เตรียมตัว Work From Home อย่างไรให้งานเดิน
ด้วยปัญหา Covid-19 ในขณะนี้ คิดว่าหลายๆ บริษัทน่าจะเริ่มมีนโยบายให้พนักงาน ‘ทำงานจากที่บ้าน’ เพื่อลดความเสี่ยงในการติดและแพร่เชื้อ ซึ่งเอาตรงๆ สำหรับใครที่ไม่เคย Work from Home (หลังจากนี้จะขออนุญาตใช้คำว่า WFH แทน)มาก่อน อาจจะนึกภาพไม่ออกว่าจะทำงานกันยังไง หรือจะประสานงานกันยังไง ผมเลยมีไอเดียมาแชร์ เพราะที่บริษัทผมเองก็มีนโยบายออกมาเช่นกัน
สำหรับผมคิดว่าการ WFH ทั้งออฟฟิศไม่ใช่สิ่งที่แอคชั่นได้เลยทันที ต้องมีการเตรียมการกันนิดนึงก่อนจะแอคชั่นจริง แล้วต้องเตรียมอะไรบ้าง? สำหรับผมคิดว่า 3 อย่างนี้สำคัญครับ
1. Process กระบวนการทำงานที่ให้การประสานงานยังลื่นไหล
2. Tools เครื่องไม้เครื่องมือที่ควรเตรียมและฝึกใช้
3. Mindset ทัศนคติที่ถูกต้องในการทำงานที่บ้าน
1. Process
หลักๆ คือมากางดูว่าปัจจุบันมีงานอะไรบ้างที่ต้องเจอหน้ากัน แล้วมาดูว่าจะทดแทนด้วยอะไร เช่น การวางบิล เบิกจ่ายเงินต่างๆ จะทำอย่างไร เบิกที่ไหน จะต้องแจ้งใครบ้าง หรือปกติทีมมี Daily Stand up, Weekly Update จะยังทำเหมือนเดิมไหม หรือย้ายไปทำช่องทางไหน, การ Pair Programing จะทำอย่างไร เป็นต้น คิดว่าน่าจะพอเห็นภาพกัน แล้วลองดีไซน์ Process ใหม่มาใช้ทดแทน
2. Tools
หลังจากกาง Process ออกมา ก็มาหา Tools ที่จะมาช่วยซัพพอร์ทงานเหล่านั้น ลองมาไล่เรียง Tools กันดีกว่า
Meeting
สำหรับ Conference ซึ่งตามปกติก็ใช้ได้หลากหลายตัว
- Google Hangout อันนี้ง่าย และใครใช้ Gmail อยู่แล้ว ก็เชิญเพื่อนจากใน Calendar ได้เลย สะดวก ฟรี สามารถแชร์หน้าจอได้ (ทีมผมก็ใช้อันนี้เป็นหลัก)
- ZOOM เป็นอีกแอพพลิเคชั่นที่เป็นที่นิยม มีฟังก์ชั่นหลากหลายให้ใช้งาน ลองไปใช้กันดูได้ครับ
- Whereby ก็เป็นอีกเครื่องมือที่เห็นคนใช้กัน ลองๆ รีเสิร์สดูได้ แล้วเลือกใช้อันที่เหมาะกับทีมตัวเองฮะ
- LINE Call อันนี้ก็ง่ายๆ ใช้กันอยู่แล้ว แต่ทำอะไรไม่ค่อยได้ คุยได้อย่างเดียว เอาไว้อัพเดทแบบไวๆ
อย่างทีมผมคือ Daily Standup Meeting ผ่าน Google Hangout ทุกเช้า ส่วนตอนเย็นพิมพ์สรุปสิ่งที่ทำวันนี้เป็น Note สั้นๆ ใน LINE
Task Management
ใช้สำหรับดู Progress ของงานต่างๆ
- Trello แอพพลิเคชั่น Task ชื่อดังสำหรับคอยติดตามความเป็นไปของงานต่างๆ ว่าไปถึงไหนแล้ว ติดปัญหาอะไรบ้าง สเตตัสเป็นอย่างไร
- Asana อีกตัวที่เห็นบ่อยเหมือนกัน ซึ่งผมไม่เคยใช้เลยรีวิวไม่ได้ แต่เป็นแอพที่นิยมมากๆ แอพนึงฮะ
CHAT
สำหรับการสื่อสารกันภายในทีมหรือองค์กร
- Slack แชทแอพชื่อดังที่เหมาะสำหรับการทำงาน ด้วยการออกแบบมาเพื่อการทำงานโดยเฉพาะ ทั้งยังเชื่อมต่อแอพภายนอกได้อีกหลายแอพ รวมถึงการแชร์ไฟล์หรือ Task Management หรือเขียนบอทขึ้นมาเองก็ได้
- LINE ใช้มาแล้ว ก็ใช้มันต่อไปได้ฮะ ถือเป็น Behaviors ที่คุ้นชินแม้ว่ามันจะไม่เหมาะกับการทำงานเท่าไหร่นัก
Other
เครื่องมืออื่นๆ ที่ใช้แบบทั่วๆ ไป
- Workplace By Facebook เป็นเครื่องมือที่ Facebook สร้างขึ้นมาเพื่อการทำงานโดยเฉพาะ แชร์งานได้ แชทได้
- Anydesk สำหรับยามจำเป็นที่อาจจะต้องรีโมทเข้าไปทำงานแทน หรือเข้าไปแก้ไขโปรแกรมต่างๆ
Developer
