Seis pasos para organizar un evento empresarial

Los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa y tantas otras situaciones más.

Escrito Por Cristian Mantilla


Y ya sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados. Para quienes deseen organizar un evento de estas características, aquí os señalamos cómo organizar un evento empresarial en seis pasos.

Primer paso: Establecer objetivos. Se deben determinar los objetivos del evento. Es decir, las razones y motivos por las que se organiza el mismo. Puede ser para promocionar un nuevo producto, local comercial, para presentar cambios estructurales, motivar a los empleados, etc.

Segundo paso: Determinar el tipo de evento. Según los objetivos del evento empresarial, el mismo puede tomar distintas formas. Puede ser un evento del tipo promocional, como una exhibición o inauguración; un evento académico, como un seminario o conferencia; un evento del tipo gastronómico, como un almuerzo, cena o coctel; un evento deportivo, como la organización de un campeonato o actividades deportivas al aire libre; o bien un evento recreativo, como viajes o campamentos.

Tercer paso: Elaborar el plan de evento. Se aconseja que este plan se realice algunos meses previos a la fecha en la que se desea hacer el evento. De todas formas, este tiempo previo dependerá de la magnitud e importancia del evento corporativo. El plan debe incluir:

  • Fecha y hora del evento. Aquí se tendrá en cuenta la disponibilidad de los invitados, si hay otros eventos o festividades próximas, etc.
  • Lugar del evento. El lugar debe adecuarse al tipo de evento que se quiera hacer (deportivo, académico, gastronómico, etc.)
  • Presupuesto. Determinar el dinero total que se puede destinar a la organización del evento.
  • Cronograma de actividades previas al evento. Realizar un cronograma con las actividades de preparación del evento.
  • Cronograma de actividades durante el evento. Realizar un cronograma con las actividades que se deberán desarrollar en el mismo momento en que tenga lugar el evento.

Cuarto paso: Preparación del evento. Siguiendo el cronograma de actividades previas se debe dar inicio a todas las preparaciones del evento: reservar lugar, realizar invitaciones, contratar servicios de catering, etc.

Quinto paso: Desarrollo del evento. Uno o algunos días previos al evento se deben revisar los últimos detalles: revisar instalaciones, personas involucradas que deban realizar alguna función, etc. Y cuando haya llegado el momento del evento, se debe tener presente el cronograma de actividades durante el evento y dar inicio al mismo. Algunas de las actividades pueden ser: bienvenida a los invitados, coordinar las actividades, presentar personas, supervisar el curso del evento y demás actividades similares.

Sexto paso: Evaluación del evento. Concluido el evento empresarial hay que realizar la evaluación del mismo. Para esto se debe hacer un informe sobre los sucesos más importantes que tuvieron lugar en el mismo, y evaluar si los objetivos propuestos se cumplieron, si los invitados se sintieron a gusto, si las actividades se desenvolvieron de forma organizada, etc.

Siguiendo estos seis pasos podrán organizar un buen evento empresarial. Éxitos a todos.

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