もう全部Notionでええやん

Ancient-Scapes

8 min readJul 20, 2020

対象読者

Backlog / Confluence / Jiraに消耗した人たち
別に対立戦争を起こしたいという意図はありません
ツールや仕事の雰囲気が固すぎる、もうちょっとゆるくいきたいという人
Notionはいろいろと自由なのでなんでもできます
Backlogの処理済みと完了の違いってなんやねん！と思ったり、タスク管理ツールの煩雑なUIに疲弊した人

対象としない読者

Notionが何でどういうことができるのか詳しく知りたい人
ググれば解説しているサイトはやまほどあるのでそちらを参照したほうがよいでしょう
Notionの料金体系
変わる可能性があるのでこちらには載せません
今のTeam Planだと1人につき$8です。
Notion — The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.

概要

Notionを使うことでさまざまな課題を解決することができます。この記事ではNotionを運用する上でわかったことをお話ししたいと思います。

できること

簡単なタスク管理

マスタ的なタスクボード(チーム全体で見るやつ)をとりあえず作ります
それぞれのタスク担当者メンバでフィルタしたViewを作成します
もしくは、個人ページを作成しそこに/ created linked database(タスクボードを参照して操作できるコンポーネントのようなもの)して操作するという運用でも良いと思います

詳細なプロパティ設定

タスクにこういうステータスを持ちたいがツールで対応しておらずコメントに書いて運用みたいなのは結構あると思います
Notionだと、それが可能です
例えば、モック作成みたいなタスクを作成し、デザインURLみたいなプロパティを作っておいてfigmaのURLを添付するといった使い方が可能です
google driveも連携して埋め込みできるので、コーディング用タスクを作り、スプレッドシートで書いた設計書を埋め込むといった芸当も可能

技術の知見共有

個人ページ的なものを生やしてそこに技術メモを個人でまとめていくといった運用が推奨されます
自分が知らない技術を案件で使用する場合に、Notion内でgrepしたり人の技術メモを参照したりして学習コストを減らすといった効果が期待される
単純に自分のメモ場所にもなるので、知見をTwitterやSlackで垂れ流していたのをNotionに書くといった運用が推奨される
自分のメモが人に感謝されるという副次的効果も期待される
アウトプットするわけではないので他人にケチをつけられない(重要)

量が膨大になってもスケールする

Viewという機能があり、データのフィルタやソート条件を作って保存でき、それにサイドバーからアクセスすることができる
個人ページの登録者が200人を超え、量が多すぎるといった場合でも最終更新順にソートしたりここ1週間の新規登録のみ表示したり、フロントエンドエンジニアのみを表示したりできる

議事録を取る環境が全て揃っている

Custom Template機能があり、コピペ作業が必要ない
量が膨大になってもフィルタやソート可能
この議事録は後で見返したいって思ったらタグ付けしておけばあとでフィルタできる
議事録内にリンクさせたタスクボードを表示し、やるタスクが決まった時点ですぐタスク作成しアサインできる(元のタスクボードにも、もちろん反映される)
関係者のみ閲覧できるような設定も可能

課題

個人アカウントと会社アカウントの切り替え

個人アカウント専用ブラウザを用意しておく(普段遣いがchromeならfirefoxでログインしておく)
StationやBiscuit等のツールを使えば解決可能らしい
もしくは、Notionアプリを複数ウィンドウで立ち上げれば解決可能らしい

詳細な権限設定

なにかの間違いでワークスペースのページをprivateに持っていかれるとAdmin権限でもどうにもできないのでサポートに問い合わせるしかない
トップレベルのページはprivateにさせない権限設定があるため、重要なページはトップレベルに置いておくことを推奨

ガントチャートなどの製図機能がない

Calendarはあるので、簡単なスケジューリングならできる
製図されたものへのリンクをNotionに置いておくのがよさげ

API連携がない

実装中とのこと。

社内にNotionアンバサダー、Notionエンジニアが必要

積極的に整備しないと死ぬツールです。
OSSコミッターのように誰かが死ぬ気で整備するエネルギーがないとダメです。

公式のドキュメンテーションが英語なので、エンジニア以外には少し分かりづらい

Notion内にヘルプやTIPSみたいなページを作りドキュメンテーションを残すことが推奨されます。

Slackのようなユーザグループがない

create groupという機能があるものの、コメントするときに通知を飛ばしたいといったときには少し不便。
関係あるユーザをプロパティに指定しておいて、そこにコメントする運用にすればまあ…

導入するにあたって

いきなりすべてのドキュメンテーションやタスク管理をNotionに移行するというのは重すぎるので、まずはチームでのタスク共有や議事録とりから始めたほうがよいでしょう
いちど1000ブロックまでの制限つきプランで7人チームの運用をしてみましたが、ギリギリいくかいかないかでした
議事録をとりまくるとすぐ制限行くかも…
タスク管理のみに絞ればこの限りではないです。ただ、Completedしたタスクをカテゴリーごと消してもう一度カテゴリーを作るみたいな作業が必要になるので(Notionには各カテゴリのものを一括削除する機能がない)そこまで来たらプラン変更を検討したほうがいいです。
↑の情報は2020/04ぐらいの時点の情報なので、今は変わっているかも

ツールの使い分け

Slack / Zoom / Discord

Notionはドキュメンテーションには便利なツールであるものの、同期的な会話をするにはチャットツールであるSlackのチャンネルで話したり、Slack call / zoom / Discordで音声通話したほうがいいと思います。

GitHub

コード関係のタスク管理をするにはGitHubに軍配が上がると思われます。

なぜなら、Github ProjectsはIssueに紐付いた課題のステータスの自動変更が可能であるためです。

Notionでのタスク管理はコードに関係しないものや、詳細にステータス管理したいもの、プロジェクト全般のタスク管理他、社内でやらなきゃいけない雑務に絞ったほうがよいでしょう。

ほかタスク管理系ツール

現状では製図できたり他ツールとの連携がとてつもなく強くない限り、Notionが推奨されます。

まあ正直Notionでタスク管理しているものをAPI連携して適宜csv吐いて製図できたらもう代替可能なんですけどね、初見さん

社内で運用しているNotionについてはTwitterで話していました

https://twitter.com/_Ancient_Scapes/status/1284363964160176129?s=20

まとめ

Notionはいろいろ便利なので入れておくと捗る。お金を気にしない会社なら導入してみるといい。
個人利用ならタダなのでそこからはじめてもよいでしょう
情報の限定公開や詳細な権限設定など、外部への情報の露出を考えずに社内のみで運用するなら他ツールの代替が可能
メモを取るのに超絶便利。markdownに慣れていればおすすめ。
ツールの取捨選択が重要。Notionで出来ることは多いが、各ツールで出来ることとNotionで出来ないことを照らし合わせて使い分けをしよう。
その取捨選択のためのリストもNotionで作れるやん