Screenshot: Chart by Stephan Schillerwein, Schillerwein net consulting

Auf dem Weg zum Digital Workplace?

Warum Social Intranet ein Management-Thema ist

Das Thema “Intranet” ist für erschreckend viele Onliner immer noch ein Langweiler. Schlimmer noch: es ist bei den allermeisten eine IT-Plattform. Dabei sollte es ein Management-Tool sein, denn das moderne Intranet kann nicht weniger als das Zentrum des Digital Workplace werden.

Ich hatte diese Woche das Vergnügen, die Intranet-Strategietage der Kongress Media Akademie in Frankfurt zu besuchen und dort drei Tage in Folge wesentlich mehr zu lernen, als nur über Intranet.

Den Anfang machte Martin Heers mit einem Workshop zu Architekturmodellen für interaktive Intranets. Er führte als Einleitung an, warum das Social Web inzwischen die Nutzererwartung prägt — auch am Arbeitsplatz. Dazu kommen veränderte Ansprüche der Generation Y und Z sowie technologische Entwicklungen, die inzwischen den „Digital Workplace“ bestimmen. Ein modernes Intranet sollte Mittelpunkt dieses Workplace sein und möglichst als Portal zu allen für den Mitarbeiter relevanten Unternehmensinformationen dienen. Die Arbeitsweisen von Menschen und ihre Anforderungen an unterstützende digtale Werkzeuge haben sich verändert, dies zeigt sehr übersichtlich diese Infografik der Top Intranet-Trends 2014. Eine Intranet-Neu-Konzeption kann daher nicht wie früher laufen, ein Relaunch nach Schema F reicht nicht.

Screenshot: Chart by Martin Heers, Hirschtec

Eine interessante Prognose dazu hat Heers Kollege Lutz Hirsch schon vor einem halben Jahr verbloggt, inzwischen weiß man, dass 80 Prozent (!) so genannter Enterprise-2.0-Projekte scheitern:

“Eine 1:1 — Übertragung der Paradigmen von Social Media auf innerbetriebliche Abläufe wird in der Regel nicht erfolgreich sein. Ein Schwerpunkt eines Social Intranet ist neben der transparenteren internen Unternehmenskommunikation, die Förderung der ‚relevanteren’ und effizienteren Kommunikation rund um geschäfts- und prozessrelevante Informationsobjekte.”
Screenshot: Chart by Martin Heers, Hirschtec

Die Einführung eines Social Intranet sollte daher von Change Management begleitet werden. In dieser Aussage stimmten Martin Heers in den Folgetagen auch andere Experten zu. Umso schlimmer wiegt es, dass es in den allermeisten Unternehmen als IT-Projekt betrachtet wird. Auch bei den Strategietagen in Frankfurt nahmen, mit einer Ausnahme neben mir, nur IT-Vertreter teil. Dies sei auch auf anderen Veranstaltungen so, wurde mir versichert. Personaler oder das Business Development seien noch seltener. Ein Grund, warum Martin Heers und seine Kollegen über das Thema auch bloggen und eine exzellente Infografik zum Change Management für ein neues Intranet veröffentlicht haben.

Am zweiten Tag vertiefte Stephan Schillerwein das Thema in seinem Vortrag “Der Weg zum Digital Workplace”. Auch Schillerwein bestätigte, dass ein Intranet im Zentrum eines zunehmend digitalisierten Arbeitsplatzes stehe. Nur ein Tool, das den modernen Wissensarbeiter bei seiner Arbeit unterstütet, trage spürbar zum Organisationserfolg bei. Daher sollte das Intranet an Unternehmenszielen ausgerichtet sein. Die meisten so genannten „Kantinenplan-Intranets“ tun dies nicht.

Screenshot: Chart by Stephan Schillerwein, net consulting

Für die Konzeption bedeute dies, gab Schillerwein als Tipp, die “Employee Experience” der User Experience voranzustellen. Die EEx beschreibt die Zufriedenheit des Mitarbeiters mit seinem Arbeitsplatz und den vorhandenen Tools. Aus Sicht von Schillerwein sollte diese noch über der User Experience stehen, da das Intranet DAS zentrale digitale Arbeitsmittel ist. Außerdem sei es wichtig, Erfolgskriterien als messbare Ziele zu definieren (hier eignen sich Use Cases sehr gut) sowie Value Drivers zu benennen. Dies kann bspw. Mitarbeiterzufriedenheit, Unternehmenskultur oder auch Prozessmanagement betreffen. Solche “Mehrwert-Potenziale” ließen sich einerseits als messbare Ziele definieren und dienen andererseits als gute Argumentation gegenüber skeptischen Führungskräften.

