KPI是什麼? — 重點攻略

K.P.I. (Key Performance Indicator) 中文是「關鍵績效指標」,是一套用來評估團隊或企業是否達到預期目標的度量標準。團隊和領導者們使用KPI來評估業務和個人績效。你可以透過KPI來評估組織績效,且KPI可以使那些吃重數據的決定成長的更快 。

但是不要看這如此專業的名詞,就覺得這個對你的咖啡廳或服飾店不適用。以數據來衡量成效的其中一個好處就是,數據大小通吃,無論你是大企業還是小店面,都可以透過數據分析,為你的事業績效加碼!

想知道什麼是KPI嗎? KPI該如何使用呢? 這篇文章將給你完整的KPI攻略。

首先,什麼是KPI?

KPI常常以不同名詞出現,當今許多企業與團隊也會以「績效度量」(performance metrics)、「績效比率」(performance ratios)、「商業指標」(business indicators)等名稱⋯來認識關鍵績效指標。

關鍵績效指標的應用主要是—目標管理,意味著公司或團隊會建立一套適合自己的管理體系,讓成員知道為何而努力,並有明確衡量目標的方式。畢竟在一個團隊合作過程中,不但要自己達成目標,更要與他人合作,讓整體績效達成,互助而不互耗。

以下是一些KPI例子:

  • 淨利率 (Profit margin):指的是稅後淨利占營收的百分比,此數據通常用於業務內部對比。
  • 每月經常性收入(Monthly Recurring Revenue):代表每個月固定的營收
  • 營業現金流(Operating Cash Flow):資本與股票類的長期投資項目以外的收入現金額
  • 銷售成長(Monthly sales growth):評價企業成長狀況和發展能力的重要指標
  • 計劃值(Planned value):在特定時間點,計畫要完成的工作量
  • 時程變異(Schedule Variance):計劃值與實獲值間的差距,我計劃這個禮拜要完成40小時工作,但只完成了32小時,所以時程變異是32–40=(-8),代表我的時程落後8小時。

無論是小本經營,或企業管理,不同的績效指標都能幫助我們檢討現在的作業方式。透過這份完整的績效指標清單,你可以從136個指摽裡,找到合適的數據為你效率加碼。

KPI類型

根據不同的目標,不同的部門或主管會選擇追蹤不同類型的KPI。

每個部門的任務和目標不同,因此各自選擇不同的KPI,一開始即選擇正確的KPI對於取得實用且有幫助的資訊是非常重要的。

以下列舉五項主要的KPI類型:

  • 企業KPI:幫助測量長期目標的完成度,藉由追蹤業務度量,公司可以流暢地處理重要的業務過程,也可以指出成長較緩慢的部分。
  • 經濟KPI:經常由組織領導者和公司財經部門所監控,指出一個公司創造營收和利潤的能力好壞
  • 銷售KPI:銷售團隊藉由銷售KPI來監控關鍵目標達成度,用來追蹤每月成果並且得到持續性的銷售成長
  • 行銷KPI:監控行銷團隊的行銷管道成效,從行銷度量中可以看到行銷團隊吸收潛在用戶的表現是否良好
  • 專案管理KPI:知悉專案和目標達成進度,辨別出成功的專案以及定下專案期限

高等KPI vs 低等KPI

高等KPI運用在觀察公司的整體績效。高等KPI的例子包括:年度成長率、年度經常性收入(ARR)、相對市場占有率等⋯ 因為高等KPI是由各部門間的合作所決定,所以個人績效不會參與到高等KPI的績效影響。

低等KPI負責觀察單一部門和個人的成效,初階業務度量和職員每日的工作表現與低等KPI息息相關。

如何使用KPI?

公司或團隊可以建立一個KPI儀表板,貼上你的度量,看一下各目標進度如何。

KPI儀表板是一份即時蒐集、分類、組織並且視覺化公司各個重要度量的工具,你可以為公司的多個目標設定多個儀表板。但是,如果團隊規模沒有成熟到需要一套專門分析KPI的付費軟體,也可以多加利用Google Sheet的多種套版,以下是某些免費的Google Sheet模板,只要進入Google Drive,選擇新增Google Sheet,並選擇挑選模板,就可以開始使用。

經濟KPI模板

觀察營運變化,盈利、支出都可以詳細記錄

業務KPI模板

有效追蹤業務、客戶的進度

行銷KPI模板

觀察網站流量,訪客來源等
如果公司有打數位廣告,例如關鍵字,可以用以下模板

專案管理KPI

管理專案進度,非配時間、人員、預算

現代商業儀表板最大的價值在於可以即時提供公司各方面的績效數據。因此,領導人和團隊可以透過資訊和數據做決定,而不單單只是透過感覺。透過一些免費的雲端工具,不但可以及時觀察並修改目標,也可以同時邀請其他同事加入編輯。不一定要花錢,就可以幫助組織立即注意到問題在哪裡並且對症下藥。

在做出儀表板之前,請先對自己提出以下五個問題:

  1. 我想從業務中獲得什麼(目標)?
  2. 在採取動作之後,KPI數值會如何提升?
  3. 對於我們要監控的KPI,我們是否有全部的相關數據?
  4. 誰要使用KPI報告?他們需要知道些什麼(例如,該使用哪個KPI、要引用哪個度量)?
  5. 如何將特定的KPI視覺化(圖形、矩陣、圖表等⋯)?

如何選擇正確的KPI?

為了選擇正確的KPI,你需要先確定業務目標,你追蹤的每個KPI都應該要是可以測量的,而且它們必須跟欲達成的目標有關。

專注在少許的關鍵度量勝過追蹤許多無關的。

只要監控那些與你的部門相關的KPI,並且確定每個度量都符合「SMART」原則:

一個「SMART」KPI包含以下性質:

Specific具體的

Measurable可測量的

Attainable可達成的

Relevant有關聯的

Time-Bound具時效性的

使用圖形化的KPI了解自身處境可以幫你更輕鬆地在業務上獲得成功,你可以透過圖形化KPI看到歷史趨勢、現金流和問題點,並且使用這些資訊來維持穩定成長。

要知道,每個產業、每個成長階段、每個專案進度使用的KPI是不同的,使用上面所提到的「SMART」原則來為你的事業和團隊選擇正確的KPI吧!

重點整理:

  • KPI「關鍵績效指標」是一套可以用來測量並指出組織是否達成目標的度量
  • 五個KPI類型分別為:企業KPI、經濟KPI、銷售KPI、行銷KPI,和專案管理KPI
  • 使用KPI儀表板讓你隨時監控KPI
  • 你監控的每個KPI都應該符合「SMART」原則(具體的、可測量的、可達成的、有關聯的、具時效性的)
  • 只追蹤跟你的組織和業務目標相關的KPI