Sobre lidar com urgências e o GTD

Quando estamos nos organizando, implementando um sistema para produzir melhor e acontece algo inesperado em nossas vidas, temos a tendência de abandonar tudo para lidar com esse inesperado. Porém, o nosso sistema de organização está aí justamente para manter o controle da situação quando algo inesperado acontece. Apesar de saber, foi só nessa última semana que eu realmente fui ter a clareza do que isso significa.

Na quarta-feira surgiu uma demanda urgente onde eu trabalho. Duas entregas de um sistema tinham que ser documentadas até sexta-feira da semana seguinte por conta do fim do contrato e eu teria que documentar sozinha. Sem analisar muito, era possível perceber que havia muita coisa a ser feita em apenas 9 dias, ainda mais não sendo a única atividade que eu tinha para fazer nesse período. Então, apliquei os 5 passos do GTD para que a demanda entrasse no meu sistema.

Coletar, Clarificar e Organizar

Fiz um levantamento de tudo que tinha que ser feito para concluir essa tarefa. Assim, eu tive uma visão de qual seriam as minha próximas ações e o tempo que eu precisaria dispor para concluí-las. Clarifiquei e organizei esse levantamento no meu sistema. Gerou 2 projetos e algumas próximas ações.

Com o levantamento, vi que era necessário me dedicar apenas a esses projetos no trabalho e dispor de horas extras se eu quisesse entregar essa demanda no prazo. E eu tinha outras atividades do trabalho e pessoais em andamento.

Revisar

Para definir como eu iria dispor o tempo necessário para realizar as entregas, eu adiantei a revisão semanal do meu sistema, algo que normalmente faço aos sábados pela manhã. Tomei as seguintes ações:

• Revisei a minha agenda com todos os compromissos que eu teria nos próximos dias e verifiquei o que poderia ser adiado ou não.
• Revisei a minha lista de próximas ações e transferi boa parte delas para a minha lista de Algum dia/Talvez.
• Revisei todos os meus projetos em andamento e deixei inativos (nesse caso, deixar um projeto inativo significa que o projeto não possui uma próxima ação).

Engajar

Bom, com tudo planejado e organizado, meu foco ficou voltado para a lista de próximas ações. Basicamente, nesse período as minhas próximas ações ficaram com o contexto “Trabalho” e “No Cliente”, listando tudo o que eu tinha que fazer assim que eu chegasse no cliente.

Apesar de ter muita coisa para fazer e pouco tempo disponível, eu não abri mão de coletar e clarificar diariamente. Durante o período de trabalho, iam surgindo coisas relacionadas ou não a essa demanda urgente. Mas eu simplesmente anotava no meu bloco de notas e continuava com a atividade que já estava realizando. No final do expediente, eu clarificava o que tinha anotado e organizava na lista de próximas ações (ou aguardando resposta, caso não dependesse de mim) o que estava relacionado à demanda urgente e na lista de algum dia/talvez o que não estava relacionada.

Nesse período, os projetos e a lista de aguardando resposta eram revisadas todos os dias, mas apenas no final do expediente. Durante o dia o acesso era apenas na lista de próximas ações.

Resultado

No final deu tudo certo. Consegui entregar minhas demandas no prazo determinado e essa realização me deixou bem motivada para realizar outros projetos que eu vinha adiando.

O trabalho exigiu que eu trabalhasse no final de semana e fizesse horas extras durante a semana, mas o meu sistema me permitiu fazer um curso no sábado, tirar um período na quarta-feira para me dedicar às demandas de outro cliente do trabalho e participar de um happy-hour na quinta. Se não fosse o fato de ser organizada, provavelmente não alcançaria o resultado desejado.