Caso di studio: come Itinera Progetti ha migliorato le proprie performance e introdotto l’analisi finanziaria e operativa grazie a Openbravo

La cooperativa Itinera è una società livornese leader nel settore del turismo e dell’organizzazione di eventi. L’Azienda inizia ad operare nel 1996 con attività di promozione, gestione, organizzazione, supporto e produzione di turismo culturale.

Itinera in azione

Nata inizialmente come idea per un concorso pubblico, adesso è un’organizzazione che coordina fino a 100 dipendenti tra le varie locations tra Livorno e la Toscana.

— Sfide che portano opportunità —

La crescita porta anche i suoi problemi. Immaginate come possa essere complesso coordinare in tempo reale tutti i dipendenti distribuiti in diversi luoghi. La cooperativa Itinera era alla ricerca di un modo per gestire il suo staff tra le varie biblioteche, archivi, musei, esibizioni, conferenze, eventi e gite organizzate.

Con la continua acquisizione di nuove commesse e nuove zone dove operare era necessario progettare una soluzione che permettesse di abbinare i requisiti di ogni progetto con le caratteristiche di ogni operatore del proprio staff tra cui: l’area di competenza, l’esperienza, le lingua parlate, i turni disponibili, le limitazioni di contratto e un eventuale handicap.

Immaginando la quantità dei documenti cartacei indispensabili quotidianamente per un’attività come quella di Itinera diventa fondamentale velocizzare il sistema di calcolo per la retribuzione delle buste paga dei dipendenti e la fatturazione per i clienti abbandonando metodi arcaici quali Excel e Word.

Registrare manualemente l’orario di entrata e di uscita dei dipendenti e’ ancora un sistema comune in tutto il mondo.

L’Azienda ha inoltre accumulato una vasta quantità di dati, essendo ormai operativa da qualche anno. Per gestire al meglio la loro crescita, questi dati devono essere interpretati in modo da elaborare rapporti, previsioni e analisi sull’andamento. Il nuovo sistema deve quindi anche confrontare i loro incassi con i relativi budget.

Mentre molte aziende italiane scelgono ancora di rimanere con i loro sistemi, vecchi e obsoleti, la cooperativa Itinera è riuscita ad adottare una soluzione innovativa con l’aiuto di Extra, un integratore di sistemi con una particolare capacità ed esperienza nella progettazione e implementazione di sistemi gestionali ERP.

— Soluzione —

Dopo aver analizzato accuratamente la gestione interna e le aspettative di Itinera, Extra ha deciso di personalizzare il software Operavo ERP come soluzione per migliorare l’efficienza aziendale e aumentare la loro capacità analitica. Ha fornito le funzionalità necessarie accertandosi che la soluzione fosse fattibile e nello stesso tempo abbastanza conveniente per una cooperativa emergente. Dopo tutto, spendere 100.000 Euro per una soluzione ERP non è alla portata di tutti.

Con questo progetto, i tecnici di Extra hanno creato una soluzione basata su un database centrale capace di archiviare tutte le informazioni del personale insieme a tutte le locations operative dei progetti e le specifiche richieste di Itinera.

Assegnare mansioni ai dipendenti con solo un click

Con pochi click attraverso i filtri, Itinera riesce adesso a trovare nel proprio archivio la risorsa umana ideale per una specifica mansione. Giusto per dare un esempio, in caso di organizzazione di un evento pubblico, Itinera è in grado di trovare facilmente nel proprio archivio una risorsa umana capace di parlare Italiano, Inglese e Tedesco per mansioni di sicurezza con disponibilità lavorativa per le specifiche ore e il determinato giorno.

L’interfaccia utente è stata impostata in maniera intuitiva per rendere più facile la navigazione attraverso i vari dati saltando da un compito all’altro.

Extra ha inoltre integrato Openbravo con il software NFC More, una piattaforma che permette di tracciare l’entrata e l’uscita dei dipendenti in sede attraverso appositi sensori contactless e anche fuori sede con il login e logout sullo smartphone. Le ore vengono automaticamente salvate nel database e la creazione di buste paghe e fatturazione avviene in maniera automatica.

L’Integrazione con NFC More permette ai dipendenti di registrare l’orario di entrata e di uscita con uno smartphone.

Anche il controllo finanziario avviene semplicemente grazie alla possibilità di confrontare i budget con le effettive spese in modo da verificare se le aspettative sono state raggiunte e cosa migliorare.

Tutti i dati che vengono archiviati e organizzati nel database possono fornire informazioni utili al management aziendale anche in ottica strategica.

Con questa nuova soluzione, la cooperativa Itinera è in grado di gestire facilmente tutte attività e non è più rallentata dall’uso di strumenti arretrati e procedure poco efficienti.

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