Багийн удирдлага Harvard Business Essentials

буюу Харвардын боловсролыг номоос :)

Явж явж хүнтэй хамтрах, хүмүүсийг удирдах гэдэг хамгийн хэцүү ажил юм уу даа. Харин энэ талаар нөгөө алдарт Харвардын нэг ном байдаг юм байна. Гаргасан нийтлэл болгон нь товч бөгөөд тодорхой, уншууртай байдаг болохоор ном нь ч бас тийм л байх гэсэн сэтгэгдлээр энэ номыг уншиж дуусгалаа.

Хүмүүс багийн тоглолт хийж байж л баг амжилтад хүрнэ. Гэхдээ багийн тоглолт нь хүнд байгалиас заяасан зан төлөв биш юм.

Ингээд 8 бүлэгтэй ~160 хуудастай номлуугаа шууд орьё.

#1 Багийн тухай үндсэн ойлголтууд

“Бид бүгд нэг завинд суусан, нэг багийн хүмүүс” гэж компанийн захирал хэлдэг ч яг үнэндээ тийм байдаг уу? Энийг ярихаас өмнө магадгүй баг гэж юу вэ гэдгийг ярих хэрэгтэй байх.

Баг: Нэгдсэн зорилготой, түүнийхээ төлөө бүгд хариуцлага хүлээсэн, заримдаа эрх тэгш байдалтай, ур чадварын хувьд бие биеэ нөхөж ажиллах бүлэг хүмүүсийн нэгдэл бол БАГ юм

Ажлын бүлэг VS Баг

Хүмүүс “Ажлын бүлэг”-г багтай эндүүрэх нь их байдаг. Хоёулаа өөр өөрийн давуу болон сул талтай. Хамгийн том ялгаа гэвэл Ажлын бүлэгт гишүүд хоорондоо хамтрах шаардлага бага, бүх шийдвэрийг “Дарга” гаргадаг бол Багт хоорондын харилцаа, хамтрал чухал бөгөөд зарим үед олонхоороо шийдвэрийг гаргана.

Баг дараах 4 шинжийг агуулах хэрэгтэй

1. Багийн даалгавар тодорхой байх
2. Багийн хил хязгаар тодорхой байх
3. Дотоод үйл ажиллагаагаа өөрсдөө зохион байгуулах эрх мэдэл багт өгөгдсөн байх
4. Багийн гишүүнчлэл тодорхой хугацааны турш тогтвортой байх

Баг дотроо олон янз байдаг ч онцгой 2 төрөл нь
- Бие даасан удирдлагатай баг: тодорхой байнгын үйл ажиллагааг хамтаараа хариуцаж ажилладаг хэсэг хүмүүс
- Төслийн баг: нэг удаагийн онцгой ажлыг тодорхой хугацааны дотор хийж гүйцэтгэх үүрэгтэй

Харин хийх ажлаасаа хамаарч баг бүрдүүлэх эсэхээ шийдэх хэрэгтэй. Шийдэхийн тулд ажлын төвөгтэй байдал, харилцан хамаарал болон зорилго 3-г харгалзан үздэг.

Багаар ажиллах нь олон давуу талтай ч анх байгуулахад багагүй цаг ордог, амжилттай авч явахад байнгын арчилгаа хэрэгтэй байдаг тул тийм ч амар биш байдаг.

#2 Амжилттай багийн үндсэн шинжүүд

Өмнөх бүлэгт баг гэж юу болох, ямар байдаг талаар болон үүсгэх эсэхээ шийдчихсэн бол одоо ямар баг амжилттай байдгийг мэдье.

Ур чадвартай: буюу багийн зорилгыг биелүүлэхэд хэрэг болох авьяас, мэдлэг, хүч нөлөө, туршлага чухал. Одоо байгаа ажлын TITLE биш шүү.

Зорилго + хэмжих үзүүлэлт: мэдээж зорилго чухал ч бүр илүү чухал нь түүнийг яаж хэмжих нь тодорхой байх хэрэгтэй. Мөн багийн ажлын зорилго нь байгууллагын зорилготой уялдах ёстой.

Хүсэл эрмэлзэл: зорилгоо хэрэгжүүлэх хүсэл эрмэлзэл байхгүй бол багийн биш өөрийн хувь хүний зорилгоо дээгүүр тавих эсвэл асуудал гармагц шантрах нь элбэг.

