Los 7 puntos que todos saben pero nadie aplica para lograr reuniones más cortas y efectivas
Vivimos en un mundo donde el tiempo es un bien escaso. Las reuniones laborales son algunas de las actividades que más tiempo nos roban. Su amenaza reside en el hecho de hacernos creer que estamos trabajando cuando en realidad no lo estamos. El único tipo de reunión que puedo perdonar de ésta acusación son las reuniones con clientes que de verdad están interesados en comprar nuestro producto.
A la gente le gusta reunirse por que básicamente estamos ahí sentados charlando, evitando hacer el trabajo que tenemos para hacer. Las reuniones son excusas para no trabajar.
Una reunión que dura una hora podemos considerarla una reunión corta. No es solo el tiempo de la reunión lo que perdemos, sino la interrupción de hacer lo que veníamos haciendo. Si sumamos además el tiempo de prepararnos para la reunión (15 minutos mínimo) y el tiempo post-reunión para bajar a tierra lo que tenemos que hacer, podemos decir que se nos fueron fácilmente dos horas del día. Eso es sin considerar que nos hayamos tenido que trasladar a otro edificio. Si ese es el caso, una reunión puede consumir una mañana entera sin darnos cuenta. Y seamos sinceros, son pocas las reuniones en donde de verdad se dejan acciones concretas para seguir.
Y aún no hemos sumado la impuntualidad de la gente, y el tiempo que se pierde en chistes, anécdotas de la vida e incluso divagando en temas “laborales” pero que no tienen nada que ver con el objetivo de la reunión.
Si eres gerente y estás obligando a diez de tus colaboradores a asistir a esas reuniones genéricas y sin sentido, estás perdiendo mucho, mucho dinero. Si cada uno de ellos gana U$D20/ hora por ejemplo, y dijimos una reunión promedio nos puede tomar entre 2 y 4 horas, la “gracia” de la reunión te está costando entre U$D200 y U$D 500. Si tus colaboradores son gerentes y ganan más, es posible cada reunión te esté costando entre U$D1000 y U$D 5000! Y eso es sin contar el “lucro cesante”, es decir, el trabajo que dejaron de hacer por estar ahí.
Estas son las claves para lograr reuniones cortas de menos de 30 minutos y efectivas
- Puntualidad
Si queremos terminar en hora, debemos comenzar la reunión en hora. Llegar tarde, además de ser una falta de consideración del tiempo de los demás nos deja en desventaja psicológica. Lo ideal es llegar al menos 5 minutos antes a la sala y tener tiempo para relajarnos, repasar lo que queremos de la reunión y esperar al resto de los asistentes que llegan apurados y a las corridas. Llegar temprano es jugar de locatario. - Hora de finalización
Un error común es asistir a reuniones sin hora de finalización concreta. La Ley de Parkinson dice : «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible.» Agendar otro compromiso que nos obligue a irnos de la reunión es lo mejor para evitar malas costumbres. Acláralo al momento de empezar la reunión: “Solo tengo 15 minutos para definir esto y luego me tengo que ir a otra reunión muy importante.” - Duración
Si una reunión toma más de 30 minutos, algo mal estamos haciendo. Ninguna reunión debería durar más de eso. - Objetivos
Tómate unos minutos para definir cuales son los objetivos que tienes para la reunion. ¿Que cosas quieres lograr, que quieres como output? Anótalos en tu cuaderno (siempre toma notas en las reuniones), táchalos cuando los hayas logrado, discúlpate y abandona la reunión. - Agenda
Jamás asistas a una reunión en donde no hay una agenda clara definida previamente. Solicita te envíen la agenda por correo antes. Si no te la envían, toma la iniciativa y envíala vos mismo al resto. En ese caso tomarás la reunión por las guampas, el resto de los jefes te verán como un “líder nato” y lo tendrán en cuenta para tu próximo ascenso. Evita asistir a reuniones con más de 3 personas, son una pérdida de tiempo. - Prioridades
Ninguna reunión debería tener más de 5 temas para tratar. Además del tiempo que llevaría es difícil definir acciones concretas si tenemos 20 temas para resolver. Cada punto genera 2 o 3 acciones para tomar luego. Si tenemos 20 puntos, generamos 60 acciones que tenemos que atender. Es obvio que no lo vamos a lograr. Si hay más de 5 temas, ordenalos en forma de prioridad y aplica la Ley de Pareto (regla del 80/20) que nos dice que apenas el 20% de los puntos son los que van a generar el 80% de los resultados. Ataca los primeros dos o tres temas importantes, el resto de los temas simplemente ignóralos y deja que se ocupen de sí mismos. No pierdas tiempo en detalles sin importancia. - Abandonar la reunión
Una vez transcurridos los 30 minutos de la reunión que habías aclarado tenías disponibles, abandóna la reunión. Si era una reunión por Skype o telefónica es tansencillo como cortar la comunicación y decir “Se cortó el internet”. Si es precencial, se supone ya habías aclarado te tendrías que ir. Si la reunión comenzó 15 minutos más tarde por negligencia del resto, no es tu problema. Respeta al resto pero también respétate a tí mismo. Los temas que queden sin resolver, puedes proponer tratarlos via correo electrónico o en otra reunión. Siempre deberías irte de una reunión con temas sin resolver o aclarar. Como las obras de arte, una reunión no se termina, se abandona. Si saliste de la reunión habiendo tratado todos los puntos, quiere decir que estuviste perdiendo el tiempo.
La reunión más efectiva es la que no es llevada a cabo. Una vez tienes la agenda de puntos a tratar, perfectamente puedes contestar el correo respondiendo los puntos que te involucran y ahorrar esas dos horas de vida. Solicita te envíen el resumen de la reunión al terminar con las acciones a tomar y evita asistir a reuniones lo más posible.
Eso es todo. Espero logres aplicar éstas claves y logres ser más productivo y tener más tiempo libre para las verdaderas cosas importantes de la vida (como jugar con el perro u oler una flor).
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