How to: respondenten werven voor een kwalitatief gebruikersonderzoek

Deel 3— contact opnemen met de respondent

Het werven van respondenten valt vaak tegen door alles wat erbij komt kijken. Om je daar goed op voor te bereiden en te voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan, vooral bij de eerste keer, presenteren we een viertal artikelen met praktische tips.

In dit derde artikel uit de reeks van vier bespreken we het benaderen van de respondenten. Wat doe je met de gegevens die je hebt verkregen uit het aanmeldformulier en hoe zorg je voor de juiste bevestiging? Je leest het in de reeks ‘respondenten werven voor een kwalitatief gebruikersonderzoek.’ Hierbij deel 3 van 4: contact opnemen met de aanmelder.

Lees ook deel 2 als je deze gemist hebt.

1. De input uit het aanmeldformulier

Als je gebruikt maakt van Google Forms en deze hebt gekoppeld aan een Google Spreadsheet, dan worden de volgende gegevens opgeslagen in de spreadsheet.

• Naam
• Voorkeursdag (indien van toepassing)
• Voorkeurstijdstip
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Maak je gebruik van een andere oplossing? Dan zul je deze gegevens zelf moeten overnemen in een spreadsheet.

Nadat de aanmeldingen zijn ingediend, moeten deze op een specifieke tijd worden ingepland. Om de status van een aanmelding te weten, is het raadzaam de volgende velden toe te voegen aan de spreadsheet:

Bel- of mailstatus:

• Moet nog worden gebeld
• Neemt niet op (poging 1)
• Neemt niet op (poging 2)
• Gebeld en ingepland
• Gemaild, nog niet ingepland
• Gemaild en ingepland
• Gemaild, geen reactie ontvangen

Ingepland op:

• <de definitieve (datum en) tijd>

Optionele velden:

• Nog vrije momenten
• Opmerking(en)

Bekijk een voorbeeld van input uit het aanmeldformulier in een spreadsheet met toegevoegde velden

2. De aanmelder bellen

Stem een aanmelding altijd af door te bellen met de aanmelder. Bellen is namelijk sneller, vooral als het gaat om het afstemmen van zaken. Daarbij is dit persoonlijker dan een e-mail en voelen mensen zich sneller verbonden.

Doe zelf een voorstel voor een specifieke tijd wanneer je een aanmelder belt. Kan diegene niet op dat tijdstip? Biedt dan een alternatief of bedank diegene (bijvoorbeeld als alle momenten verder al bezet zijn).

Doe maximaal twee pogingen om de aanmelder te bellen. Als je de aanmelder bij de 1e poging niet aan de lijn krijgt, doe je op een later tijdstip een 2e poging. Krijg je de persoon bij de 2e poging ook niet aan de lijn, stuur dan een e-mail.

Tips en aanbevelingen:

• Bellen is altijd sneller. Vooral als het gaat om het afstemmen van zaken. Probeer daarom altijd eerst te bellen, alvorens een e-mail te sturen.
• Wanneer je bij de 1e belpoging geen gehoor krijgt, is het raadzaam om een dagdeel of dag later de 2e poging te doen.
• Het kan zijn dat iemand niet opneemt omdat hij/zij het nummer niet herkent (als je niet al anoniem belt). Dat kan o.a. zorgen voor wantrouwen of je krijgt een lagere mate van belangrijkheid. Stuur daarom, indien je naar een mobiel nummer hebt gebeld, na de 1e poging een SMS met daarin
  1. De juiste aanhef, zodat diegene zeker weet dat het bericht voor hem/haar is bestemd
  2. Dat je hebt geprobeerd te bellen, maar diegene niet te pakken kreeg
  3. De aanleiding en reden waarvoor je hebt gebeld
  4. Dat je diegene later op de dag of de volgende dag zal terugbellen
  5. Dat diegene ook zelf mag terugbellen op een geschikt moment (wel telefoonnummer toevoegen)
  6. Afsluiting met vermelding van voornaam, achternaam en bedrijfsnaam.
• Wanneer je ook na de 2e belpoging geen gehoor krijgt, is het raadzaam om een e-mail te sturen. In deze e-mail vraag je of diegene nog wil deelnemen en, zo ja, dit voor een specifieke datum en/of tijd wil laten weten.

Bekijk een voorbeeld van een belscript of van een voorbeeldmail bij geen gehoor.

3. Een bevestigingsmail

Wanneer het afstemmen van een (datum en) tijdstip voor het onderzoek is gelukt met een aanmelder, stuur je hem/haar een bevestigingsmail. Vanaf dit moment is hij/zij een respondent.

Informatie die praktisch is om te delen met de respondenten, is als volgt:

• Onderzoeksdatum en tijdstip aanwezigheid: de datum waarop het onderzoek gaat plaatsvinden en het tijdstip waarop de respondent wordt verwacht.
• Optioneel: door wie het onderzoek zal worden uitgevoerd. Wordt het onderzoek uitgevoerd door een extern bedrijf? Geef dan aan welk bedrijf dit is zodat de respondent niet voor verrassingen komt te staan.
• Het adres van de onderzoekslocatie. Vermeld zaken zoals straatnaam + huisnummer, postcode + plaats, of het een bedrijfspand betreft, of men zich moet melden en met wie de afspraak is of naar wie gevraagd kan worden.
• Routebeschrijving. Denk daarbij aan parkeergelegenheid en of deze plek instructies nodig heeft. Indien men in een parkeergarage dient te parkeren, geef dan aan hoelang het ongeveer lopen is naar de locatie
• Hoe is de locatie te bereiken is via het openbaar vervoer. Welke halte(s) zitten dicht in de buurt?
• Duur van het onderzoek: hoe lang de respondent maximaal bezig is met de sessie.
• Contactgegevens: het telefoonnummer waarmee contact kan worden opgenomen als er iets is, bijvoorbeeld een afzegging of een verhindering.

Bekijk een voorbeeld van een bevestigingsmail.

Tip:
Vraag respondenten altijd een x-aantal minuten van te voren aanwezig te zijn om de kans op uitloop te verkleinen.

In dit derde artikel uit de reeks ‘respondenten werven voor een kwalitatief gebruikersonderzoek’ heb je kunnen lezen hoe je de input uit het aanmeldformulier kan verwerken en hoe je de aanmelder van een bevestiging kunt voorzien.

In het vierde en laatste artikel uit de reeks zullen we gaan kijken naar de laatste herinnering, de definitieve dagplanning en wat moet gebeuren na het onderzoek.

Direct alle stappen voor het werven van respondenten voor een kwalitatief gebruikersonderzoek bekijken? Bekijk of download de whitepaper van Concept7.

Meteen weten wanneer deel 4 wordt gepubliceerd? Volg dan onze LinkedInpagina.