拆細專案流程,找出加速專案的可能性

Richard Cheng
Nov 17, 2019 · 5 min read
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「訂定專案進行的時間軸」,是專案管理很重要的一環,而在訂定時間軸時,除了關注執行專案團隊能夠投入的時間以外,專案關係人的時間,也是需要被納入考量的因素。

舉最近執行的專案為例:

我們公司是CRM數據Agency,因此接近年底時,會提供客戶一整年的CRM分析報告,包含CRM相關KPI的達成狀況,以及針對我們為了達成KPI所做的活動成效分析。

針對活動成效分析,我們公司以往的工作流程是這樣:

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原始流程

會先請BI團隊提供活動數據 ➡ 再由PM從數據中挖掘Insight並給予建議 ➡ 最後再與主管確認分析與建議內容是否合理。

這流程原本沒有太大問題,但這次專案因為主管在報告前會請假將近一週,因此如果照原本流程,等我們的報告都做完才與主管確認內容,會趕不上交報告的時間。

這時候如果是你,你會怎麼做?(如果有興趣的讀者,可以先停在這裡,想一下你會怎麼做)

面對這種情況,我的作法是:

「先確認預計提供的分析內容,再由BI產出相關數據」

這樣就可以在主管請假前,提前先和他核對報告內容,避免報告來不及完成的情況發生。

「先確認預計提供的分析內容,再由BI產出相關數據」聽起來有點像先射箭再畫靶,感覺是個不好的分析方法,但實際的情況是:

「活動成效可以從多個維度去切入,說明成效的好壞」,例如活動營收、活動參與率或是參與人數都是可以切入的角度,也因此我們需要在看完數據,選完想分析的維度之後,跟主管確認從我們選定的維度切入分析是否合理。

如果是以這樣的做法,就必須要等BI團隊提供數據,PM才能夠進行下一步。

如果改成「先確認預計提供的分析內容,再由BI產出相關數據」,指的是先確認我們想分析的維度,並事先想好,如果這個維度表現差/好,我們可以給予什麼建議,這樣無論數據出來的結果為何,我們都可以提供有效的建議。

新的流程會像是下面這張圖:

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新流程

舉例來說:

在分析某檔活動的活動成效時,因為該檔活動當初設計的目的,是為了「增加有消費紀錄的會員人數」,因此我們在成效分析時,就著重在「增加多少有消費紀錄的會員人數」,以及「佔整體會員有多高的比例」,而活動的人均消費額或是總營收,就不會是我們主要的分析項目。

當我們確認想分析的內容後,下一步就是去想「如果人數很多,可以給予什麼建議?」以及「如果人數不多,可以給予什麼建議?」這樣即便還沒有看到實際數字,我們還是能把分析的脈絡確定下來,等數據計算出來後,再透過數據佐證我們所說的內容。

在訂定專案進行的時間軸時,我會把專案切細成很多個步驟,再根據這些步驟預計花費的時間,去訂定專案完成的時間軸。

如果遇到像這次照原定流程會來不及的情況,因為我已經將專案步驟切細,因此就能去思考這些步驟是否有同步進行或是交換順序執行的可能性,進而解決專案來不及完成的問題。

最後跟大家分享一間我很喜歡的新創公司「Accupai」,它的商業模式一部分也是透過「把專案步驟切細」進而縮短專案完成的時間,並據此提供給客戶價值。

我對Accupai的理解是,它提供的主要是「即時提供活動照片」的服務,讓參與活動的人可以更有共鳴,也幫助活動參與者有素材和朋友分享,加強活動的傳播性。

以往在活動場合中,雖然也都有攝影師協助攝影並提供照片,但這些照片必須要等活動結束,且攝影師修完照片以後,我們才可以看到活動照片,這個流程最快也要好幾天。

也因此,當我們收到照片時,我們已經沒有當時參加活動的熱情,也比較不會願意把這些照片分享給朋友。

為了解決這樣的問題,Accupai的做法是把「攝影」與「修圖」兩個步驟拆開,透過在攝影機上加裝Accupai特有的裝置,讓攝影師拍完照後,可以即時上傳拍攝的照片給修圖團隊,當修圖團隊修完圖後,便可以即時上傳,讓我們得以在活動當下就可以拿到熱騰騰的現場照片。(上面是我對Accupai的理解,如果團隊的人發現有錯,也請不吝指教)

如果把「拍攝並提供活動照片」看成是一個專案的話,以往我們都以為「攝影」與「修圖」是一大包的行為,必須都要由同一位攝影師去完成,因此加快專案進程唯一的方法就是請攝影師熬夜或是加時處理。

但在我們轉換想法,將「攝影」與「修圖」拆成專案中的兩個步驟後,我們就可以把這兩件事,交由兩個團隊接續進行,進而大幅縮短專案的處理時間。

如果對於Accupai的活動有興趣,很推薦追蹤Accupai共同創辦人Disney的Medium,裡面除了有關於Accupai的介紹以外,也有很多Disney分享的乾貨,可以從中學習到很多!

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菜鳥PM(專案/產品經理)的職場心得

希望透過記錄PM從業過程中的學習與收穫,能幫助自己在未來可以不要重蹈覆轍,也讓更多人可以了解PM的工作內容。

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CRM顧問公司數據產品經理&專案經理。先前曾在財經資訊公司擔任APP PM。平時喜歡閱讀以及研究投資理財。 PM工作心得記錄:菜鳥pm(產品經理)的職場心得)https://www.facebook.com/rookiepm/

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