Cómo gestionar las comunicaciones multilingües en empresas con presencia internacional

Las comunicaciones internas gestionadas de manera fluida son eficaces para mantener a un equipo motivado, creativo y alineado con un propósito común. Y esto no es novedad. Sin una comunicación fluida, las interrelaciones entre los diferentes departamentos de una empresa suelen funcionar mal y resultar en altos costos para las organizaciones principalmente debido a tareas duplicadas y equipos desmotivados. Sin embargo, ¿a qué retos se enfrenta una empresa cuando intercambia información con equipos distribuidos en diferentes ciudades del mundo?

Hoy en día es muy común encontrar empresas con equipos distribuidos geográficamente y que trabajan en varios proyectos a la vez. Sin una comunicación eficaz, es muy difícil motivar y gestionar equipos en diferentes regiones y comunicaciones multilingües. Debido al desarrollo tecnológico, existen en la actualidad una amplia cantidad de herramientas para las comunicaciones internas de las empresas. Como resultado, hay menos limitaciones en las comunicaciones y los equipos no necesitan estar en un mismo espacio para comunicarse.

Así, tanto grandes marcas como PYMES buscan talento a nivel global, con foco exclusivamente en el nivel de experiencia y la especialidad de los candidatos más que en su país o ciudad de residencia. La nube y el uso de chats online y de videoconferencias han permitido que el nivel de comunicación dentro de la empresa sea muy parecido al que tendrían los empleados si se encontraran sentados codo a codo en la misma oficina. Las redes sociales internas corporativas, o “intranets”, son el medio más adecuado para derribar barreras de comunicación y así poder lograr una comunicación efectiva. IBM es un gran ejemplo de cómo gestionar con éxito las comunicaciones internas. La empresa tiene unos 500.000 empleados en todas partes del mundo y más de 1800 redes internas. Tenía que encontrar una manera colaborativa de unir a toda la empresa, y por eso creó “Wiki Central” una red de comunicación interna a través de la cual sus empleados envían alrededor de 4 millones de mensajes por día, en especial vía la red social corporativa integrada, Yammer.

El caso de IBM demuestra cómo el retorno más importante de las comunicaciones fluidas entre los miembros de una empresa es la innovación que resulta de esos intercambios. Las empresas que refuerzan una amplia colaboración tienden a superar en crecimiento de ingresos, márgenes operativos, productividad y satisfacción del cliente al resto de empresas. Es más, aquellas empresas con colaboradores externos obtuvieron un mayor crecimiento de ingresos, globalmente, que aquellas empresas sin colaboradores externos. El estudio que realizó IBM al momento de implementar su estrategia arroja resultados sorprendentes. Las comunicaciones fluidas no solo mejoran la colaboración sino que además obtienen una ventaja competitiva sin igual al crear estándares dentro de su sector y resolver problemas empresariales, tecnológicos, científicos y sociales. Todo gracias a mantener a los equipos comunicados.

Sin embargo, cuando una empresa atiende mercados internacionales, es posible que los equipos que interactúan no hablen el mismo idioma. Claro que siempre se puede recurrir al inglés pero ¿qué sucede cuando los equipos reciben información en su propio idioma? Los efectos positivos son multiplicadores. Los colaboradores tienen una mayor conexión con sus compañeros en los demás países y, por lo tanto, se sienten más valorados y motivados.

Este tipo de estrategias para comunicaciones globales se resuelve fácilmente con encargados de las comunicaciones a nivel local, que funcionan como receptores de datos que luego distribuyen como contenido corporativo localizado y adaptado para el idioma local. En modelos como la wiki de IBM, los moderadores de los diferentes canales pueden decidir realizar tareas como la traducción de blogs o novedades corporativas, y además se pueden generar canales de debate multiidioma, para que todos los colaboradores tengan la oportunidad no solo de expresarse en inglés sino también de comunicarse en su idioma local.

Muchas veces, estos problemas nos parecen propios de enormes multinacionales con un gran número de empleados. Sin embargo, una investigación reciente reveló que las PYMES que usan las comunicaciones internas formalmente como una política de empresa obtienen un beneficio 47% mayor que las que no lo hacen. Muchas PYMES ignoran la necesidad de usar alguna estrategia de comunicación interna, porque creen que éste método no ofrece ventajas a los equipos pequeños. No podrían estar más equivocadas: las ventajas de comunicación son relevantes para cualquier empresa.

Cuando los retornos son altos y atractivos, los esfuerzos asociados suelen ser más profundos. La variedad de idiomas podría presentarse como un problema de comunicación. Por eso, para comunicar eficazmente en una comunidad multilingüe, es ideal localizar contenido con una plataforma de traducción especializada que ofrezca aplicaciones que simplifiquen la gestión de contenidos. Por ejemplo, traducir instructivos de inglés a portugués en una empresa que tiene su sede en los Estados Unidos y una oficina en Portugal podría ayudar a que se cumplan los estándares en ambas oficinas, eliminando el ruido en la comunicación que provoca explicarle a un empleado procedimientos de trabajo en un idioma que no es el suyo.

Al implementar un proceso y cultura dentro de la empresa desde sus etapas más tempranas, la colaboración y el intercambio de ideas acelerará el ritmo de crecimiento de la empresa y se profundizará naturalmente a medida que la empresa aumenta su tamaño y envergadura. Por el contrario, si la empresa tiene una comunicación cerrada y escasa,cuando su crecimiento no permita que los equipos solo den unos pasos de escritorio en escritorio, podrían surgir problemas en la ejecución o limitaciones a la hora de encontrar talento internacional.

Si tu empresa solo trabaja en base a reuniones presenciales y comunicaciones cara a cara, es hora de modernizarte para crecer. ¡Comparte tus mejores ideas con nosotros!