Дэмжих орчин нөхцөл: Ажил амжилттай болохын тулд багийн гишүүд бүгдээрээ мэрийн ажилласан ч тэднийг дэмжих удирдлага, шагнал урамшууллын зөв систем чухал.

Ур чадвартай багт зайлшгүй хэрэгтэй ч багт орох хүсэлгүй хүнийг сайн ятгаад, “дарга”-аар нь яриулаад оруулахыг бодох хэрэгтэй. Бүр болохгүй бол дутуу ур чадвараа дотроо хөгжүүлэх гаднаас шинэ хүн авах замаар нөхөж болно.

#3 Баг бүрдүүлэх нь

Багт байх ёстой хамгийн эхний хүн бол “#1 Багийн спонсор”. Багийн ажлыг амжилтад хүргэх хүсэл эрмэлзэлтэй, дээд удирдлагын түвшний хүн бөгөөд багийн гүйцэтгэлийн төлөө хариуцлага хүлээнэ.

Спонсоргүй байж болохгүй..

Спонсорын хувьд дээд удирдлагуудад багийн тайланг тавих, хэрэгтэй нөөцөөр хангах, ирж болзошгүй дарамт шахалтаас хамгаалах үүрэгтэй. Гэхдээ спонсор бол багийн ахлагч биш. #2 Багийн ахлагч нь харин баг доторх бүх зохицуулалтыг хийж, бусдыг манлайлж, чиглүүлж, гишүүдийн оролцоог хангах, хянах болон спонсорт мэдээлдэг.

• Ахлагч ч бас өөрт ноогдсон ажлыг хийх ёстой бөгөөд дарга шиг харьцаатай байж болохгүй.
• Ихэнх тохиолдолд баг дотроосоо сонгогдоно
• Онцгой тохиолдолд 2 ахлагчтай байж болно

Мэдээж хамгийн чухал нь #3 багийн гишүүд. Тэдэнгүйгээр ажил хийгдэхгүй шүү дээ. Хүссэн хүн болгоныг оруулах биш яг тохирсон зөв хүнээ олж элсүүлэх нь хамгийн хэцүү гэгддэг.

Эхлээд багийн зорилгыг биелүүлэхэд ямар ур чадварыг тодорхойлоод түүнийг эзэмшсэн хүмүүсийг сонгоно. Гэхдээ дан ганц мэргэжлийн ур чадвар хангалтгүй бөгөөд асуудал шийдэх чадваргүй хүмүүсээр дүүргэвэл байнга таны амыг харж багийн гишүүд гэхээсээ илүү цэрэг шиг болно. Мөн нөгөө 2 чадвар нь ч чухал бөгөөд багийн хамтын ажиллагаанд их нөлөөтэй.

• Гишүүдийн 5–10 байвал зохимжтой (Багийн ажлыг нугалах хангалттай боловч шаардлагатай тооноос хэтрэхгүйгээр)
• Багт хэрэгцээний шаардлагаар шинээр гишүүн нэмэх, хуучин гишүүн хасаж болох ч солилцоо аль болох бага байлгавал зүгээр
• Зайлшгүй хэрэгтэй бол багт #4 чиглүүлэгч байж болно (багийн ажлыг ХИЙХ биш зөвхөн туслах үүрэгтэй)

За тэгээд баг ажлаа эхлэхээс өмнө ямар зорилгын төлөө, хэдий хугацаанд, хэр том төсөвтэйгөөр, ямар үр дүнд хүрэхийг тодорхойлсон ажлын тодорхойлолтыг заавал гаргах хэрэгтэй.

#4 Зөв хэл дээрээ босох нь

Баг бүрдэж, ажлын тодорхойлолт гарсан бол албан ёсоор нээлтийн хурал хийж түүндээ бүх хүмүүсээ оролцуулах нь маш чухал. Энэ хурлаас хүмүүс багийн нэг гишүүн гэдгээ мэдрэхээс гадна ямар зорилготой, хэн ямар үүрэгтэй, урамшуулал ямар байх талаар бүх мэдээллийг авсан байх ёстой.

Түүний дараа шийдвэрийг хэрхэн гаргах зарчмаа тодорхойлно. Ямар асуудлыг ахлагч шийдээд, ямар тохиолдолд тусгай бүлэг (томилогдсон) эсвэл нийтээрээ шийдэх вэ? Олонхын саналаар уу эсвэл зөвшилцөх уу гэх мэт…

Үүний дараа төлөвлөгөө зохиож, хуваарь гаргаад хэн хийхийг бас зооно. Ингэхдээ Гантт чартыг ашиглах нь түгээмэл бөгөөд үүнээс гадна төсөлд үүсэж болох эрсдэл, амжилтын төсөөлөл болон яаж хэмжихээ яг таг болгох хэрэгтэй.

