Se construire son environnement numérique de travail

Support de formation en vue de la journée du 24 novembre 2016, à l’Atelier Canopé du Val-de-Marne.

Le numérique comme environnement de travail

Avec le développement du numérique les environnements de travail évoluent. Aujourd’hui les terminaux mobiles (ordinateurs portables, smartphones, tablettes) équipés d’applications et de logiciels choisis suffisent à accomplir chacun des gestes professionnels : le bureau de l’enseignant, du personnel de direction, du cadre se réduit (il tient sur les genoux ou dans la poche) mais son contenu s’enrichit.

Ce document tente de définir quelques concepts, de présenter des outils et des modalités de mise en oeuvre pour préparer le stage du jeudi 24 novembre 2016. L’objectif de cette journée étant que chacun des stagiaires puisse mettre en place son environnement numérique de travail personnalisé avec le soutien du formateur.
Il est en effet important que chacun puisse travailler avec ses outils numériques - personnels et / ou professionnel - quel que soit le lieu et la qualité de la connexion, qu’il puisse travailler seul ou de manière collaborative - de partager efficacement ses informations, d’organiser une veille automatisée pour se tenir informé, d’utiliser des outils de bureautique, de manière partagée, en mode synchrone ou asynchrone…

Des avantages de l’info-nuagique

Travailler sans contrainte de lieu, de temps, de matériel

Les développements de l’informatique vers le numérique reposent en partie sur l’externalisation des mémoires électroniques. C’est ce que l’on désigne par le terme de “cloud compunting” ou d’ “info-nuagique”. Le fait de stocker ses informations sur des ordinateurs distants permet de travailler depuis plusieurs terminaux mobiles (smartphones, tablettes, ordinateurs portables) sur des données identiques. De cette manière, une même personne peut éditer un document depuis son poste de bureau, continuer son travail en déplacement sur un smartphone et finaliser son document sur une autre machine en établissement ou à son domicile sur sa tablette.

Les applications informatiques portées dans le nuage permettent d’effectuer des tâches très variées :

Travailler et produire des documents avec les suites bureautiques de : Microsoft ou de Google, pour les plus connues.

Stocker des fichiers, des documents, effectuer des sauvegardes avec : Dropbox, Google drive, ou Hubic.

Créer des contenus enrichis et interactifs comme des : présentations professionnelles avec Prezi ou Slides, des cartes mentales avec Mindomo ou Mindmeister, des infographies avec Piktochart ou Easel.ly…

Organiser le travail en d’équipe en utilisant les sondages avec Google Form ou Doodle.

Planifier ses tâches en utilisant les calendriers numériques.

Partager des informations en utilisant les applications de gestion de projet comme Slack ou Trello

Ses services sont parfois, souvent, construits sur des modèles économiques opaques exploitant les données personnelles des usagers. Pour plus de transparence il est possible de recourir à des services issus du monde du logiciel libre : une plateforme comme Framasoft propose ainsi des services libres et des outils qui offrent les mêmes fonctionnalités que les solutions développées par les grands acteurs du numérique.

Travailler à plusieurs sur le modèle de collaboration ou de la coopération avec le cloud

Le web applicatif, ces sites internet qui proposent des services jusqu’alors rendus par des logiciels installés sur les ordinateurs, s’utilise à partir de n’importe quel terminal connecté au réseau et parfois même à plusieurs. Ils permettent le travail collaboratif en mode synchrone ou asynchrone, de manière distante ou en proximité. Voici quelques principes à mettre en oeuvre.

Organiser une veille automatisée d’information

Aujourd’hui Internet propose toujours plus de services (médias sociaux, outils de création et de d’édition de contenus… ) qui contribuent à augmenter la masse d’informations disponibles en ligne de manière exponentielle. Organiser et automatiser sa recherche d’information en mettant en place une démarche de veille informationnelle professionnelle qui tienne compte des différents territoires du web est une compétence indispensable à mettre en oeuvre. Voici quelques clés.

Comment choisir ses outils ?

Choisir ses outils est une étape délicate. Mettre en place son écosystème est de travail numérique est une étape itérative qui confronte des besoins, des contraintes, des habitudes, des expériences utilisateurs aux outils. Le choix de l’outil de ne peut-être premier. Aussi est-il est important de veiller à ces 10 grands principes:

  • déterminer clairement ses objectifs professionnels.
  • d’identifier les principales tâches à effectuer
  • d’envisager avec qui il est nécessaire de partager ses données et quelles possibilité d’action sont offertes aux collaborateurs
  • estimer le véritable degré de confidentialité des informations
  • connaître les positions hiérarchiques en terme d’utilisation des services en ligne.
  • évaluer les types de terminaux sur lesquels on souhaite travailler
  • s’interroger sur la notion de hors-ligne
  • prendre en compte les questions de compatibilité
  • doit-on faire travailler plusieurs applications entre-elles
  • apprendre à sécuriser et à gérer ses comptes

Construisons ensemble

Pour déterminer les contours de notre environnement numérique de travail, nous formaliserons le travail réflexif collectif sous forme d’une carte mentale.

Mise à l’épreuve des solutions retenues

Construire son environnement numérique de travail est une démarche itérative, nous l’avons signalé. L’étape de de la confrontation des outils aux besoins et impondérables de la fonction exercée est nécessaire. L’expérience utilisateur est-elle aussi déterminante. C’est souvent ce moment qui clé qui vaut validation. Mais ces choix ne peuvent-être considérés comme définitif : les services évoluent, parfois disparaissent quand d’autres entrent dans le paysage.

Dressons ensemble un tableaux des applications et services incontournables mis à l’épreuve.

A l’issue de cette formation vous pouvez posez questions à l’adresse suivante : franck.bodin@reseau-canope.fr
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