[PM心得] 溝通方式要視對象習慣與媒介調整

上週在與合作老師溝通的時候發生一件事：

合作老師與我確認某個欄位的公式有沒有計算錯誤，在確認後，因為該公式同時加總多個欄位（公式舉例 X=A+B+C+D+E），所以要一次理解相對困難 ；同時以當下我和作者在討論的案例來說，公式中的多個欄位是空值（B、Ｃ、D、E為空值），因此為了方便老師理解，我在信件溝通時，刻意省略完整公式，而是以「這個欄位是取A欄位的值」向合作老師回報。

這樣寫雖然不完全對，省略了一些細節，但以當下的案例來說，確實是成立的，我也以為這樣的方式會讓老師比較好理解。

結果後來收到老師的回信詢問「以欄位定義，正確的公式應該要是X=A+B+C+D+E，為什麼你們的公式中沒有？」

不但讓我們多花了兩封信件在討論一次就可以討論完整的事情，也讓合作老師覺得我們公司在取資料上不夠專業。

事後反省，我覺得會出問題的原因在於：

我在選擇溝通方式時，沒有考慮到「溝通對象的個性」與「溝通媒介」。

一開始的「挑重點說明」，我主要是用在與主管口頭報告時，這樣的方式可以讓主管快速瞭解進度，而不會花太多時間和主管解釋他可能不需要知道的細節。

但這樣的做法用在這次的案例並不適合。

一來是這個作者的個性相對嚴謹，所以他比較希望看到完整的資料去做判斷；二來因為溝通的媒介是Email，是文字，所以提供較完整的資訊供對方閱讀，對方可以自行判斷要不要看，相較於口頭報告時講一長串，對方受到的影響更小。

因此如果重來一次，我會一次提供完整的公式，並且用粗體或是顏色標注重點，讓合作老師可以快速找到重點；而當他想了解細節的時候，信件中也可以找到相關資料。

需要了解不同人的個性，並以對方習慣的溝通方式與他溝通，可能也是很多人說溝通很不容易的地方吧～

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