Modelo de Planejamento Natural (MPN) do GTD: para que serve e como usar?

Uma demonstração de aplicação.

Essa é apenas das várias interrogações criadas após ler o David Allen (“A arte de fazer acontecer”, Editora Sextante). O livro alterou muito os meus conceitos sobre “ser produtivo” e “planejamento”!

Entre idas e vindas no GTD, percebi que passei boa parte do tempo compreendendo mal o MPN… Mas, ao escrever esse texto, suas técnicas passaram a fazer muito mais sentido para mim! Espero que eu consiga esclarecer alguns pontos para você também!

Antes de seguir, adianto que esse texto é direcionado para aqueles que, como eu, estão iniciando no GTD, mas já têm algum conhecimento sobre os conceitos das cinco fases do GTD (coletar, esclarecer, organizar, revisar, engajar). Por mais básico que seja o seu conhecimento, você compreenderá melhor a proposta deste texto. Meu principal objetivo será compartilhar a minha visão atual sobre o planejamento natural de projetos para o GTD.

Além disso, este é um “metatexto” sobre MPN, suas fases e as fases do GTD. É um experimento que deu certo! Ou seja, você está lendo este texto porque ele passou por todo o meu sistema de GTD!

Ficou curioso para ver um exemplo da aplicação do MPN? Pois vamos em frente!

O Modelo de Planejamento Natural (MPN) é uma abordagem proposta pelo David Allen para se trabalhar nos projetos do GTD. Resumidamente, o projeto do GTD é um resultado desejado que requer mais de uma tarefa/ação para ser concretizado. Só isso! (Devemos respeitar esse conceito para não nos confundirmos: para o GTD, um projeto é um RESULTADO de mais de uma tarefa/ação).

Entendo que outra forma de identificar um projeto é identificando se ele não é um projeto: se determinada ação for executada e, sozinha, produzir o(s) efeito(s) desejado(s), ela não deve ser tratada como um projeto.

No livro “A arte de fazer acontecer”, David Allen dedicou o capítulo 3 inteiramente ao planejamento de projetos. Recomendo fortemente essa leitura! Para ele, devemos focar nos resultados desejados, nas próximas ações e nos lembretes. Isso faz os nossos projetos andarem! Para isso, ele propõe PLANEJARMOS os projetos passando por cinco fases (Técnicas de Planejamento Natural):

• Definição dos propósitos e princípios;
• (Visualização dos) resultados desejados;
• Brainstorming;
• Organização; e
• Identificação das próximas ações.

(Como você verá mais a frente, usei essa estrutura para fazer e publicar este texto.)

Acho legal a constante preocupação do David em simplificar as coisas: “como regra geral, é possível ser muito criativo com nada mais do que lápis e papel.” Esse tipo de ensinamento nos direciona para uma maior concentração naquilo que realmente devemos fazer, em vez de nos perdermos em milhares de ferramentas, softwares e apps. Fáceis de usar, mas, sem um propósito bem definido, são meros ladrões do nosso tempo, pois nos desconcentram facilmente.

A simplificação também nos dá liberdade para aprofundarmos o planejamento do projeto somente até onde percebemos que é necessário. Nem todos os projetos precisam de formalização ou grande detalhamento em cada uma daquelas técnicas/fases.

Além dessa, outra lição que ele nos passa é que “as cinco fases do planejamento ocorrem espontaneamente em tudo o que você faz.” Entretanto, o modelo “mais normal” de planejamento é o “artificial”. Ele altera as etapas do planejamento natural, tornando-o ineficaz. Há também o “planejamento reativo”, o qual ocorre em situações de urgência e pressão — e, claramente, também não leva aos melhores resultados. Não entrarei nos detalhes destes dois.

Nesta postagem, a Thais Godinho (credito boa parte da minha iniciação ao GTD a ela) trouxe trechos interessantes sobre o MPN (não deixe de navegar no blog posteriormente):

… todo o esqueleto de um projeto no GTD é montado a partir da definição da próxima ação. Ou seja: se eu quiser executar esse projeto, qual é a primeira ação relacionada que eu preciso fazer? Essa ação não deve ser dependente de nada e, na maioria das vezes, é muito simples.