Жишээ гантт чарт + Төсөв болон Зорилго

За тэгээд хэрхэн багаараа1 газарт байлгах, албан бус арга хэмжээ хийх, мөрдөх ёстой хэм хэмжээг тодорхойлох нь багийн хамтач уур амьсгалыг бүрдүүлэхэд тусалдаг.

#5 Баг удирдахад тулгардаг бэрхшээлүүд

Багийн ахлагч нь ДАРГА биш бөгөөд гишүүдэд юуг хэрхэн хийхийг заагаад байж болдоггүй. Харин санаачлагч, үлгэр жишээч, хэлэлцээ хийгч, коуч байх хэрэгтэй.

• Санаачлагч: Юу хийхийг заах биш зөв зүгт чиглүүлнэ
• Үлгэр жишээч: Өөрөө хийж бусдад үлгэр дуурайл болно
• Хэлэлцээ хийгч: Итгэл төрүүлэхүйц, 2 талдаа ашигтайг харуулна
• Коуч: Мэдлэг туршлагаа ашиглан багийн гишүүнд туслах
  — 2 тал харилцан санал нэгдсэн үед л коучинг эхлүүлэх хэрэгтэй

Ахлагч биш ч гэсэн бусдадаа нөлөөтэй хүмүүсийг албан бус манлайлагч гэдэг. Амжилтад ихээхэн нөлөө үзүүлдэг тул зөв ашиглах хэрэгтэй.

Багаараа амжилттай байхыг хүсэж байгаа бол “Би ажлаа дуусгачихсан. Энэ миний ажил биш” гэсэн хандлагатай байж болохгүй. БИД бүгдээрээ хамтдаа хийнэ, хамтын хариуцлага хүлээнэ гэсэн хамтач сэтгэлгээтэй байснаар илүү сайн ажилладаг.

• Зарим тохиолдолд Сүргийн сэтгэлгээ-ний аюул нүүрлэнэ. Багийн гишүүд бусдыг даган дуурайх, өөр хувилбарыг авч үзэхгүй байх, олонхоос зөрсөн хүнийг үл ойшоох нь бий. (Чөтгөрийн өмгөөлөгч)
• Өөр өөр төрлийн хүмүүсийн нэгдэлд бүтээлч сэтгэлгээ өндөр байх бөгөөд туршлагатай болон шинэков 2-оос шинэ санаа гарна. Гэхдээ дан шинэ санаа гаргахаас (тэлэх сэтгэлгээ) гадна олон санаанаас шилж сонгох арга барил ч бас чухал (хумих сэтгэлгээ).

Ганцаараа ажиллаж байгаа, бүтээлч хүн, хумих сэтгэлгээгээр асуудалд хандаж чадахгүй улмаас хэрэгжих боломжгүй элдэв санаанд цаг, мөнгөө үрж эцэст нь хоосон хоцрох аюул байдаг.

За тэгээд баг л учраас зөрчил үүснэ. Нэгэнт зайлсхийх боломжгүй тул хэцүү асуудлыг ярилцдаг, хүндэтгэлтэй бүтээлчээр шүүмжилж, боломжит шийдлийг хайж олдог байх хэрэгтэй.

#6 Багийн үйл ажиллагаа

Багийн үйл ажиллагаа амжилттай явагдахын тулд мэдээлэл солилцох, хамтын ажиллагаа гэсэн дотоод процесс нь сайн байх хэрэгтэй. Хамтын ажиллагаанд сөргөөр нөлөөлдөг хувийн тоглолт, бусдын ажлыг өөртөө наах эсвэл мэдээлэл нуух зэрэг үйлдлүүдийг ажиглаад, таслан зогсоох нь чухал.

Асуудал байгаа бол тухайн гишүүнтэй 1vs1 тулж харьцах, эсвэл шаардлагатай тохиолдолд багийн хэлэлцүүлэг хийж болно.

Celebrate small wins

Зорилгоо хэд хэдэн том ажлуудад хуваан, ажил болгоноо жижиг хэсгүүдэд хувааж хийснээр 1т хүрч боломгүй зорилго биш, боломжийн ажлууд болж хувирах бөгөөд 2т амжилттай дуусгасан ажил болгоны дараа “ялалт”-аа тэмдэглэх нь сэтгэл санааг өргөж эрч хүчтэй болгодог.

