將 Trello 打造成個人工作管理工具
Trello 是一個簡單的專案管理工具，藉由將工作轉換成卡片與列表，使用者可以很快速的觀看與安排專案事項，達到提高個人或團隊生產力的效果。
這篇文章描述我如何使用 Trello 作為自己的個人管理工具，並簡單介紹一些使用方法與心得。透過這些方法，我可以安排與管理自己的工作進度、避免負擔過重、以及發現未來可能出現的風險。
這些方法具有一些看板方法的原則在，不過並不是那麼嚴格。對我而言，我需要的只是一種簡單的輔助工具，要是花太多時間在使用工具上的話，反而壓縮到正常工作的時間，那就本末倒置了。
文章中會先簡介 Trello 這個工具，之後會開始描述我的使用方法與心得。希望這些方法可以幫助讀者更有效的管理自己的工作狀態，減少不必要的麻煩。
Trello 簡介
Trello 是由美國 Fog Creek Software 於 2011 年開發的網頁版軟體，並在之後數年內創立品牌，成為眾多公司、團隊愛用的管理工具。於 2017 年由澳洲著名的協作軟體公司 Atlassian 收購。
將問題 視覺化 是使用 Trello 的最大好處。使用者可以藉由建立卡片，描述工作項目或是待辦事項等，也可以新增不同列表將卡片分門別類。透過簡單清晰的介面，可以輕鬆一覽所有卡片的狀態。
Trello 本身提供網頁、手機與 PC 平台介面，操作上也是很簡單易用。任何人就算不具備任何專案管理知識，也可以按照自己的想法安排卡片與列表。關於 Trello 的使用方式與基本功能，可以參考官方首頁與導覽。
Trello 可以免費註冊並終身使用，且免費版不限個人用途。如果大型公司或團隊需要更多功能，也可以購買訂閱專業版使用。
把問題轉換為可見的工作與流程
如果把整個 Trello 看板想像成是一個產品的 生產線 的話，每一張卡片就是一個等待加工的原料（或者稱為 半成品），它從一個列表移動到下一個列表的時候，就像在生產線上的不同站點進行加工。
因此，我們就可以根據自己的工作習慣，為每個列表命名。每一張卡片與它代表的工作，都會從最左邊的列表開始，根據工作完成進度與狀況，往右邊移動到下一個列表。
下面是我建立出來的列表，以及它們所代表的意義：
- 待辦事項：未來要進行的工作，不過還未正式開始
- 待提出：自己的想法、提案或計畫
- 已開始：已經開始的工作，需要我的行動，不過我還沒有開始處理
- 進行中：目前我正在著手處理的工作
- 等待中：這份工作還尚未完成，不過必須等待其他人才能繼續進行
- 已完成：這份工作已經完成，正等待驗收
工作流程
在正常的流程中，每一張工作卡片會先加入到「待辦事項」當中。等到這份工作確定要開始進行以後，就將卡片移動到「已開始」。當我確定好今天所要進行的工作時，我就會把卡片由已開始移動到「進行中」。如果工作順利完成，卡片就會進入到「已完成」清單。
「待提出」是另外一種的待辦事項，它們尚未排入工作事項，也還沒跟團隊成員討論過。這個列表用來記錄我自己對未來的想法或規劃，在時機適合時可以提出來討論。
如果一份工作需要等待其他人完成他們的部分才能繼續進行，我就會把卡片移動到「等待中」清單，直到可以繼續進行下去時，才會再把它排入「已開始」或「進行中」，並接著進行這份工作。
讓問題可以被看見
把工作 視覺化 成一張張卡片，並按照狀態分類是管理的第一步。藉由看到所有問題以及狀態，我們可以輕易得知整體的專案工作進度，也可以更好的掌握現狀。
將問題列表出來也可以增加信心，減少對未來工作的不確定感。我們可能會在思考的過程中不斷重複回想相同的問題，因而產生一種工作很多、難以解決的錯覺與恐懼。將問題列出來可以有效減少這種恐懼。
不過光是掌握現狀是不夠的，我們還需要一些限制，幫助我們預警未來可能產生的風險。
限制列表中的卡片數量
回到一開始生產線的比喻，如果生產線上的某一個站點堆積了非常多的半成品，無法前進到下一站的話，這個站點就成了瓶頸。
避免瓶頸出現是很重要的。在真實的產線中，可能代表該站點的機器設備出現故障，導致整條生產線因此停擺。
以我們的 Trello 看板來說，一旦某個列表的卡片堆積太多，表示自己沒有餘力處理這些工作，讓它們順利進入到下一個狀態。這可能會拖延到整個專案團隊的開發時程，必須盡力避免這種情形。
因此，對於重要的幾個列表，我會加上一個 數量限制，並且盡力避免列表中的卡片數量超過這個限制。這幾個重要列表是「已開始」、「進行中」與「等待中」。
對重要列表加上數量限制
「已開始」的卡片代表需要行動的工作項目，「進行中」則代表我正在處理的工作。這兩個列表的卡片都需要我花時間去處理。因此，我有必要對這兩個列表加上限制，以免工作量太大無法負荷。
「等待中」的卡片是尚未完成的工作，只是目前還在等待別人提供進一步資訊。這些卡片在未來還會重新進入已開始列表，等著我去處理。因此，我也有必要限制這些卡片數量，以免將來它們大量湧入我的工作列表，影響現有安排。