… tendemos a deixar nossos projetos estáticos, nos esperando. No GTD não tem essa — se um projeto existe, ele tem tudo para estar em andamento, definindo a próxima ação.

O único trabalho que você tem que ter ao criar um projeto no GTD é definir a próxima ação relacionada. Ela pode ser “Destrinchar as ações deste projeto” ou “Fazer um brainstorm inicial deste projeto”, caso você ainda não tenha ideia (você verá, ao lidar com projetos, que muitas vezes você já terá umas três ou quatro próximas ações em mente).

A partir delas, extraí as seguintes conclusões:

• Caso o projeto seja CLARAMENTE simples, pensar em algumas próximas ações pode ser suficiente para resolvê-lo. Se, após o planejamento de um projeto, a mente estiver tranquila (sem muitos questionamentos) somente com essas próximas ações, há indício de ser dispensável uma formalização do MPN.
• Caso contrário, assim como as demais ações do GTD, um projeto requererá algo para “ativá-lo”. No meu caso, trato como próxima ação: “Fazer o MPN do projeto X”. Com isso, o projeto é incluído no meu sistema de GTD e será processado.

Vistos esses conceitos, apresentarei um exemplo de MPN de um pequeno projeto: o deste texto.

A ideia de todo este texto começou com um desafio lançado pelo Darllan Botega. Ele sugeriu que eu escrevesse sobre MPN em um texto resultado de um MPN. Coletei a ideia (fase 1 do GTD).

[Para mim, o GTD é um método para ajudar a FAZER/REALIZAR mais com mais tranquilidade e foco (ou para descartar/incubar com mais clareza)!]

Depois disso, ao processar e refletir sobre essa coleta, decidi fazer o texto: é algo alinhando com um dos meus objetivos (relacionado a “escrever textos sobre temas do meu interesse pessoal”) e é uma oportunidade de consolidar / melhorar / praticar / compartilhar os conceitos de GTD que venho estudando.

Classifiquei “escrever um texto sobre MPN” como um projeto, pois o resultado esperado requeria mais de uma ação para ser concluído. Além disso, pela quantidade de variáveis envolvidas, julguei que um MPN minimamente documentado seria necessário (fases 2 — esclarecimento e 3 — organização do GTD). As ações “pesquisar sobre MPN” e “escrever texto sobre MPN”, sozinhas, não me deixaram confortável para resolver o meu problema.

“Ativei” o projeto lançando “Fazer o MPN do texto sobre MPN para Medium (tratando do MPN do texto)” na minha lista de próximas ações. Durante as minhas revisões, essa ação entrou nas minhas prioridades da semana.

(“Fazer o MPN” não é um termo muito preciso, mas funciona comigo. Sinaliza que terei de detalhar melhor o que quero com determinada ação. É um modo estruturado de pensar sobre o projeto e eu entendo como “criar um documento de referência contendo o planejamento do projeto”.)

Já desenvolvi alguns MPNs para os meus projetos, mas não estava suficientemente seguro. Especialmente a partir do trabalho para este texto, acho que consegui finalmente dar um bom salto na compreensão!

Fiz uma versão inicial e, com a revisão do Darllan, o detalhamento ficou mais específico. A seguir, apresento a minha versão do MPN e a versão revisada pelo Darllan*:

Comparativo entre minha versão inicial e a versão revisada do MPN. (Desculpe-me pela qualidade da imagem.)

Observe que me enrolei nas últimas três etapas (determinantes para o sucesso do projeto). A versão revisada ficou mais fluida e compreensível. A partir dela, consegui ter clareza suficiente das minhas próximas ações e como deveria atuar.

