還記得與BBC連線採訪，書房門突然打開，自家小孩衝出來討拍的那位爆紅教授嗎？開視訊會議是跨國外商公司的家常便飯，但有幾個注意事項一定要謹記在心。藉著同事出糗的經驗，以及自己的血淚故事，用這些真實事件告訴大家，不管開過多少次遠端會議，不論是在家工作或是在辦公室連線開會，每次會議之前，都記得要再三確認這份 check-list。
一、清空背景，別讓會議為了你停下來
清空畫面：在開啟視訊鏡頭之前，先注意一下有哪些東西會入鏡。如果在家工作有小孩或寵物的話，可以考慮移到不會被干擾的空間。在會議室開會時，也要注意背景有沒有不宜入鏡的畫面，特別是在與公司外的人開會時，需要先觀察一下背景有沒有需要避開的畫面，比如白板上有沒有寫著商業機密或關鍵數字，千萬別不小心洩了自己的底。
最近因為疫情的關係，有越來越多公司採取在家上班，即使是輕鬆地在家開會，最好還是要維持乾淨的背景以及不受打擾的會議時間。像是最近在家視訊開會，到目前為止已經看過同事家的貓、小孩的頭、突然飛出來的玩具、同事的弟弟、同事的媽媽，雖然大部分的情況都是一笑置之，不過對於職場專業工作的形象其實是減分的。
清空聲音：另外一個需要被「清空」的背景，是常常被忽略又會鬧笑話的，那就是：背景音樂。有些同事在工作的時候會聽音樂，戴耳機聽音樂並不會影響到同事，不過把音樂帶到視訊會議就很糗了。在點開視訊會議視窗的時候，也遇過忘了暫停音樂或切換聲音播放管道的同事，一下子跟所有人分享播放清單，大概是一種無比尷尬的浪漫。曾經有一次加入一個多人的會議，有人戴著耳機連線，會議的聲音大概是從耳機播放，但是正在放的音樂是從電腦的擴音器播出，自己完全沒有注意到，讓會議主持人必須停下會議，說：是誰幫我們點播音樂呢？可以等等再繼續播放嗎？這種事蹟層出不窮，你的播放清單是慷慨又激昂，抑或是老歌滿滿，都還是留給自己聽就好了。
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二、做好準備，別上technical issue成為常態
視訊會議的硬體設備一定要完完全全準備好，如果是因為一些小小的技術問題，使得會議必須中斷，真的會很讓人翻白眼。首先，要記得的是電腦充電：用自己電腦連線開會，請確保自己電腦的電池夠撐完整個會議，最萬全的方法就是連著充電線開會。有幾次的經驗是會議快要結束了，對方卻說 my battery is dying，通常這種會在三分鐘內突然斷線，最後只能草草在對話框用文字訊息收尾，沒有好好總結、確定雙方都有共識的會議，效果大減分！
網路連線：穩定的網路連線也是視訊會議必備，如果辦公室裡的Wifi不穩，那在會議室裡就接上網路線吧！不要讓自己的倔強，成為會議多開半小時的理由。
權限設定：不論是使用什麼軟體服務開會，最基本的就是到電腦設定裡面，開啟麥克風、視訊權限，會議之前就先設定好，排除這些「技術障礙」，別讓 technical issue成為會議前五分鐘的常態。
會議邀請：說個血淚故事，提醒大家千萬要確認自己的會議設定，每個視訊會議軟體都有自己運作的方式，請熟悉所使用的視訊會議軟體！發會議邀請時，請設定好會議的權限，有些軟體需要有會議的主持者，如果主持者退出會議，那這個視窗就會在五分鐘後自動關閉，那麼就請把權限交給最適合的人。曾經有一次敝跨國公司的HR，安排了接連兩個人的工作面試，想說是同一批人面試就開同一個連結，上個人還在面試，下一個面試者就提早點進會議室連結，進來的一瞬間，有多尷尬就多尷尬。這個故事告訴我們，別偷懶、別投機取巧，全面檢查設定內容，別讓小地方砸了自己的招牌。
三、讓自己「上相」，別人更願意聽你說話
視訊會議雖然無法取代面對面的肢體語言和微妙的氛圍，不過已經算是克服很多溝通困難的方法了，面對鏡頭可能跟面對人的感覺還是有些不同。除了用語言表達之外，可能在視訊會議的時候皺個眉頭，也一樣可以表達自己不是很理解，因此在鏡頭裡面的樣子也很重要，也代表了自己專業的形象。
光源：有個特別要提醒的部分就是注意光源，光的方向和亮度會影響整個畫面的明暗度，如果背景光很亮，對方會幾乎看不清楚自己的臉。如果有戴眼鏡的話，要注意眼鏡鏡片有沒有反光，如果反光的話，也會讓對方看不清楚眼神，差這麼一點就會差很多，有時候甚至從對方眼鏡的反光，就知道他在看什麼畫面呢！會議不專心還在對話框回訊息，自己也是看過不少次呢。
看鏡頭：在開會的時候，視訊的設備可能是會議室裡的螢幕，也有可能使用自己的電腦連線。說話的時候記得要看鏡頭，表達會更誠懇。一般用自己電腦視訊的時候，都會習慣性看螢幕裡面的畫面，眼神其實是對焦在下方，從另一端的畫面看起來，感覺比較沒精神。建議如果是想要打動對方，講重要的事情時，可以盯著鏡頭看，給對方一個看進他靈魂的深刻感。
四、適時關麥克風，保護耳朵人人有責
多人連線的時候，聲音的來源很多很複雜，同時講話、聲音重疊的時候，反而需要重複說明，降低開會效率。公司幾乎每個月都有超過50人的連線會議，開頭的前五分鐘總會聽到一兩次尖銳的回音，這已經快要變成家常便飯。只要有兩個人在同一空間進到線上會議室，就會產生回音。基本上，進到線上會議室之前，最好都先關靜音，保護耳朵人人有責。
在無數次的連線會議中，一次次深刻體會到，要讓視訊會議有效率，就是自己講的內容要精簡，也要確保自己的聲音清楚，也能完整聽到其他人說話的內容。用自己電腦開視訊會議的話，打字的聲音會收錄的一清二楚，電腦風扇高速運轉也會干擾聲音，自己就無法聽到說話的內容。這時候關閉麥克風，減少雜音干擾的來源，會讓說話人的聲音更清楚。
五、時區，台灣跟南美洲無法在上班時間開會
如果是跟其他辦公室的人約會議，記得說清楚會議時間是什麼時區，也別忘了夏季日光節約時間會影響時差。約會議時間的時候，也要考慮一下對方所在時區，以及對方的午休時間，各地習慣會有點不同，像是西班牙同事的午休時間通常比較晚（又長），如果不清楚的話，可以稍微詢問時間是否方便。
此外，不少人習慣用 Google 日曆發邀請，Google Calender算很聰明，只要會議邀請的時區有設定好，就會根據收到的人所設定的時區而改變時間。有些工具就沒那麼聰明了，像是Facebook的活動，雖然會載明是哪個時區，但並不會依使用者的設定而改變，所以如果受邀人沒有仔細看的話，很容易會看錯時間。
以上是根據自己的經驗整理的視訊會議守則，做好這些細節只是基本，特別是遇到重要的會議時，如果一個小地方出錯，會讓自己的專業形象大大減分。
