高效溝通的秘訣,掌握這套方法就夠了

104 Manager
Aug 31, 2018 · 8 min read
Photo by Alain Pham on Unsplash

今天的文章,是關於高效溝通的方法。 全文3472個字,閱讀需要6分鐘左右。 依然建議大家找一個安靜無人打擾的地方,吸收效果更佳。

下面進入正文。

前兩天和一個朋友聊天,他最近新開了一家公司,有個業務想和我合作。 我們聊了2個小時,雖然最後合作沒能談成,但這個過程卻讓我學到許多。

它讓我想到,在平時與人進行工作溝通的時候,常常會遇到一個重要挑戰:

如何向一個不了解的人解釋一件很複雜的事情?

或者換個說法:

如何在20分鐘之內讓對方明白你思索了三天三夜的問題?

這是個非常值得研究的話題。 我的感受是,想要解決它,需要從下面三個角度入手:

1)這是一件什麼事情?

2)這件事情和對方有什麼關係?

3)對方如果有興趣,他該採取什麼行動?

而由這三個問題,可以引申出一套高效溝通的方法。 為了方便記憶,我將它總結為CRA原則。 即概念(Concept),關聯(Relevancy),行動(Action)。 下面我分別來說。

1.打磨概念(Concept)

我們在描述任何一個事情,如果不能用三兩句話就讓對方明白這是個什麼東西,那麼這個溝通就是失敗的。

所以這裡需要打磨“概念”。

所謂“概念”,就是高度概括事物的本質特點。 它摒棄了多餘的形容和描述,用最幹練的語言講述一個最基本的事實。

比如,我的朋友和我溝通一個社群讀書會的項目,他第一句話是這麼說的:

“這是一個利用微信社群進行二級分銷的書籍類電商返利項目。”

單這一句話,就能讓我明白兩個關鍵點:

1.項目的商業模式:電商書籍銷售;

2.項目的運營形式:微信社群,二級分銷;

然而,我碰到很多人描述類似的事情,他們都是怎麼說的呢?

“我們最近新做了一個項目,拿了一大筆投資。這個項目已經找了很多大V合作,效果很好。你可以邀請你的粉絲加入進來,大家每個月完成書籍閱讀之後能夠獲得現金返利,你可以拿一筆2%的小返利。如果他們邀請更多的人加入讀書會,你還能再拿一級返利,比例是3%。除此之外你還可以成為讀書會的特級VIP,自己購書還可以享受7折優惠……”

上面這段話看似非常詳細,滔滔不絕,但我卻完全聽不下去。

原因出在哪裡? 講話沒有層次感。

連“項目是什麼”都沒有闡釋清楚,就開始大談特談項目的好處,怎麼去運作,我能獲得什麼優惠。

大家如果仔細看上面這一大段話,實際上它包含了眾多內容層次。 當聽眾對第一個概念層都沒有理解清楚時,你再去講原理層(如何操作),利益層(能帶來什麼好處),這些都是無意義的。

那麼如何去改正呢? 很簡單,按照:

“這是一個…………”的句式來打磨你的概念。

此時,我們需要從大量的文字描述中提煉出關鍵字詞來概括它的特點,然後填寫在這個句式的空白處,完成概念闡釋。 如果這一句話都沒有打磨精煉,後面的一切都不要談。

比如還是剛才的例子,通過前面的描述,我們可以總結出該項目的特點:

1.我自己購書可以獲得優惠折扣;

2.我的粉絲完成讀書,他們可以獲得返利,我也可以;

3.我的粉絲再拉人進來,我還可以獲得多一層返利;

這三點合併提煉一下,這個項目的本質就呼之欲出:

書籍類返利電商。

然而,除此之外這個電商相比其他的電商有什麼特點呢? 它需要我拉人進來,但我只能獲得一層下家的人頭返利,所以這是一個二級分銷的模型。

於是這個項目的概念就很清楚了。 回到前面我朋友說的那句話:

“這是一個利用微信社群進行二級分銷的書籍類電商返利項目。”

這句話就是一個精煉的概念闡釋。

這裡還要注意一點,當我們溝通一個對方不熟悉的概念時,需要運用修辭手法來讓對方的概念認知快速進入狀況。

還是以這個書籍電商項目為例,當我們面對的聽眾是一個不熟悉電商概念的人時,就需要用類比的方法來讓他明白:

這個東西和他熟悉的什麼東西很相似?

比如,如果對方是一名學校老師,你可能就需要用“班級讀書會”的例子來做類比;

如果對方是一位政府工作人員,你可能就需要用“領導開會”的例子來做類比;

這時,考驗的就是你的生活經驗和語言組織能力了。

總之,打磨概念,就是讓聽眾從描述中抽離出事物的本質特點,同時能夠和自己熟悉的事物形成感知的過程。

這是開啟高效溝通的第一步。

2.建立關聯(Relevancy)

學會了闡釋概念,接下來需要將它和對方建立關聯性。 否則,你的概念再怎麼清晰精煉,對方也不會感興趣。

這就像你去跟一個賣菜的人,說互聯網多麼方便有效一樣,對方根本不會理你。 但你如果說,互聯網能夠幫他在家裡賣菜,他再也不用每天辛苦奔波,在手機上動動手指就能做生意,這效果就不一樣了。

這就是建立關聯的重要性: 對方認為你懂他。

一旦對方心裡產生了這個預期,接下來的溝通將會無比順暢。

廣告中有個經典案例來說明這個問題。 你如何讓一個消費者對一張寫滿文字的A4紙產生閱讀興趣? 答案是,開頭的第一句話寫上:

It is all about you(這寫的全都是你).

