Meu Sistema de Organização — Parte 2
Finalmente, muito tempo depois de ter escrito sobre a minha rotina diária, vou escrever sobre como eu me organizo e sobre os aplicativos que eu uso. Não darei detalhes sobre os conceitos de GTD ou sobre como se usa o aplicativo. É apenas para mostrar como eu faço para o leitor poder ter algum insight para aplicar no seu sistema.
Wunderlist
O Wunderlist é a minha principal ferramenta de organização.
Minha lista de próximas ações estão divididas em contextos, pois facilita no processo de escolha da tarefa, se eu estou no local correto ou com os insumos corretos para realizar as tarefas e o foco é maior se eu estou realizando várias tarefas parecidas.
Minha lista de projetos está dividida em projetos ativos e projetos inativos para poder separar os projetos que eu comecei a executar e que por algum motivo eu tive que paralisá-los.
OneNote
Escolhi o OneNote como a minha ferramenta para referências por conta do visual e da sua estrutura Caderno/aba/página. Tenho 3 cadernos: Material de Referência, para todos os assuntos do meu interesse, Projetos e Áreas de Foco, para os materiais de suporte a projetos e áreas de focos e Pessoal para toda informação relativa a mim. Faço a revisão das referências a cada 6 meses.
Google Agenda
Uso o Google Agenda sincronizada com a agenda do meu celular para os meus compromissos e lembretes. Aplico um esquema de duas cores: azul para aquilo que for um compromisso no dia (ex. consulta médica) e rosa para aquilo que eu preciso lembrar naquele dia (ex. data final para entrega de algum trabalho).
Evernote
Eu gosto muito da estrutura do OneNote mas eu odiei a versão dele para o celular. Também não me adaptei ao Evernote em relação a utilizar a estrutura que eu utilizo no OneNote nele. Por conta disso eu utilizo o Evernote para informações que eu preciso ter a qualquer momento e como caixa de entrada. Como sempre escrevo sobre o meu dia ou tenho alguma ideia durante os meus deslocamentos, preferi manter no Evernote o meu diário pessoal e os meus rescunhos para posts. Também estão no Evernote alguns posts que eu capturei para ler, aproveitando os meus deslocamentos.
Trello
Eu resolvi utilizar o trello no trabalho por conta da minha gerência. Minha chefe me passava muitas demandas de uma vez e eu precisava de algo para poder mostrar o que ela já tinha me passado para definir a prioridade. Queria algo fácil de visualizar e manter a privacidade em relação as demais tarefas pessoais que eu tinha.
Em cada card, eu coloco a atividade com o nome da forma como me passaram (ex. Elaborar documentação da OS X). Muitas vezes essa atividade não dá para ser concluída em apenas um passo, então eu divido em várias ações e crio uma checklist dentro do cartão.
Caso eu não consiga concluir a atividade no dia ou eu tenho que interromper o que eu estava fazendo, eu adiciono um comentário no cartão para quando voltar para essa atividade eu saiba de onde eu parei.
Habitica
Comecei a usar o habitica pelo fator gamificação, que me permite mais engajamento na realização das minhas atividades. Nele eu coloco minhas atividades recorrentes diárias ou que devem ser realizadas em determinados dias e hábitos que eu quero adquirir.
No jogo, para cada tarefa realizada você ganha experiência e elementos do jogo. Para cada tarefa não realizada você perde vida.
