Samay

Ons derde schip.gent project van deze eerste cyclus stellen we deze zomer met veel plezier voor:

Samay is een gedeelde personal & management assistant die je op een per taak basis inhuurt.
https://samay.be

Wat is dat concreet?

Samay is een gedeelde personal en management assistant. Dat betekent dat wij bij Samay de supersterren van de personal assistants en de management assistants in dienst hebben. En dat we die delen met wie ze ook nodig heeft. We delen de kosten en maken het zo mogelijk voor kleine bedrijven om een sterke administratieve kracht in te zetten, zonder die fulltime te moeten inhuren.

Dat stelt je in staat werk te delegeren naar een super competente dienst, die dat werk veel sneller en efficienter afwerkt. Je creeert zo tijd die je zinvoller kan besteden. Meer tijd voor je core business, meer ruimte voor een gezonde work-life ballance, en ondertussen levert Samay je die taken af zoals enkel een fulltime professional dat kan.

Dat is niet nieuw

Niets tot nu is echt spannend, er zijn verschillende freelance assistants. Ze zijn niet altijd even makkelijk te vinden, maar ze zijn er wel en al jaren.

schip.gent onderzoek naar het huidige aanbod en de markt wijst uit dat er een markt is die niet geholpen wordt door het huidige aanbod. We kiezen er met Samay voor om onze dienstverlening anders te leggen op enkele belangrijke punten. We gaan dus ook geen concurentie aan met de huidige markt, in tegendeel.

We bieden onze dienstverlening per taak aan. In het extreme. Geen taak is te klein, wil je 1x per jaar Samay bloemen naar je familie laten sturen, dat kan met een simpel mailtje. Je familie krijgt de bloemen, rekening houdend met je eerdere voorkeuren; jij krijgt de factuur. Die bloemen bezorgen we natuurlijk niet zelf, we steunen voor dergelijke op externe dienstverleners, maar jij hoeft je na dat mailtje geen zorgen meer te maken.

We nemen alle hindernissen voor je weg. Eens je opdracht bij ons ligt kan je ze als opgelost beschouwen. We voeren ze uit en houden je op alle belangrijke momenten via de geschikte kanalen op de hoogte. 
 Dat betekent ook dat we zelf geen hindernis vormen. Samay staat naast je om je te helpen. Kent je genoeg om niet alles telkens opnieuw te vragen en helpt je ook om de Samay diensten zo te gebruiken dat ze je geen extra werk opleveren.

Dat betekent ook dat we gaan voor een grote klantenbasis en gaan schalen waar en wanneer dat nodig is. Schaalbaarheid wordt dus nog zo’n essentiele key waarde.

En dat maakt Samay1.

Praktisch

Praktisch gezien starten we in september met de dienstverlening. 
 We zijn nu hard op zoek naar onze super management assistant die het hart van onze dienstverlening wordt. We zoeken een partner, iemand die even begeesterd is door ons idee en die ons zelfs net dat tikkeltje verder drijft. 
 We kondigen in de aanloop naar onze start de nodige prijzen aan en breiden onze mediakanalen verder uit. Daarnaast contacteren we persoonlijk onze eerste geïnteresseerden. We stellen de start van Samay voor en lijnen hun exacte vereisten af, zodat we er begin september helemaal voor kunnen gaan! Als jij op die lijst hoort mag je me steeds mailen op gert@samay.be
 Eens gestart, gaan we voor explosieve groei van onze dienstverlening en ons klantenbestand.

Onderussen verzamelen we de nodige informatie om de schaalbaarheid te optimaliseren. We plannen uiteraard onmiddelijk wanneer nodig op menselijk vlak te schalen, maar zetten op termijn vooral in op het schalen van de technische onderbouw om de workload zo efficient mogelijk te laten verlopen. Met andere woorden de unfair advantage van Dreams & Creations, onze schip.gent technische studio, ten volle benutten.

Samay gebruiken

De usecase van Samay komt iedereen die de Four Hour Work Week2gelezen heeft instant bekend voor. Het boek legt uit hoe je Virtuele Private assistants kan gebruiken om efficienter te werken en meer tijd kan maken voor de zaken die zinvoller en belangrijker zijn.

Administratie. Samay neemt je administratie over voor zover je die kan en wil uitbesteden. We bereiden je boekhouding voor, regelen je betalingen en volgen je uitgaande facturen op. We filteren je email en voeren je standaard communicatie, we gieten je documenten in jouw huisstijl en zorgen dat je ook daar de professionele uitstraling hebt op het nivo waar je in je werk voor staat. Zo krijg jij meer tijd voor je core business, de activiteit waar je per slot van rekening je geld mee verdient en waar je goed in bent!

Bloemen voor je familie. Het is een klassieker en mn lievelingsvoorbeeld. Iemand verjaart en je wil ze graag even tonen dat je ze apprecieert. Maar iemand bloemen bezorgen kost je al snel een uur van je dag. Die bloemist vinden, de praktische zaken regelen. 
 Dankzij Samay is dat niet meer dan een mailtje werk. We onthouden je voorkeuren en dankzij onze toegang tot je online adresboek, hoef je niet meer dan te laten weten wie ze wanneer moet krijgen en wij doen de rest.

Inkomende telefoons Elk bedrijf is bereikbaar via een algemeen nummer en tot er een assistant beschikbaar is komen deze klassiek terecht bij iemand van het team, of het hele team, die daar dan zijn werk voor onderbreekt en daarna weer helemaal de draad moet oppikken. En als er even niemand is, gaat dat contact met je klant al helemaal verloren. Behalve als je doorschakelt naar een van de GSMs, met alle gevolgen van dien.. 
 Samay krijgt jouw telefoons rechtstreeks binnen en zorgt voor een vriendelijke afhandeling. Informatie verstrekken kan aan de hand van je standaard informatiepakketten. Verdere opvolging kan via mail of andere workflows die we standaard voor jou klaar hebben. En mensen die je echt moeten spreken, verbinden we gewoon door, zodat je niets mist.

Klusjesmannen Een andere klassieke taak is het zoeken en coordineren van klusjesmannen. Je toilet is kapot, er staat een drukke week voor de boeg, je vertrekt naar een dag vol zware meetings, en de hele tijd besef je dat je ‘s avonds een paar uur gepruts tegemoed gaat, alvorens de rest van de avond iemand te zoeken die je dan de volgende dag moet stalken om geholpen te worden. Als de eerste al tijd heeft. 
 Samay lost dit hele proces in één mailtje voor je op. Je beschrijft het probleem en Samay coordineert de afwikkeling verder tot en met de betaling achteraf.

De voorbeelden zijn eindeloos en we, Gert & Bart, kijken er in eerste instantie vooral naar uit om zelf van de Samay dienstverlening gebruik te kunnen maken :)


Schip.gent is onze startup studio, waar we met ideeen aan de slag gaan. We loodsen ze door ons proces en verpakken ze tot sterke nieuwe businesses, die we dan doorstarten. https://schip.gent/

Met Samay zijn we direct toe aan de kronende onderneming van onze eerste reeks, en bovendien een van onze key foundation services die we aan onze verdere startups aanbieden.

Volg mee op https://samay.be

Originally published at gertschepens.be on August 4, 2016.