Ganhando Produtividade com o ToDoist

Vou ser honesto, não costumo ser o tipo de cara que faz propaganda gratuita, mas quando encontro algo que é realmente bom, que realmente me ajuda, me sinto na obrigação de divulgar. É o caso do gerenciador de tarefas, o Todoist.

Atuo como Scrum Master na equipe de desenvolvimento de um publicador de laudos e imagens na internet. Como a equipe é pequena e a demanda é muito grande, sempre surge uma infinidade de coisas diferentes para fazer que não estavam planejadas na sprint: Reuniões com clientes, suportes, reuniões internas, bugs emergenciais em produção, etc. No meio de tantas tarefas fica muito fácil se perder e é o que realmente acontecia comigo: Comecei a esquecer prazos, parava uma tarefa para começar outra e esquecia de voltar, não conseguia administrar as tarefas da equipe… coisas do gênero.

Foi então que resolvi que era hora de me organizar, já que esta situação não iria mudar tão cedo e estava prejudicando bastante o meu desempenho no trabalho. Primeiramente tentei usar uma agenda. No começo funcionou bem, anotava tudo nela. As coisas melhoraram até certo ponto, mas então as tarefas não planejadas novamente se tornaram muito recorrentes e acabava esquecendo de anotar e, quando anotava, nem sempre dava tempo de consultar. Resultado da experiência: abandonei a agenda.

Como passo praticamente o dia com a cara no computador, resolvi procurar uma ferramenta na internet que pudesse me ajudar, foi ai que, depois de vasculhar e experimentar bastante, que encontrei o Todoist. Para começar, o Todoist é um serviço gratuito de gerenciamento de tarefas, no estilo lista, disponível para múltiplas plataformas (iOS, Windows, OS X, Windows, Chrome, Firefox, Gmail, entre outros).

O Todoist é um serviço bem completo. Dentre suas principais caraterísticas, as que realmente me interessam são:

Sub-tarefas: Ele permite dividir uma tarefas em sub-tarefas, de modo que a tarefa maior só é realmente completa quando as sub-tarefas são concluídas. Um exemplo de seu uso, é nas tarefas de uma estória da sprint, por exemplo:

Subprojetos: Do mesmo modo que podemos dividir as tarefas em pedaços, podemos dividir as tarefas em projetos,como por exemplo: tarefas pra casa, tarefas pro trabalho, tarefas pra sprint x, etc.

Compartilhamento: É possível compartilhar suas tarefas com outros usuários. Em termos práticos, quer dizer que você pode não somente administrar as suas tarefas pessoais, mas como as tarefas da sua equipe também.

Múltiplas prioridades: O usuário é capaz de separar as tarefas em prioridades para poder focar no que é mais importante primeiro. Um caso prático, por exemplo, é o surgimento de um bug em produção que precisa ser resolvido imediatamente.

Sincronização de dados em tempo real: Um dos melhores pontos do Todoist é que qualquer alteração feita é automaticamente salva e sincronizada com o servidor. Isso significa, por exemplo, que se você fizer uma alteração nas suas tarefas pela web e, logo em seguida, acessar suas tarefas pelo smartphone, as tarefas estarão atualizadas.

Datas de vencimento / Notificações: É também possível adicionar datas de vencimento nas tarefas. O serviço oferece suporte a notificações baseadas no vencimento das suas tarefas, como por exemplo: Imagine que você vai fazer um reunião e precisa preparar alguns slides. Configurando a tarefa com alguns dias de antecedência, o Todoist irá te avisar que o prazo de término está chegando (por email ou SMS), te impedindo de esquecer.

Todoist Karma: A cada tarefa que é completada, o Todoist contabiliza pontos para o usuário. Estes pontos são chamados de Karma. O Karma representa a sua produtividade, sendo que quanto maior for, quer dizer que maior é a sua produtividade. É um recurso interessante para ter uma média de produtividade.

O Todoist oferece mais algumas funcionalidades interessantes, como:

  • Etiquetas e filtros
  • Notas
  • Alertas por localização
  • Backup automático
  • Templates de projeto

Apesar de interessantes, estas são funcionalidades restritas aos usuários Premium (https://todoist.com/premium): O serviço Premium tem o custo de $29 dólares por ano, cerca de $2,5 dólares ao mês). Sendo bem honesto, são funcionalidades interessantes mas que não vão agregar muito a experiência de uso do serviço.

Interessante citar também que o Todoist possui uma API (https://developer.todoist.com/index.html) aberta para desenvolvedores com uma documentação completinha. Além disso, também é possível usar serviços como o Zapier para automatizar o uso do serviço.

O Todoist é realmente ótimo e me ajudou muito a me organizar. Hoje anoto tudo nele e não me permito esquecer mais nada. Mas caso você tenha se interessado pelo propósito da ferramenta (te ajudar a ser organizar) mas não da ferramenta em si, saiba existem muitas outras excelentes (e talvez até melhores) ferramentas com o mesmo propósito:

Cada uma delas tem suas características próprias, mas todas tem o mesmo objetivo. Independente da sua escolha, o importante é sempre se manter organizado =).

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