Contro la #burocraziadifensiva meno norme, più meritocrazia, cura delle persone, empowerment dell’amministrazione.

La ricerca

Ieri noi di FORUM PA abbiamo presentato alla stampa una ricerca originale su quel fenomeno che noi chiamiamo #burocrazia difensiva. E’ quell’atteggiamento, comunissimo tra i dipendenti pubblici (soprattutto dirigenti, ma non solo), per cui è solo non facendo che si evitano rischi. È burocrazia difensiva pretendere un doppio canale digitale, ma anche cartaceo per i documenti, perché “non si sa mai”. È burocrazia difensiva chiedere cento pareri prima di prendere una decisione e poi comunque rimandarla al proprio superiore diretto o alla politica e non far nulla se non si ricevono esplicite direttive. È burocrazia difensiva non interfacciare le basi di dati, ma chiedere ai cittadini informazioni che l’amministrazione ha già. È burocrazia difensiva allungare i tempi dell’entrata in vigore di una riforma perché è meglio non essere i primi. È burocrazia difensiva non rischiare, non scegliere, non usare gli strumenti, pur esistenti, della discrezionalità, lasciar fare agli automatismi, cercare neutrali algoritmi, non valutare per non essere valutati

I risultati

La causa principale del rallentamento dell’azione amministrativa, così dice il 67,2% del campione (1700 persone, per l’80% dipendenti pubblici), è l’eccessiva produzione di norme che si sovrappongono e generano confusione e disorientamento, tanto che per chi lavora nella PA è difficile comprendere il senso strategico del proprio lavoro (45,3%).

Questa criticità ha due facce. La prima è di tipo personale: i lavoratori si sentono demotivati. La seconda è di tipo organizzativo: alcuni processi sono diventati più complessi e lenti, come le procedure di acquisto, le misure anticorruzione, la formalizzazione di incarichi e contratti.

L’elemento positivo è un uso maggiore delle tecnologie per accelerare i processi/servizi (solo 21 su 100 rispondono di usare “raramente” o “mai” le tecnologie per accelerare i processi); tuttavia persiste la resistenza di alcuni colleghi (anche di altre amministrazioni) a utilizzare i documenti digitali (accade “spesso” per il 49,3% del campione e “sempre” per l’11,6%). Gli stessi cittadini sfruttano poco le interfacce web con la PA e preferiscono recarsi allo sportello (63%).

I dipendenti pubblici hanno però le idee chiare su come uscire da questo stallo: scelta di dirigenti capaci basata sul merito e non sulla politica (lo dice il 50,7% del campione), meno norme (43,5%), più digitalizzazione (41,9%). La PA cento per cento paperless è forse un sogno (non accadrà nemmeno nel 2030, secondo il 45,3% dei rispondenti); però l’81,8% pensa che nel 2030 finalmente non dovrà ridare alle amministrazioni pubbliche i propri dati mille volte e il 77% è convinto che potrà gestire tutte le comunicazioni con le PA da un unico punto di accesso.

La ricerca e la riforma

I Molti commentatori oggi scrivono che la ricerca è una prova del fallimento della “Riforma Madia”. Io credo che i risultati (contra facta non valet argumentum) non siano né pro né contro la riforma Madia, che per altro non era né nominata né oggetto dell’indagine. Dimostrano solo che le norme non cambiano i comportamenti, specie quando sono troppe. Ben vengano quindi le riforme se abilitano l’innovazione, ma ora è tempo di manuali, di cassette degli attrezzi, di “cura” e attenzione per le persone, di stimoli all’autonoma responsabilità, di investimenti in risorse umane (più giovani, più nuove professionalità), tecnologiche (la trasformazione digitale non si fa con i fichi secchi) e finanziarie (l’innovazione a “invarianza finanziaria” è una bufala).

Le riforme sono chiavi che aprono porte, ma poi dobbiamo entrare nelle stanze e arredarle e questo non possono farlo le norme, anche se senza chiavi le porte restano chiuse. Lo può fare un buon uso del PON Governance, un buon uso della programmazione europea sull’Agenda Digitale; un ripristino della soglia minima (già fissata nel 2001 e sciaguratamente cancellata dai tagli lineari di Tremonti insieme agli investimenti in comunicazione e consulenza diventati tutti “spreco”) dell’1% della massa salariale per una buona formazione. Può farlo un serio accompagnamento alla partecipazione dei lavoratori al miglioramento dei servizi.

Da dove ripartire

Ci sono segni di grande speranza nella ricerca e sono verso la trasparenza e verso l’innovazione digitale. Dobbiamo partire da lì, ma anche in questo caso basta norme. E’ roba che è stata normata già troppe volte! Ora serve di accompagnare l’innovazione, se no anche il FOIA, o il nuovo CAD, o il codice degli appalti, diventano adempimenti come la 626 e l’anticorruzione, e si distaccheranno dal loro essere strumenti e diventeranno essi stessi fini.

Come si fa? Il mio primo suggerimento (non richiesto) alla Ministra Madia e alla politica è di stare meno a Palazzo Vidoni o a Palazzo Chigi e di girare di più nelle amministrazioni ad ascoltare, a sostenere gli innovatori, ad imparare da chi l’ha già fatto bene (e sta nei territori, non a Roma). Lo sguardo palazzochigicentrico è fortemente distorsivo.

Le quattro E

Per far questo, proprio nel momento in cui la fiducia dei cittadini nei confronti di amministrazioni e istituzioni è ai suoi minimi storici, è importante sperimentare e sostenere nuove forme di collaborazione, nuovi modelli di amministrazione che vedono protagonisti i territori e che noi proponiamo si fondino sulle “quattro E” che sono diventate strumento operativo per sostenere il cambiamento: Endorsement, nel senso di costruire e rafforzare la volontà politica, sollecitando la classe politica e amministrativa di vertice a svolgere un ruolo attivo nel supporto dei processi di innovazione, a fare propri approcci nuovi nel rapporto tra governanti e cittadini, a sostenere i fenomeni emergenti collegandoli alla propria agenda politica. Engagement, per promuovere la cultura della partecipazione e il coinvolgimento reale dei cittadini e degli attori (interessati e destinatari) nei processi di innovazione. Aprire al dibattito pubblico, alla consultazione collettiva, alla condivisione di strategie e azioni per rispondere in maniera efficace ai bisogni e alle esigenze del territorio. Empowerment, per fornire agli operatori della PA momenti di formazione interna e occasioni di presa di coscienza della propria mission specifica. Sviluppare competenze e strumenti per fare innovazione. Creare le condizioni (capacity building) affinché si diffondano all’interno delle Amministrazioni la cultura dell’innovazione e le pratiche collegate . Enforcement, così da adottare misure specifiche e puntuali per dare effettiva attuazione agli approcci innovativi. Meno norme, più manuali, più reti, più confronto e valutazione reale.

Uno strumento operativo a supporto del necessario cambio di paradigma per passare dall’idea di uno Stato provvidente che autorizza (lo Stato regolatore), produce (lo Stato produttore), assiste (il Welfare State) ad uno Stato partner che si muove in un concetto di rete, che detiene la funzione di stimolo dell’intelligenza collettiva, che sostiene, dove necessario guida e abilita, la società verso la transizione ad un modello collaborativo. In questa amministrazione non ci sarà più posto per la #burocraziadifensiva.

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