十個專案管理技巧：如何合理的預估時程、加速交付速度？

去年底我加入一間新公司，這間公司的產品團隊配置很完善，每個團隊除了有產品經理和技術主管以外，還有一位交付經理（Agile Delivery Manager）。顧名思義，技術主管負責技術面決策，產品經理負責產品決策，交付經理則是專注在專案的實現（Delivery），幫忙管理專案流程、釐清相依性（dependency）、確保產品扎實的落地上線。

這些年來總覺得自己的專案管理都是邊做邊學，但沒有一套太扎實的方法論輔助。第一次有專業的交付經理一起共事，感覺踏實安心許多，剛好我的夥伴也身兼資深交付主管（Head of Delivery），經驗豐富，這一回我也從她身上學到了很多專案管理、期待管理的技巧，想說整理起來跟大家分享。

以下的小撇步，理想上能夠把時程預估這件事情從「盲猜」變成「合理推測」；把專案管理從「不斷催促」變成「有秩序的管理與保護團隊」。專案管理這件事情真心難，但至少希望可以給大家一些方向。

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▍時程預估小撇步 Estimation tips

以前在估計時程的時候，幾乎都是仰賴工程師對於程式的熟悉程度，但畢竟人不是全知的，code 也不一定是工程師一手從零開始寫的，因此仰賴直覺做預估是有風險的，如果不小心低估難易度和需要花的時間，或是中間有其他「意外」發生而被耽誤了，會被老闆和相關團隊覺得我們都沒有遵守承諾。

當然我們也可以預留緩衝期，但是問題是緩衝期要留多少才合理？留太多會讓人覺得太保守，留太少又會回到低估難度的迴圈。

以下幾個撇步可以幫助我們設定期待、有憑有據的做估算、合理的留出緩衝期，並對各路 stakeholders 有合理的交代：

1. 列出預估時所做的假設：

例如：假設團隊裡面每週都會有一人請一天的假、假設中間都沒有被其他緊急的需求打斷或 context switch，做預測一定會包含一些基本的假設，這些事情對於產品團隊來說是稀鬆平常，但是老闆們不一定會「意識到」日常生活中會有的那些「救火時刻」。

2. 強調未知與風險

還沒有開始執行之前，我們都不知道實際上會遇到什麼困難。若是專案包含了不熟悉的產品領域、內部的相依性（dependencies）、資源的缺乏（例如團隊需要補人或者有人請長假），這些都需要被強調。和第一點相同，

3. 做 Data-driven 的預估

使用過去團隊交付專案的實際資料來做推估，如果我們團隊沒有做過類似的功能，那就看其他團隊是否有類似的經驗，用他們的時程來做推估。這也表示平時在做 project management 的時候，我們就必須紀錄團隊的 velocity 和速度，並且誠實紀錄過程中發生了哪些意外。畢竟如果拿大家加班趕出來的速度預估下去，那麼團隊大概一輩子都得一直加班了。