Strumenti gratuiti e idee originali per ottimizzare il tuo lavoro
Che tu lavori in azienda o che tu sia un libero professionista, che tu stia sviluppando una tua idea imprenditoriale o che tu sia semplicemente alla ricerca di suggerimenti che possono semplificarti la vita in modo divertente, sei nel posto giusto!
Noi di Essere Consulting lavoriamo insieme, ma spesso ognuno di noi è in un luogo geografico diverso. Lavoriamo insieme, ma ognuno di noi ha diverse esigenze per gestire il lavoro online o da remoto. Lavoriamo insieme, ma qualcuno di noi (non faremo nomi!) è un fanatico dell’organizzazione e pianificazione, e qualcun altro invece ha un approccio molto più easy. Questo succede in ogni azienda che conosciamo e ad ogni team di professionisti: siamo tutti diversi! Nell’ultimo anno abbiamo sperimentato vari strumenti per ottimizzare il nostro lavoro e abbiamo sintetizzato per voi quelli che riteniamo migliori, aggiungendo qualche idea originale con cui ci siamo misurati. Speriamo che la nostra esperienza possa esserti utile!
Cosa leggerai in questo post?
1. COME PROGRAMMARE IL PROPRIO LAVORO, DA SOLI O IN TEAM, MONITORANDO LO SVOLGIMENTO DI OGNI PROGETTO? Utilizzando lo strumento Asana!
2. COME COMUNICARE IN TEAM EVITANDO SCAMBI DI MAIL ETERNI E GRUPPI WHATSAPP FASTIDIOSI? Utilizzando lo strumento Slack!
3. COME CONDIVIDERE DOCUMENTI DI LAVORO BEN ARCHIVIATI E SU CUI LAVORARE A PIU’ MANI? Utilizzando lo strumento Google Drive!
Scegli lo strumento che fa per te … Buona lettura!
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1. COME PROGRAMMARE IL PROPRIO LAVORO, DA SOLI O IN TEAM, MONITORANDO LO SVOLGIMENTO DI OGNI PROGETTO?
La risposta è: utilizzando Asana, il gestionale gratuito organizzato a calendario che permette di caricare contenuti e progetti assegnati a membri dello stesso team. Nota: Asana può essere utilissimo anche se lavori da solo! Come funziona?
- L’ interfaccia di Asana è un calendario in cui puoi segnare giorno per giorno lavori da svolgere, progetti da completare, scadenze da rispettare.
- Asana ti permette di archiviare i progetti sotto “macro progetti”, ognuno con un diverso colore. Il tuo calendario finale risulterà colorato e ben organizzato.
- Asana ti permette di assegnare i compiti ai diversi accont collegati: a questo punto, tutto il team sa chi deve fare cosa e entro quando!
- I compiti, detti “task”, sono ovviamente spostabili: se sei in ritardo, puoi spostarlo in avanti. Sappi però che lo vedranno tutti!
- Inoltre, l’interfaccia di Asana permette di scrivere commenti nei vari progetti, inserire link, caricare file.
- Ogni volta che completi un compito, Asana ti permette di spuntarlo (grande soddisfazione!) e il compito sarà ancora visibile, ma evidenziato come portato a termine: questo permette a te e al tuo team di avere uno storico chiarissimo di tutto quello che è stato fatto
- Esiste anche l’applicazione per cellulare!
2. COME COMUNICARE IN TEAM EVITANDO SCAMBI DI MAIL ETERNI E GRUPPI WHATSAPP FASTIDIOSI?
La risposta è: utilizzando Slack, il sistema di messaggistica e coindivisione file gratuito organizzato per “stanze” di conversazione tematiche. Come funziona?
- Slack è un sistema di messaggistica, quindi funziona come una chat. Però è più razionale, ben organizzato e pensato esattamente per chi deve parlare di lavoro.
- Ogni team inserito in un canale Slack può organizzare il canale in stanze tematiche a cui viene dato l’accesso: questo significa che in ogni stanza ci possono essere tutti i membri o solo alcuni, a seconda dei progetti di cui si deve parlare. Questa funzione permette quindi di rispettare la privacy, di parlare privatamente di alcune cose, e ovviamente anche di non spammare coinvolgendo tutto il team in conversazioni che riguardano solo alcuni membri.
- Slack permette ovviamente anche di chattare uno ad uno, senza che il resto del team legga
- Utilizzando gli hashtag e servendosi dello strumento “cerca” è poi facilissimo recuperare pezzi di vecchie conversazioni
- Slack permette poi di caricare file anche pesanti e scambiarsi link, evitando così di intasarsi la mail anche con gli allegati
- La vera innovazione di Slack è proprio il fatto che permette di ottimizzare le comunicazioni, utilizzandolo solo come canale lavorativo: in questo modo il team non è vincolato al gruppo su whatsapp, e utilizza le mail in modo molto più essenziale
3. COME CONDIVIDERE DOCUMENTI DI LAVORO BEN ARCHIVIATI E SU CUI LAVORARE A PIU’ MANI
La risposta è: utilizzando Google Drive, lo strumento (gratuito, fino a 15GB di capienza) di Google.