Outra observação: as próximas ações DEVEM ser independentes entre si! Não precisam necessariamente ter uma relação de dependência. Isso foi essencial para eu entender o que a Thais quis dizer com “se um projeto existe, ele tem tudo para estar em andamento, definindo a próxima ação.” Ou seja, a minha execução das próximas ações deve conter ações de projetos! Basta essas ações fazerem parte da minha lista para poderem ser executadas!

Chegamos ao fim do meu primeiro texto para o Medium. Ele é uma prova da capacidade de realização que o método GTD proporciona! Para mim, escrever é algo prazeroso, mas bem difícil de se concretizar, pois requer de mim um alto nível de foco e concentração. Com o meu amadurecimento no GTD, estou conseguindo realizar melhor esse papel!

Espero ter passado a visão de como é simples executar um projeto dentro do GTD. Simples não quer dizer fácil… Nas minhas estimativas, empreguei aproximadamente 30h executando as minhas próximas ações para elaborar esse texto! (Pretendo diminuir esse tempo, mas só com prática isso será possível.)

Também espero ter colaborado para auxiliar na sua percepção sobre o que é o MPN para o GTD. Cheguei a algumas conclusões importantes. Veja se você concorda com essas reflexões:

• A complexidade do projeto dirá o nível de aprofundamento necessário do MPN. Em outras palavras, nem sempre todas as fases do MPN deverão ser executadas para um projeto estar pronto para iniciar. No texto da Thais, ela fala sobre isso:

Tem MPNs que eu deixo somente com as ações destrinchadas (antes de processá-las como tarefas), de tão simples que é o projeto. Lembre-se que, no GTD, se tiver mais de uma ação já é um projeto, então há projetos muito simples e curtos em andamento. Eu já tentei usar um template para projetos mas, para mim, não funcionou, porque ficou engessado…

• O planejamento é algo muito pessoal. Suas classificações são determinantes para o sucesso da execução. Por exemplo, um projeto “escrever um texto sobre o tema X” poderia estar classificado em um sistema de GTD como um subprojeto de um projeto maior “escrever uma série de textos sobre X”. Ou poderia ser classificado de outra forma. Para mim, ficou claro fazer como fiz (tratar como um projeto único e justificado por um dos meus objetivos). Quanto mais claro isso for para você, mais fácil será tomar decisões (focar mais, suspender ou abortar um projeto).
• É importante conhecer os conceitos de horizontes de foco de GTD. Não abordei isso no texto, mas é fácil pesquisar sobre. Algo que você está considerando como projeto, se for muito grande, poderá ser, na verdade, um dos seus demais horizontes e requererá maior reflexão. A rigor, os projetos estão no horizonte 1 (“nível de 10.000 pés”). Entendo que, com o amadurecimento no GTD, alguns projetos só serão executados se tiverem relacionamento direto com esses horizontes superiores (acima do dos projetos). Ainda não estou nessa situação, mas venho trabalhando…

Bem… É isso! Fico por aqui e espero ter ajudado!

O que é importante sobre esse controle é você ter uma lista de projetos em andamento que possa acessar e ter uma visão geral de todos os seus projetos sempre que necessário. Não é para complicar, mas para facilitar. (Thais Godinho)

Gostou do texto? Se sim, demonstre isso e clique no coração! É um incentivo e tanto!

Se quiser contribuir com o tema, use os comentários. Se puder e tiver interesse, escreva uma história sobre o seu GTD! Comente como é a sua experiência! Você perceberá o quanto isso fará o seu sistema melhorar! ;)

Material de referência usado neste texto:

• Blog da Thais Godinho (vidaorganizada.com).
• Livro “A arte de fazer acontecer” (David Allen, Editora Sextante), capítulo 4.
• Site da Call Daniel (fluxo de trabalho, processamento e organização). Disponível em http://www.calldaniel.com.br/blog/bid/396098/Fluxograma-de-trabalho-do-GTD-pela-Call-Daniel .
• Expressões para pesquisa no Google: “modelo de planejamento natural”, “natural planning method gtd”, “fluxo gtd”, “workflow map gtd” (imagens).