7 maneiras de gerenciar o seu tempo

Todo mundo que tem uma rotina agitada deve ter pensado que o dia precisaria ter mais de 24 horas pra poder dar tempo de fazer tudo. Porém, muitas vezes o problema não é a quantidade de horas que tem disponível em um dia, mas sim como a usamos. Gerenciando mal o nosso tempo, trabalhamos mal, em maior quantidade, com maior estresse e com menos produtividade.

Quando estamos imersos em um ambiente carente de organização e que não possui nenhum tipo de planejamento, há uma chance enorme de que a falta de motivação, ânimo se instaurem nas pessoas e, ao se tornar escravos das circunstâncias, tudo se torna uma urgência.

Entretanto, a solução para tal dificuldade não é tão complicada, basta ter planejamento. Sendo assim, confira sete dicas para administrar melhor o seu tempo e ter uma rotina mais funcional, seja no âmbito pessoal ou profissional.

Deixar para última hora nunca é a melhor opção e, organizar apenas o dia de hoje, acaba trazendo problemas para sua rotina. O ideal, no mínimo, é você olhar três dias pra frente.

Na hora de planejar é necessário uma avaliação da duração de cada atividade, desde o tempo gasto entre uma reunião, até deixar alguns espaços vagos na agenda para eventuais emergências. A partir do momento em que você começa a pensar com antecedência o tempo sempre será um aliado, agora, se deixar pra última hora é muito provável que vá conviver com frustrações diárias.

Tem gente que se gaba por possuir uma memória ímpar e por conseguir manter em mente tudo o que tem pra fazer e o que precisa ser feito. Ok, pessoas fora da curva existem, mas se você não é uma dessas pessoas a melhor opção é sempre anotar, pois ao fazer e visualizar tudo em uma folha de papel, fica mais fácil de identificar o que precisa ser realizado e facilita muito na hora de gerenciar o seu tempo. Outro detalhe é que já existem diversas ferramentas que auxiliam pra gerenciamento de atividades, desde o Evernote que você pode usar para anotações gerais, como o Sunrise que é um calendário com um design bonito e conecta a diversos serviços de email diferentes, podendo facilmente gerenciar sua agenda profissional e pessoal.

3 — AVALIE SUA AGENDA DIARIAMENTE
Planejar é importante, mas tem que fazer um acompanhamento das atividades, por isso, checar os seus compromissos na agenda ajuda a priorizar as atividades do seu dia a dia e, principalmente, checar se existem horas disponíveis para efetuar as suas atividades que precisam ser cumpridas.

4 — FUJA DA URGÊNCIA
Tudo é questão de priorizar as suas tarefas, sempre que sobrar um tempo tente adiantar algumas pra evitar que o prazo fique curto. Faça no melhor estilo prova de escola, em que você começava pelas matérias que dominava pra depois entrar nas questões com maior dificuldade. No trabalho não é diferente o fato de priorizar atividades, comece sempre pelas atividades mais rápidas e reserve um tempo para eventuais pendências. Feito isso, basta focar nas tarefas importantes.

5 — CLASSIFIQUE AS TAREFAS
Tem um autor, Christian Barbosa, que escreveu um livro a respeito da Tríade do Tempo. Isto nada mais é do que efetuar uma classificação das suas atividades entre Importante, Urgente e Circunstancial. As urgentes são aquelas que o prazo está curto ou já acabou; Imptortantes são aquelas que trazem algum resultado e possuem um tempo pra serem realizadas; já as circunstanciais são as que não possuem muito valor e que, de certa forma, faz com que gaste apenas tempo. Por isso é importante focar em categorizar todas as suas atividades, assim, fica fácil de identificar o que lhe toma mais tempo e criar prioridades durante o seu dia. Aos poucos, também, é necessário que essas atividades circunstanciais sejam cada vez mais excluídas da sua rotina.

6 — PREPARE-SE PARA OS IMPREVISTOS
Imprevistos quase que fazem parte da rotina de muita gente, por isso, é deveras importante manter alguns espaços reservados para essas eventuais urgências. Ao fazer o planejamento de sua agenda e tarefas, não lote ela de compromissos intermináveis e reuniões encavaladas, pois isso pode trazer um efeito nocivo a sua rotina.

7 — DIGA NÃO

Foco é dizer não. — Steve Jobs

Steve Jobs era conhecido por ter uma capacidade ímpar de foco, Jony Ive que é o designer por trás dos produtos das Apple, disse certa vez que Jobs tentava ajuda-lo a aumentar o seu foco e perguntava sempre a ele: Quantas vezes você já disse não hoje?

Segundo ele, quando mais “não” é melhor. Essa disciplina de dar as costas a diversas oportunidades e tarefas é algo que traz, muitas vezes, um desconforto, mas é algo extremamente efetivo. Ele dizia que é mais que uma prática ou hábito, mas sim uma habilidade.

Estas são apenas algumas práticas que podem te auxiliar a gerenciar melhor o seu dia e as suas atividades, porém, encontrar a maneira ideal para o seu dia a dia vai depender somente de uma pessoa: você.

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