這給到我們的啟示是,溝通的時候千萬不要站在自己的主視角去看待問題,而是從對方的視角出發,將我們要闡釋的概念進行語言轉換。

如何去做呢? 想清楚兩點即可:

1.對方的身份或職業是什麼?

2.對方的利益訴求是什麼?

對方的身份或職業,決定了你要用什麼語言語境來和他溝通。 還是以前面的例子來說,我的朋友知道我是做互聯網相關工作的,因此他用“二級分銷”,“書籍類返利電商”來和我解釋,我一下子就能懂。

如果他面對的是一個在該行業裡非常資深的人士,就不需要用過多的修辭手法來解釋,可能只需要說,這個項目類似於“XX + XX”(XX是行業內知名的項目或品牌), 對方立馬就能明白。

可如果他面對的是一個不懂互聯網的人,就需要轉換語言。 這就回到我前面提到的,用對方熟悉的事物來進行類比。

總之,在溝通之前先了解清楚對方的職業身份,這有助於我們採取對方能聽懂的語言來開啟對話。

做到這一點,接下來就要和對方的利益訴求建立關聯。 如果你一句話就能戳到對方的利益訴求點,那麼後面的溝通就盡在掌握了。

我的那位朋友就是這麼做的。 他第一句話解釋了項目概念,緊接著第二句話是這麼說的:

“它比你現在做的項目利潤率高5個百分點,並且還有4種其他的利潤分成方式。”

就這一句話,馬上提起了我的興趣。 為什麼呢? 它不僅精準點明了我的訴求痛點(賺更多錢),而且還和我已經在做的項目形成了明顯的差異化(高5個利潤百分點,有4種分成方式)。

核心利益點+差異化闡釋 ,只要在溝通中滿足了這兩個標準,就能迅速引起對方的注意。

以上這一套流程,就是高效溝通的策略佈局。 用對方聽得懂的話,講對方最關心的事情,然後在這個過程中潛移默化地“售賣”自己的觀點和思想。

3.採取行動(Action)

這是高效溝通的最後一步,也是最容易被忽視的一步。

工作中所有的溝通都應該以結果為導向,即溝通完成後一定要發生行為改變 (change behavior),否則這個溝通就是無效的。

無論是小到改一個產品Bug, 還是大到談一個商業合作,產生正確的行為改變才是推動事情向前進展的唯一指標。

這裡的行為改變可以是意識認知的改變,例如糾正了一個想法,或產生了新的思路;也可以是行動上的改變,例如改進了繁瑣的工作流程,或引入了新的團隊成員。 總之,無論溝通的內容是什麼,最終一定都要落實到行動上,這樣才算完成了溝通閉環。

那麼如何去做呢? 記住兩點:

1.行動的指引性;

2.計劃的時效性;

高效溝通不是喝下午茶閒聊,而是帶著目的的對話。 當我們完成了概念闡釋,也和對方建立了關聯,最後就需要指引對方按照我們的思路來開始行動。

還是以我的這位朋友為例。 在介紹完這個書籍電商項目之後,他見我產生了興趣,馬上給我列了一張“行動清單”:

a. 註冊一個個人賬號;

b. 開通一個微信讀書群,然後邀請至少50個人加入;

c. 每週在群里分享一篇讀書心得;

d. 不定期安利群成員拉更多人加入讀書會;

你看,不到40個字,就讓我對接下來要做的事情一目了然。

這就是行動的指引性。 即,每一句話都包含了一個核心動詞(例如註冊,開通,分享,安利),同時帶有明確的數字指標要求(例如50個人,一篇讀書心得)。

動詞+數字就能構建出最好的行動指引。

另外,他還進一步為我解釋了未來3個月內的可預期變化。 例如:

“1個月之內,讀書會成員若能達到500人,我可以升級為1級VIP;

2個月之內,讀書會成員若能達到1500人,我可以升級成2級VIP;

3個月之後,還會推出特級VIP功能……”

這讓我不僅對現在的情況一清二楚,未來的可預期變化也能了然於胸。 我心裡有了一個底,就能充分評估這個項目的可執行性。

這就是計劃實效性的作用,將未來的行動變化按照時間順序進行逐一講解。 這能讓對方感到你是做了翔實規劃的,而不是胡亂吹牛。

寫到這裡,關於高效溝通的方法也就分享完畢。 最後總結一下,一共分為三步:

  1. 打磨概念(Concept):

用“這是一個…”的句式,來練習概括事物的本質特點;

2. 建立關聯(Relevancy):

從對方的身份職業和利益訴求出發,轉換溝通語言。 利用核心利益點+差異化闡釋,來吸引對方的注意;

3. 採取行動(Action):

在溝通的最後要落實行動督促,做到行動有指引,計劃有時效;

以上就是今天的分享,感謝大家的時間=)

(作者授權轉載)


張良計 zhang_liangj
他是廣告公司的資深人士,也是領英,36kr,虎嗅的簽約專欄作者。他曾用5年時間完成了薪資的20倍增長,最擅長職場成長干貨和邏輯分析。他的公眾號為數十萬讀者帶來了工作能力和思維的提升

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