ผมเองไม่ได้เป็น Developer แต่ที่ออฟฟิศก็มีทีม Dev ที่ใหญ่เหมือนกัน เลยหยิบ Solution ที่เค้าใช้มาแชร์ครับ (ขออนุญาตพี่นัท Nuttapon Yodkaew ก็อปสเตตัสมาครับ)
- Chat support business/issue ทั่วไป >> Slack, LINE
- ประชุม/แชร์หน้าจอการทำงาน/code review >> Google Hangouts Meet, Discord (เลิกงานเล่นเกมต่อเลย ฮ่าๆๆ)
- Pair Programming >> Visual Studio Code + Extension Live Share Practice คือ เขียน code ด้วยกัน + คุยผ่าน Discord แยกห้อง กันเป็นคู่ๆในทีมตัวเอง
Track Task >> Trello
3. MINDSET
แต่เรื่องสำคัญที่สุดของการ WFH ไม่ใช่ Process หรือ Tools ปัจจัยสำคัญที่ทำให้การทำงานจากที่บ้านล้มเหลวคือมี Mindset ในการทำงานที่ไม่ถูกต้อง บ่อยครั้งที่เมื่อปล่อยให้ทำงานที่บ้านแล้วไม่ได้งาน มีคนที่ติดต่อไม่ได้ ไม่ส่งงานตามเวลา
ทั้งหมดต้องเริ่มตั้งต้นจาก “การทำงานจากที่บ้าน คือ การทำงาน” ครับ หมายความว่ายังไง? มันหมายความว่าปกติอยู่ออฟฟิศทำงานได้แค่ไหน ก็ควรจะทำได้เท่าเดิมหรือมากกว่า ปกติสามารถติดต่อได้ โทรศัพท์ คุยผ่านแชท ส่งงานผ่านเมลล์ อยู่ออฟฟิศเคยทำยังไง ก็ควรจะต้องทำแบบนั้น คือโทรไปควรจะรับและทำงานแก้ปัญหาให้ได้ ส่งงานไปควรจะเปิดดูและเช็คได้
ย้ำอีกครั้งนะฮะ “ทำงานจากที่บ้าน ไม่เท่ากับ หยุดอยู่บ้าน”
โดยที่ออฟฟิศผม ก็มี Mindset 3 อย่าง ที่จำเป็นและคอยย้ำเตือนกันตลอดว่าเป็นเรื่องสำคัญ และจำเป็นสำหรับกระบวนการทำงานที่บ้านที่ยาวนาน
Trust
นอกจากจะหมายถึงเราต้องเชื่อใจซึ่งกันและกันว่าแต่ละคนจะพยายามและมีความรับผิดชอบที่จะส่งงานอย่างดีที่สุดแล้วนั้น อีกประการที่สำคัญคือเราไม่ควรทำในสิ่งที่ทำให้ความเชื่อใจระหว่างกันพังทลาย เพราะเมื่อไหร่มันพังไปเราจะไม่สามารถทำงานแบบไม่เจอหน้ากันได้เลย บางครั้งการกำหนด Ground Rule หรือ Guideline สำหรับสิ่งที่เราจะไม่ทำต่อกันอาจเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับทีมที่ไม่เคยมีสิ่งนี้มาก่อน
Feedback
กระบวนการ feedback เป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญมาก ทั้งเรื่องงานและเรื่องทีม ปกติเราเจอหน้ากัน เราอาจจะสามารถ feedback กันได้ทันที เช่นนั่งคุยหรือเดินเข้าห้องประชุม แต่การทำงานที่ห่างกันไม่อาจทำเรื่องเหล่านั้นได้ หากมีเรื่องคาใจทั้งเรื่องงานและเรื่องทีม คงไม่สามารถเก็บไว้เป็นอาทิตย์ๆ แล้วมาคุยกันได้ (เพราะมันจะทำลาย Trust ลง) เพราะฉะนั้นต้องมีกระบวนการในการ Feedback, Review แม้ว่าจะไม่ได้เจอหน้ากันก็ตาม
Transparent
การเปิดเผยเป็นอีกปัจจัยที่ทำให้เกิด Trust วันนี้ฉันทำอะไร อะไรยาก อะไรง่าน ฉันทำงานเสร็จหรือไม่เสร็จเพราะอะไร มี Issue อะไรบ้าง เป็นเรื่องที่ควรทำให้ Information เหล่านี้มัน flow และรู้โดยทั่วถึงกันทั้งทีม เมื่อเกิดปัญหาจะได้ช่วยกันแก้ไขปัญหาได้
สำหรับที่ทีมและออฟฟิศเตรียมไว้ก็ประมาณนี้ คิดว่าน่าจะทำงานได้สมูทประมาณนึง สำหรับผมผมชอบการ WFH มาก เพราะค่อนข้าง Productive ได้งานเป็นชิ้นเป็นอัน แต่สิ่งที่เสียไปคือ Team Relationship and Dynamic ซึ่งน่าจะต้องบาลานซ์กันให้ดีๆ นัดเจอกันบ้าง 1–2 อาทิตย์ครั้งก็อาจจะพอช่วยเรื่องนี้ได้
หวังว่าจะเป็นประโยชน์ หรือถ้าใครมี Tools หรือ Process อื่นๆ ที่ใข้อยู่ ก็มาแชร์กันได้นะครับ