其他的列表都不需加以限制。很明顯已完成列表不需限制，反而希望裡面的卡片越多越好。代辦事項與待提出列表中的卡片也可不受限制，但需要定期去檢視並更新狀態。
調整卡片數量限制
我對「已開始」與「等待中」列表都是限制最多 3 張卡片，「進行中」則是 2 張卡片。當然，這些數字應該依照個人習慣調整。
卡片數量限制不能訂得太高，不然就失去了限制的意義。
訂得太少也不好，比方說，訂出列表中只能有 1 張卡片這種限制。這可能表示你沒有 把一項工作劃分成合理的數張卡片，結果讓卡片代表著太多、太重的工作量，才會讓列表只容得下 1 張卡片。
等到自己漸漸習慣了這種做法，也可以試著提高或降低列表的數量限制，以符合現實的工作情況與需求。
萬一卡片超過了限制數量
某一天，你發現要把新卡片移動到一個已經達到數量上限的列表當中時，你應該考慮下面幾種做法：
- 檢視列表中的卡片，它們是不是可以移動到其他列表？例如，是不是有個工作已經完成，可以移到「已完成」列表了？
- 我能不能暫時容納這個多出來的卡片？比方說，「進行中」的工作是不是都可以很快處理，工作量也不大，可以多同時進行一個新工作？
- 即時向主管或分配工作的人反映，表示這個新工作無法負荷。看能不能安排其他人力來處理這個新工作，或是分擔我之前在處理的工作。
能夠避免工作量太大造成風險，是這種方式最大的的好處。好的主管與團隊可以分配每個人的工作量，而團隊中的個人也應該掌握自己的工作情況並回報。
用標籤將工作進一步分類
為了一眼就能看出工作的特性，我們還可以利用 Trello 的標籤功能為每張卡片標上色彩。標籤的顏色與名稱可以在 Trello 的選單中自訂。（顯示選單->更多->標籤）
我的標籤定義如下：
- 個人：我自己的私人安排，並不算在專案工作當中
- 注意：可能有風險的工作項目
- 低、中、高優先度：這個工作的優先程度
- 未定：還未明確定義工作內容、時程等的工作項目
- 中止：這項工作已取消或被中止
一張卡片可以加上很多標籤。當然標籤定義可以自由設定，這邊僅列出我的作法供參考。
比較值得一提的是「中止」這項標籤。工作項目可能因為工作重新分配、需求變更甚至專案被停掉，因而被標成中止。
在工作中止時，我會把它移到「已完成」列表並加上標籤。我們都應該注意「中止」的卡片數量，如果太多，很可能代表自己或團隊的工作流程出了問題。
不要讓卡片留太久
一張卡片如果留在列表中的時間太長，可能代表這份工作的重要性不高因此沒有處理，或缺少足夠的人力與資訊讓它可以繼續進行等等。追根究柢，這也表示當初的規劃不正確，讓這份工作太早進入工作流程。
為了能夠發現這種情況，最好的方式是 紀錄每張卡片停留在列表中的時間。如果卡片停留時間太長（例如 1 星期）那就該注意是否有問題。
使用強化功能來記錄時間
可惜的是，Trello 本身並沒有顯示卡片停留時間，不過我們還是可以藉由一些強化功能（Power-Up）來達成。
強化功能是 Trello 額外提供的外掛程式，有非常多不同種類的功能可以選擇。免費版的 Trello 可以替每個看板安裝一個強化功能。
有許多強化功能可以達到顯示卡片時間的功能，例如 Agile Tools、Time in List 等等。讀者可以自行研究並挑選適合的工具。
避免重工（rework）
生產線上的重工指的是把半成品退回上一站，重新修改再做一次的意思。可想而知，這代表生產線需要浪費額外的成本去處理這些被退回的半成品。
對於我們的工作流程，我們同樣不希望有卡片被退回到之前的列表當中。如果把列表依據工作完成度分類，大概可以分為下圖的三個區塊：
一種可能的重工是卡片從綠色區的「已完成」被拉回到黃色區。這表示我們當初認為已經完成的工作項目有問題，在驗收或測試時被發現，因此需要重新處理。
另一種重工是卡片從正在處理的黃色區被拉回到藍色區。這通常表示這份工作在規劃時就沒有安排、設計好，導致在實作時發生困難，需要退回重新討論。或者表示這工作的重要性不高，我們在調整工作內容時不得已中斷這份工作，退回到等待清單當中。
無論是哪一種狀況，都反映了相當大的問題。因此在移動卡片時，要特別 注意是否有重工的情況。一旦發生，務必找出原因，並想出方法來再次避免。
結論
這篇文章目的是分享我使用 Trello 管理工作的方法與經驗。首先第一步要將 工作視覺化，透過建立卡片來清楚描述不同工作。接著需要建立列表來訂出類似生產線的工作流程。在使用 Trello 的過程中，需要特別注意 限制列表中的卡片數量 與 避免重工。最後我們可以使用 標籤 與增加 卡片停留時間 的強化功能(Power Up)，進一步在卡片上顯示更多資訊。
這個方法有很多想法與概念來自於看板方法，不過為求簡單方便，我只使用到看板方法最皮毛的部分。如果想要更加了解看板方法，推薦去閱讀相關書籍。