Schillerwein zeigte dann verschiedene Projektmanagement-Konzepte für Intranet-Relaunches auf, dabei wurden auch die einzelnen Phasen von Analyse bis Launch beleuchtet. Im Wesentlichen hatten alle Aussagen eine Gemeinsamkeit: Analyse des Ist- und Soll-Zustandes reicht nicht aus — wenn das Intranet zukunftsfähig sein soll, müssen HR, IT, Kommunikation und Business Development/Organisationsmanagement zusammenarbeiten. Hier meine persönliche Lieblingsfolie dazu:

Screenshot: Chart by Stephan Schillerwein, net consulting

Einmal mehr wurde auch von Schillerwein angesprochen, Kulturaspekte zu berücksichtigen, dabei reiche es aber nicht, viel zu kommunizieren, stattdessen geht es um nicht weniger als Vertrauen.

“Vertrauen entsteht durch Praktizieren (gemeinsames Tun), persönlichen Austausch und konsistente Erfahrungen. Dazu stehen für ein Intranet — und mit einem Intranet — viele mögliche Massnahmen zur Verfügung, die bei sinnvoller Kombination genau das unterstützen und somit die Grundlage für den Erfolg von partizipativen Formen der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs bereitstellen.

Am dritten Tag ließ uns Carsten Rossi an seinen Erfahrungen aus “Konzeptionswegen zum Social Intranet” teilhaben. Rossi begann mit einer kleinen Historie der Intranetentwicklung bis zum Social Intranet und gab Begriffsdefinitionen. Sehr hilfreich waren seine Ausführungen dazu, dass Intranet 2.0 auch eine Zwischenstufe statt einer Endstufe sein kann und das System zur Organisation passen muss: „Nicht jeder braucht ein Enterprise Social Network, bloss weil die Technik es hergibt.“

Rossi gab auch eine sehr umfangreiche Plattformübersicht über Social Software für den Digital Workplace. Features und Möglichkeiten von Social Intranets wurden an Praxisbeispielen vorgestellt, dabei wurde auch klar, dass „Social Software“ inzwischen von reinem Projektmanagement bis zu Kollaborationsplattformen alles abdeckt, es aber nur sehr wenige gute Full-Service-Anbieter gibt.

(An dieser Stelle wurden übrigens nicht zum erstenmal die Vor- und Nachteile von Sharepoint diskutiert. Ergebnis aus meiner Sicht: Kann als Hintergrundsystem für Dokumenten- und Prozess-Management sehr wertvoll sein, ist aber kein gutes Redaktionssystem.)

Sehr gut gefallen hat mir Rossis Darstellung von verschiedenen Umsetzungsmodellen und Phasenplanungen. Angefangen von der Möglichkeit, wenige sinnvolle Social Features in einem klassischen Intranet einzubinden über die Zwischenstufe Integration von klassischen Intranetfunktionen in ein Social Intranet bis hin zu einem kompletten Ersatz des Intranets durch ein Enterprise Social Network. Auch bei der Phasen-Planung zeigte er verschiedene Ansätze: 1. Ein klassisches Roll-out-Modell mit festem Launch-Termin, der das alte System ablöst 2. Ein paralleler Deploy als Soft-Launch, der freiwillige Mitarbeiter allmählich an die neue Arbeitsweise gewöhnt 3. Ein agiler Roll-out mit Releaseplanungen, der einzelne Features nach und nach einführt. Natürlich hat jedes Modell seine Vor- und Nachteile.

Im letzten Teil des Workshops ging es dann um Konzeptentwicklung und Projektmanagement — und dass der Schwerpunkt dabei die Menschen seien, die das Intranet benutzen. Rossi zeigte viele praktische Ansätze zum Thema Adoption und Training — als Beispiel sei nur genannt, wie hilfreich es sein kann Intranet-Botschafter oder Lotsen als Multiplikatoren im Unternehmen zu identifzieren und auszubilden.

Screenshot: Chart by Carsten Rossi, Kuhn, Kamann & Kuhn

Extrem gut gefallen hat mir auch das “Reverse Mentoring” am Beispiel von Bosch, wo jüngere, digital-affine Mitarbeiter als Mentoren für das Management dienten.

Ach, und für das Argument “Unsere Kultur passt nicht” hat Rossi ein gutes Gegenargument. ;-)

Fazit

Das Intranet 2.0 ist also mindestens ein Change-Projekt, besser aber noch ein Management-Instrument für den Digitalen Arbeitsplatz der Gegenwart (NICHT der Zukunft). Oder aber man lässt Mitarbeiter weiterhin Dropbox, Google-Docs und Skype für die Arbeit nutzen. Dann wünsche ich viel Spaß beim Data Management.

In einer Sachen waren sich Heers, Schillerwein und Rossi übrigens uneinig: wie man den Begriff “Digital Workplace” am Besten definiert. Hier hat Frank Hamm meines Erachtens einen sehr hilfreichen Beitrag auf der CeBit geliefert.

P.S. Ich bekomme nichts dafür, aber die Intranet-Strategietage gibt es dieses Jahr noch im Mai in München und Zürich. Ich würde an Eurer Stelle hingehen.

P.P.S. Ich sammle übrigens lesenswerte Beiträge zum Thema Social Business, Collaboration und Enterprise 2.0 auf meiner rebelmouse-Page.