Цаг хугацаа өнгөрөх тусам баг бие биеэсээ суралцаж, гар нийлдэг. Эхнээсээ сайн ур чадвартай хүмүүсээс илүүтэйгээр суралцах, хамтрах чадвартай хүмүүс илүү сайн баг болж чаддаг.

Багийн үйл ажиллагааны салшгүй нэг хэсэг бол үнэлгээ. Үе үе үнэлж, юу болж байгаа, юуг сайжруулах хэрэгтэйгээ харах нь зөв. (Манай баг сардаа 1 KPT хийдэг ) Гишүүн бүрийн гүйцэтгэлийг үнэлэхийн хувьд Өөрөө үнэлэх, Ахлагч/Удирдагч нь үнэлэх, 360 бусад хүмүүс үнэлэх зэргийг хослуулж хэрэглэвэл илүү бодит үнэлгээ гарч ирдэг.

#7 Виртуал баг

Өмнө нь боломжгүй мэт санагддаг байсан зүйлс магадгүй Ковидын ачаар болдог гэдэг нь харагдсан. Гэхдээ виртуал багийн хувьд зайнаас баг удирдах болон технологи гэсэн 2 том асуудал байдаг.

Zoom team

Технологи: Мэдээж виртуал учраас интернэт (зарим тохиолдолд утас+факс) ашиглана. Интернэтээр ашиглах intranet буюу байгууллага доторх ажилчдын программ, Google Docs, Sheet, Slides + видео хурал хийх (Gmeet, Zoom, Teams) болон өөрсдийн хэрэгцээнд тохируулж янз бүрийн вэбүүд/tools ашигладаг.

Гэхдээ хүн л хэрэглэх учраас, аль болох энгийн, сурахад хурдан, төлбөрийн хувьд ч боломжийн байх хэрэгтэй.

Баг удирдах: Жирийн багийг бодвол илүү их чармайлт гаргах хэрэгтэй. Хамтдаа өдрийн хоолонд орох, кофе уух, 5-даын орой гарах гэх мэт зүйлс тэр бүр боломжгүй байдаг тул багийн гишүүд хоорондоо дотносох, хамтач сэтгэлгээг үүсгэхэд илүү хэцүү байдаг. Түүнээс гадна өөр өөр улсын хүмүүс, цагийн зөрүүтэй бол эдгээрийг ч бас бодолцох шаардлага гарна.

Виртуал багийн хувьд зохион байгуулалт сайтай байж, хэн юу хийх нь ТОДОРХОЙ байх нь маш чухал.

#8 Багийн тоглогч байх нь

Уул шугамдаа бол багийн гишүүд 1+1=3 бол үр бүтээмж өндөр байх ёстой байдаг. Хамгийн багадаа 1+1=2 болох ёстой байдал бодит байдал дээр зарим баг үүнээс ч бага гүйцэтгэлтэй байдаг. Шалтгаан нь багийн гишүүд багийн тоглогч биш байх, бие биеэ нөхөж, дэмжиж, синержи үүсгээгүйгээс болдог.

TEAM player

Багийн тоглогчийн хувьд

• Зорилгоо ойлгодог
• Шинэ санаа/хувилбар гаргадаг
• Нээлттэй байж бусадтай хуваалцдаг
• Бусдыг хүндэтгэдэг, зөвшилцөлд хүрдэг
• Найдвартай гишүүн байдаг

Түүнээс гадна зөвхөн ярьдаг, хуралддаг биш төлөвлөсөн зүйлээ хэрэгжүүлж бодит үр дүн гаргадаг байх нь багийн тоглогчийн гол шинж чанар нь юм.

Та багийн тоглогч мөн үү?

Энэ хүрээд 8-н бүлэг маань дуусаж, багтай холбоотой ашиглаж болох хэрэгслүүд, зөвлөмж болон коучинг хэрхэн хийх зөвлөгөө гэсэн хавсралт үлдэж байгаа. Хэрэгтэй бол Harvard Business Essentials TOOLS линкээр ороод сонирхоорой.

Шинээр баг үүсгэх гэж байгаа эсвэл одоо байгаа багаа шалгамаар байвал энэ номыг унших, tools-г нь хэрэглээд үзэхэд гэмгүй санагдсан.