以佐證公司內部的 某些策略或決定。透過數據的方式確認公司接 下來要著手的方向，不論是市場面、策略面， 或營運面，都可以透過數據輔助，找尋可能機 會或者問題的痛點，讓團隊能進一步地分析原 因，並制定下一步的方案。
然而隨著時代的進步，這兩者的界線有逐漸模糊與重疊的趨勢。近年來各種新興產業，透過網路以及系統累積大量數據，因此從分析數據下手，進一步改進產品的定位與公司的方針等， 的確需要有商業分析與商業數據分析兩者的知識。
前面有提到，台灣的 PM 們提供一條龍服務的狀況相當常見，那到底歐美如何拆分專案各個 階段？以及每個階段有哪些工具可以協助 PM， 除了做對的事，同時也把事做對？讓專案進行 如期，做出來的東西與符合公司期望？
通常專案可以分成三個階段：專案啟動時、專 案進行中，與專案後期。在這三個階段，每個階段各有不同的分析重點，可以分成以下的七 個步驟。
步驟一：分析公司目前狀況
一開始做專案，先了解公司的中長期商業策略 是什麼，有沒有什麼明確的目標。如：在 6 個月內將有新產品上市、新創公司開始營運，或 者不管身在何處，都可以成為提供客人美妙體 驗的來源。明確目標是多元化不同通路的產品 種類品質以及通路擴張……等。這個階段可以 透過以下兩個方法進行分析：
● 透過 MOST 分析法了解公司中長期的使命與目標、中期的策略與短期的戰略。
● 透過 SWOT 分析法了解專案的優劣勢、機會與威脅。
步驟二：評估各方觀點
專案進行中，不同部門都可能有不同的見解，到底誰有權決定專案進行的方向，以及誰的意見需 要被採納，或誰需要提供相關專業知識與協助等？ 在專案一開始的時候，將利害關係人定義清楚， 可以讓大家了解這個專案的團隊成員有哪些， 並且透過權責分派矩陣，進一步地建立大家對彼此的期望。如此一來，就可以避免大家都來開會， 但是開完會之後聽一聽就走了，也沒有特別的任務與意見，最後只有專案經理一個人全包所有任務的窘況。這個階段可以透過以下兩個方法進行分析：
● 利害關係人分析熱圖 (Stakeholder heatmap)：分析誰是專案的利害關係人。
● 權責分派矩陣 (RASCI)： 制定每個人在專案中的角色。
步驟三：評估解決方案
專案要成功，可行的方案可能不只有一個標準答 案，到底哪一個方案最適合目前公司的狀況呢？ 這時可以透過成本與風險評估，了解每一個方案所需要的營運成本、資本支出，以及在多短的時間之內能為公司帶來利潤、平損點等，去評估哪個解決方案比較好。當然也需要將相關的風險列入考慮，並了解每個風險的緊急程度，與如果發生我們如何應對等。最後透過營運企劃書 (Business case) 的方式呈現，讓高層有充足的資訊做決策， 決定接下來我們要做什麼案子，並批准相關的預算。這個階段可以透過以下三個方法進行分析：
● 成本效益分析
● 風險評估
● 營運企劃書：透過本文檔概述專案目標， 分析方案的成本效益與風險，並提出最終方案建議。
步驟四：定義專案範圍
專案開始進行，一開始很重要的任務就是要定義專案範圍。有了專案的範圍，我們才有一個基準點，進一步地根據這個範圍去制定細部的需求，並且規劃專案的時程， 同時也可以藉此讓所有利害關係人對專案的期望有一定的認知，而不會在專案進行中的時候，提出一些不合理或者是不相關的需求。畢竟每個人腦海中想的都不盡相同，最好的溝通方式就是將專案的範圍白紙黑字的呈現出來，讓大家在專案一開始的時候簽核，以避免後續的問題。
舉例來說，公司決定提升商品的送貨服務， 以提升消費者的滿意程度。送貨服務是指從倉庫送貨到府的服務？還是有包括將貨品從倉庫送到指定的門店，或是家裡附近的便利商店，讓消費者自行領取的服務呢？ 這樣的服務是僅限於國內？還是也提供海外寄送？我們對於送貨的時間有一定的期望嗎？縮短送貨時間是否也在專案的範圍之內呢？諸如此類的問題最好在專案一開始的時候便定義清楚。 這個階段可以透過以下方法進行分析：
