Les 5 commandements du chef de projet Web organisé !

L’organisation est une qualité indispensable au chef de projet Web, parmi la palette de compétences nécessaires pour mener à bien ses missions.

Le rôle du chef de projet Web est multiple : compréhension des problématiques, formulation des besoins, management d’équipe, relation client, gestion des dispositifs techniques, créatifs et organisationnels. Le chef de projet Web est un véritable couteau suisse qui doit savoir planifier, anticiper et réagir en toute situation pour ne pas se laisser déborder.
Bien sûr, il est normal de se sentir dépassé lorsque, durant une période, tout vous tombe dessus. Mais garder la maîtrise grâce à de l’organisation permet souvent de surmonter des situations catastrophiques.

1 — Des comptes tu tiendras

Commençons par le commencement. Tout chef de projet ne peut s’organiser sans ses documents de suivi, planification et compte rendu, non ? Et pourtant, nombreux sont ceux ou celles qui pensent pouvoir s’en tirer grâce à une simple mémorisation des informations, un document texte ou un système de cartes.

Certes, noter ou mémoriser n’est pas inutile. Ce sont des actions complémentaires, mais cela ne vous aidera pas à gérer, adapter votre planning en fonction des événements qui surviendront durant la vie du projet (ajout d’une mission, perte d’une ressource, modifications diverses, etc.).

Vos compétences vous permettront de bien répartir la charge de travail et d’en mesurer les risques. Ensuite, votre organisation vous permettra de conserver la maîtrise des événements et d’avoir les preuves de ce qui a été décidé avec le client et l’équipe.

2 — Un planning tu créeras

Dans un premier temps, vous devez absolument utiliser un outil de planification (de type GANTT ou un autre si vous préférez). Il vous permettra de définir les grandes étapes et les tâches qu’elles contiennent, les ressources attitrées, et de lier les éléments en fonction de leur interdépendance. En ayant comme base vos ressources, leurs coûts, vos marges, les tâches, les jalons et les temps, vous mesurerez rapidement la rentabilité et l’efficacité de vos actions.

3 — Des points d’avancement et comptes rendus tu feras

Dans un deuxième temps, une fois le projet lancé, vous devez noter tous les échanges avec vos collaborateurs et clients.

Rien ne doit rester dans le vague, car chaque chose dite ou décidée devra être notée et approuvée sur le champ. Cela vous servira d’appui en cas de doute, d’oubli ou de changement d’avis d’un interlocuteur.
Pour vos comptes rendus, je vous conseille de les rédiger dans un document texte et de les ranger dans un dossier (partagé) progressivement. Ils retranscrivent les dires de chacun et les sujets abordés.
Pour vos points d’avancement, un modèle de type tableau est conseillé car facilement lisible. Ils doivent contenir :

• les décisions prises,
• les remarques et points d’attention,
• les décisions à prendre lors des prochaines étapes,
• et les dates clés pour chacun d’eux.

Ces documents doivent être rédigés et envoyés le jour même à tous les participants à une rencontre. L’un peut se substituer à l’autre en fonction des informations qui auront été échangées. A vous de juger le format qui correspond le mieux à la situation.

4 — Au cahier des charges et au contrat tu te reporteras

Un projet peut être long et complexe en fonction du nombre d’interlocuteurs, des livrables et des étapes qu’il contient. Le cahier des charges et le contrat sont les documents officiels les plus fiables.
S’y référer en cas de doute peut aider à se remettre sur les rails.

5 — Tu ne mentiras point

Malgré tous les efforts, les délais sont parfois difficiles ou impossibles à respecter. La communication entretenue avec vos interlocuteurs durant le projet doit rester honnête et ouverte.

Si vous rencontrez des obstacles, êtes en attente d’éléments externes, ou qu’un événement interne vient perturber le bon déroulement du projet, prévenez aussitôt vos clients et collaborateurs.

Ignorer une situation de ce genre ou laisser courir en espérant que ça ne se remarquera pas, peut nuire à vos relations.

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Originally published at www.1min30.com on July 7, 2016.