¿Quién más esta harto de recibir tantos mails?

4 pasos hacia la liberación

Cuando trabajaba para compañías grandes con mucha gente, era común recibir 50 a 100 correos al día. Gran parte de ellos habiendo sido copiado nadie sabe por que.

A veces me daba la impresión de que en vez de utilizar el tiempo para ser productivos trabajando en cosas que hacían nuestros proyectos avanzar, parecía como que todo el mundo utilizaba su tiempo y energía enviando e-mails. La mayor parte de las veces, el único objetivo era dejar documentado una especie de “yo les dije” o dejar rastros de quién era el culpable en caso que las cosas salieran mal.
Jamás olvidaré aquellas discusiones interminables buscando culpables de lo que había pasado con 50 personas en copia, todas escribiendose desde oficinas contiguas. Parecía que estaban más preocupados por mantener limpios los traseros a ensuciarse trabajando. Era algo cultural.

Lo que alguna vez fue una herramienta que nos dio grandes beneficios se ha ido degenerando en algo que nos resta productividad y a veces nos impide trabajar y avanzar. El e-mail se ha vuelto en nuestra contra y le hemos estado dando un mal uso a la herramienta.

Estas son algunas de las recomendaciones he aprendido al respecto para evitar que el e-mail consuma mi vida.

1. Eliminar aplicación de e-mail del celular
   Estar recibiendo correos electrónicos cada 5 minutos en nuestro celular es una gran pérdida de atención. Difícilmente podamos lograr concentrarnos en hacer algo si esto sucede.
   ¿De que sirve leer un correo cuando estamos en la calle si no lo vamos a poder contestar de manera idónea?
   Es preferible chequear el correo una vez estamos en la oficina o en un lugar donde podamos contestar de manera profesional y premeditada.
2. Chequear solamente una o dos veces al día
   Es muy difícil lograr concentrarse en algo si estamos chequeando nuestro correo cada 10 minutos. Por lo general tendemos a hacer esto como excusa para no hacer lo que tenemos que hacer. Plantéate eliminar las notificaciones de correo de tu computadora y chequear el correo entrante una o dos veces al día máximo en horarios preestablecidos.
   Por ejemplo, chequear e-mail de 12 a 12:30 p.m y de 5 a 5:30 pm. Es mucho más eficiente contestar todo de una sola vez que andar revisando tu casilla cada 10 minutos como un adicto.
   En mi caso he eliminado el programa de correo de mi computadora y solo lo chequeo vía web. Cada vez quiero revisar el correo, tengo que ir a la página de gmail por ejemplo, ingresar mi contraseña chequear y cerrar sesión. Te sorprenderías lo bien que se siente cuando apretas «cerrar sesión».
3. No chequear a primera hora de la mañana
   Todo el mundo recibe muchos correos. La mayoría de las veces, es gente pidiéndonos que hagamos cosas. Que hagamos cosas para ellos. Es gente poniéndonos en su agenda. Muchas veces urgencias, incendios o pequeñeces sin sentido definido. Un error común es revisar el correo a primera hora de la mañana. Esa es la forma de ponerte a hacer lo que otros quieren y perder de vista lo que tú tienes para hacer. Plantéate hacer lo que tienes para hacer vos mismo en tu agenda antes de ponerte a disposición de la agenda de otros.
4. Restringir la cantidad de correos que envías
   Dicen que por cada mail que enviamos recibimos 1,5 correos en respuesta aproximadamente.
   Si queremos disminuir la cantidad de e-mail que recibimos, un buen paso es limitar la cantidad de correos que envíamos.
   Por ejemplo, plantéate enviar solamente 10 correos al día. Promedio recibirás apenas 15 correos en respuesta.
   Esto te obligará a tener que escojer qué correos mandas. Es ponerse restricciones que nos obliguen a ser más efectivos. Como cuando tu tweet supera los 140 caracteres y tienes que usar toda tu creatividad para expresar el mismo mensaje en menos palabras.
   En vez de enviar 10 correos salpicados a la misma persona a lo largo del día, plantéate agrupar todos los temas y enviarlo de manera ordenada en un solo correo al final del día. Evita el “chateo” por mail.

Transmite estos tips a otros compañeros de trabajo, jefes o clientes. Seguramente estén sufriendo éste problema igual o más que vos. Te lo agradeceran cuando los ayudes.

Eso es todo.