● 企業功能分解圖 (Functional decomposition diagram)：將專案範圍拆解成較小的範圍， 並透過圖表的方式呈現，讓大家可以一目瞭然很快速的了解專案所包含的範圍有哪些。
步驟五：分析流程
魔鬼總是藏在細節裡面，很多時候，我們必須 要先了解目前的運作方式以及流程，還有接下 來想要做的變更到底是什麼，再設計未來的流 程，並且找到現階段與未來流程中間的缺口， 才有辦法透過需求的方式將缺口移除。很多時 候，專案很緊急，這一個步驟很多人會直接忽 略，跳到需求分析的部分，倘若整個團隊對目 前的流程都有相當程度的了解，那或許問題不 大，但如果能將流程視覺化，便能夠提供大家在討論時的一個依據，同時藉此機會檢視流 程。公司跨部門合作的機會很多，不是所有人 對每一個部門的流程、跨部門之間的溝通都有 全數的了解。透過流程分析，可以降低我們在 做專案時見樹不見林的風險。這個階段可以透 過以下兩個方法進行分析：
● 透過國際標準 BPMN 製作流程分析圖：透過簡易的國際標準製作流程圖。
● 差距分析：透過分析目前與未來的流程找到 中間的差距，以及可行的解決方案。
步驟六：定義需求
了解專案的範圍跟大致的流程之後，接下來便 是要針對目前要建立或改進的新系統、服務或 產品，進一步地針對想要達到的目的與期望的 功能等，所需要的一系列工作做定義。這個部 分相當的重要，因為如果定義不清楚或者不符 合期望，等到專案完成、產品上線之後可能做 出來的東西完全不能使用，需要做任何的變更 也是曠日廢時、成本極高。倘若能在規劃階段 就跟各單位取得共識，便能有效率地將錯誤成 本降到最低。取得共識的方式就是要清楚地定 義各方需求。這個階段可以透過以下方法進行 分析：
● 蒐集需求：透過需求工作坊與需求訪談等蒐集各方需求。
● 分析需求：透過MoSCW 排序需求重要性並進一步釐清需求是否合理。
● 確認需求：透過使用者故事 vs. 需求規格書記錄需求並與各方確認。
● 管理需求：透過精實的需求管理讓任何變動都詳實地被記錄下來。
步驟七：執行方案與變革
需求完成簽核之後，接下來便是執行方案，讓整個團隊整體動員開始針對需求規格進行開發的時候了。這個階段的重點，是協助團隊企業釐清開發時期需求規格，讓團隊了解業務端的需求與理念，並且在必要的時候提出協助釐清相關的問題， 有時候會遇到需求無法透過當前技術執行的時候， 便需要透過不斷地討論讓大家一起找出可行的替代方案。開發後期協助相關的使用者用戶測試，同時協助業務單位建立業務流程端的標準流程SOP。這個階段可以透過以下方法進行分析：
● 協助釐清需求：透過定期會議追蹤問題與成果。
● 測試需求：規劃並執行用戶驗收測試。
● 變革： 協助企業建立標準流程 SOP， 並在專案上線後透過專案檢討 Lessons Learned，與團隊檢討專案成果與可以改進的地方。
總結
專案管理除了管理的部分之外，分析也是非常重要的一個環節。在不斷累積經驗值的過程中，每位專案經理都可能是最傑出的商業分析師，當然這些不見得只是專案經理或者是商業分析師的權利與工具，生活中我們無時無刻都在分析、需要管理能力，因此如何將上述的工具，哪怕只是其中一二開始運用到工作與日常生活中，人人都可以是優秀的專案經理與商業分析師。
作者／簡莘怡 Monica Chien
倫敦商業分析顧問與商業分析課程講師
從事商業分析、流程改造與專案管理的工作，協助國際品牌規劃進入國際市場時的策略、流程與科技相關準備工作。如果你對本文章有興趣想進一步了解相關的課程，可以參考「Hahow 好學校」線上課程平台開設的課程：職場人必學的商業分析術。
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註:本文章亦發表於專案經理人雜誌-Project最前線
