【菜鳥主管成長日記】下屬向我提問題就一定要幫忙解決嗎？你可能正陷入「假主管，真下屬」的陷阱中！

最近，身為主管的J常常愁眉苦臉，老是和我抱怨事情做不完。

然而，我覺得很奇怪，他的團隊人數並不少，照理說，應該有很多人手可以安排工作，怎麼反而他是最常加班、最晚下班的呢？

J說：「唉！每次一說到要開會，我就害怕，因為我要記錄很多下屬提的問題，有的當場就可以解答，有的還得回去研究思考後，再告訴他們該怎麼做。每天事情就不斷累積，許多工作也卡在我這裡，沒下指示，他們就無法開展下一步，都在等待。」

聽到這，我不禁開玩笑和J說道：「怎麼感覺你雖然掛著主管的職稱，但反而更像員工們的下屬呢！」

其實，J的尷尬情況是許多新手主管會遇到的窘境。

為什麼呢？

因為我們錯把「主管請指示」當作是對我們的尊重，而忽略了可能讓員工將自身的責任丟到我們身上，變成「你說結論我照做，你想方案我點評」。

每當員工遇到困難，不知道怎麼辦時，就跑來找主管詢問，久而久之，員工養成只做自身已經會的事，卻未鍛鍊解決問題的能力，思維和能力沒得到成長，自然也就無法幫我們分擔更多工作，取得更好成果。

那該如何做呢？

我們可以分別從心法、方法兩個層面來解構。

首先，正確的心態才能帶來期待的結果，所以我們先從心態上做好調整。

許多主管會認為：員工就是有問題才來找我，顯得我很重要，我要給他們明確的指示，展現的比他們更厲害，才能贏得尊重和地位。

是的，主管是應該要成為員工的強力後盾，但這不意味著我們要直接給出解決方案，並通過這種方式贏得信賴。

然而，從本質來說，管理者的工作是通過團隊拿結果，也就是幫助每一位員工更好地完成工作，並在過程中實現自我成長，能在未來承擔更多責任，獲得更大的晉升機會，也間接帶動整體項目的良好發展。

因此，身為管理者，我們需要轉變心態：

1. 員工是來解決問題的，不是來不斷提問題的。

2. 主管的角色是引導者，不是教導者，你不可能什麼都會，也不可能凡事都等你想清楚、下指令、再行動。

所以，作為主管，只要學會掌握關鍵信息，確保在可試錯的範圍內，我們就要大膽放手讓員工去主導工作，給予他們足夠的發揮空間，聆聽他們是如何思考？如何實現目標？過程中有什麼收穫？下次如何做得更好？而不是僅是麻木的單向匯報工作，被動的等待你發號施令。

因此，在心法上，我們需要把員工當成「成年人」來對待，相信他們具備獨立思考、解決問題的能力，當遇到挑戰時，主管扮演好引導和支持的角色，輔導員工在項目中茁壯，如此下來，不僅團隊越加卓越，管理工作也更加輕鬆，創造雙贏！

那麼，在做好心態上的調整後，我們來學習實際的執行方法，這裡分享三個實用技巧：

1. 學會示弱，懂裝不懂

2. 反覆提問，引導思考

3. 歸納總結，激勵收尾

我們從J的案例來做個示範。

有一天，A員工慌慌張張地找到J，說道：「主管，怎麼辦！剛收到來信，上游廠商K說因為原物料上漲，所以他們要全面調漲產品價格50%！連之前談好的訂單價格都要上調！」

這時，J可以先採用「學會示弱，懂裝不懂」的策略。

J說：「對於廠商K的情況你比我更了解，能否先聽聽你的意見呢？我相信會對我很有幫助。」──這就是外表示弱，內心強大。只有強大的內心，才會示弱。示弱，不是懦弱的表現，而是激發對方善意的有效方法。

此時，A獲得了表達自我想法的機會，不論我們是否認同，都要給予尊重。

A說：「恩…其實我也不知道怎麼辦欸！所以才來問問看主管你，這件事要怎麼處理？」──其實，每個人對於每件事都會有想法，當無法表達出來時，可能是怕被否定，或是習慣性依賴他人，所以我們需要協助下屬完整表達。

這時，J可以採用「反覆提問，引導思考」的策略，這個過程會稍微花點時間，但非常值得，因為它是在培養下屬深度思考的能力，所以有足夠的決策時間時，建議使用。

J說：「沒關係，本身供應商管理就是一件有挑戰的事情，換作是我，也是一樣，你辛苦了！然而，遇到廠商K臨時的漲價，我們還是要解決，不是嗎？否則，長期下來會導致我們的處境很被動，所以，我們試著想出至少一個解決方案，好嗎？」──先肯定下屬的付出，同理他的處境，建立安全的溝通環境後，耐心引導其思考。

A沉思了一會兒，說：「那我覺得可以寫信再去溝通一下，看看廠商K能否寬限到三個月後漲價，同時，我們要趕緊尋求和評估其他替代廠商，避免類似事情再發生！」

J說：「很好！在這麼短的時間內，你就想到了一個解決方案很不錯！相信在積極和廠商K溝通，並且同時計畫Plan B的情況下，會對解決眼前問題有幫助。」──若下屬提出的方案你覺得可行，那麼請即時給予肯定！

J接著說：「那我這裡還有兩個角度你參考看看，可能對問題的解決也有一些幫助。第一，日常就要做好供應商管理，知道他們的動態，提前預防突發狀況; 第二，S級的供應商客情維護很重要，有關係就沒關係，或許能爭取更多商量空間。」──若是有額外建議，可以最後補充。

最後，所有好的方案都需要行動落實，就可以採用「歸納總結，激勵收尾」的策略。

J微笑說道：「那關於廠商K的問題，我們討論了三個解決方案，分別是第一…第二…第三…(總結歸納)，那明天下午兩點鐘，我們開個會，和客戶溝通成功的部分，是很寶貴的經驗，能分享給團隊，如果仍有挑戰，我們也能一起想辦法，你說好嗎？」──給予下屬信心和肯定，以及明確的跟進時間，確保有效執行。

自從J採用了這套心法和方法後，不僅開會時間快速縮短，而且員工也養成「帶著解決方案找主管討論問題」的習慣，思維和能力也成長不少，團隊能承接的任務還比以往多更多，每個人都成就感滿滿！而J再也不用把越來越多的責任和決策往自己身上扛了。

所以，如果你也正陷入和J過往一樣的情況，那麼請嘗試做出改變，從心法和方法上進行調整，跳脫出「假主管，真下屬」的陷阱中吧！