Oltre a essere molto intuitivo perchè si basa sulla stessa tipologia di documenti di Office (Word, Excel, Power Point), Google Drive ha alcune funzionalità che semplificano notevolemente la vita sia del team che del libero professionista. Sintetizziamo le principali:
- Si possono archiviare documenti (sia generati su Google Drive stesso, che caricati facendo un upload) in cartelle organizzate, che ciascun membro del team vede nello stesso modo, pur collegandosi dal proprio computer
- I documenti sono sempre con te: ti basta avere una connessione internet e accedere al tuo account. C’è inoltre l’applicazione per cellulare che ti permette di vedere i file archiviati anche da mobile.
- Ogni documento e ogni cartella sono visibili dagli account a cui decidi di dare l’accesso: per ogni account puoi decidere inoltre se può modificare o solo visualizzare.
- Su ogni documento si può lavorare a più mani, e le modifiche vengono viste immediatamente anche da tutti gli altri: questo risolve in modo molto immediato il problema del mandarsi venti volte lo stesso allegato con venti modifiche.
- Una delle nuove funzionalità di Google Drive è la possibilità di attivare le modifiche offline: questo risolve il problema della connessione internet sempre presente. Gli altri però le vedranno solo quando il tuo computer sarà nuovamente connesso, e quindi la modifica sarà condivisa.
- In ogni documento è presente una chat interna che consente agli utenti attivi sul documento in quel momento di comunicare istantaneamente.
- Ogni documento è poi scaricabile nel formato che desideri e quindi inviabile a chiunque e utilizzabile su necessità
Alcune note sull’utilizzo di Google Drive:
- Quando si vuole ragionare “al contrario” (ovvero: ho un file Excel creato con Office e lo voglio caricare su Google Drive per modificarlo e lavorarlo a più mani) spesso la formattazione si rovina e bisogna re-impaginare il file. Come si risolve? Per quanto possibile, creando direttamente i file da Google Drive!
- Google Drive è una funzionalità di Google quindi (giustamente) “ragiona” privilegiando chi ha un account Gmail. Dall’interno di Gmail è semplicissimo collegarsi ai propri documenti archiviati con Google Drive. E chi non ha Gmail? Nessun problema, può vedere lo stesso i documenti (nelle impostazioni di condivisione puoi scegliere di condividere questo documento con chiunque), ma non dispone ovviamente dell’interfaccia Google per l’archiviazione e la gestione di tutte le funzionalità. Come si risolve? Se non hai un account Google e ti piace Google Drive … fai un account Google, e magari puoi reindirizzare lì qualunque tuo indirizzo mail anche con diverso dominio!
Scopri Google Drive clikkando qui
ESSERE PIU’ EFFICIENTI E GRADEVOLI SUL LAVORO? UNA PICCOLA COLLEZIONE DI IDEE
- Quello che ci piace di Asana + Slack + Google Drive è anche quanto sono integrabili tra loro: utilizzandoli tutti e tre hai tutto ciò che serve a te e al tuo team!
- Esistono solo loro? Ovviamente no! Altri strumenti utili e ben fatti sono Trello e Basecamp: noi non li usiamo, ma magari a te possono piacere!
- Whatsapp: tutti lo amano, tutti lo odiano. Come usarlo in modo intelligente su lavoro? Due cose: 1) potete usare whatsapp per dire “ti ho mandato una mail”, “ti ho condiviso un Google Drive” ma non usatelo per parlare del contenuto. Ogni strumento ha il suo obiettivo. 2) Volete mandare un vocale per spiegare meglio qualcosa? Fatelo (sotto i 2 minuti, per favore!) e anticipate brevemente (brevemente!) per iscritto di cosa avete parlato. Questo renderà voi più gradevoli perchè permetterà al vostro interlocutore di ascoltare il vocale quando vorrà/potrà in base al contenuto.
- E il calendario? Come faccio a condividere appuntamenti con il mio team? Qui si apre un discorso spinoso, perchè è praticamente certo (e sacrosanto) che ogni persona voglia usare il proprio strumento di gestione del tempo e degli appuntamenti. La buona notizia è che se scegliete di usare Asana, potete battezzare un colore che non viene utilizzato per i task ma per gli appuntamenti, e tutti li vedono nello stesso calendario!
- E il cartaceo? L’agenda? Il mio caro vecchio taccuino? Il planning settimanale che compilo, scarabocchio, cancello, riscrivo? Usalo! Scrivere a mano è fondamentale, soprattutto per chi è portato. Ma ovviamente, rimane solo nella tua scrivania, il tuo team non ne è a conoscenza. Potresti evidenziare con un colore a tua scelta quali sono gli appunti che devi poi riportare anche su Asana o su Slack: in questo modo anche l’inserimento dei contenuti sulle piattaforme diventa un tuo strumento di riepilogo di focusing.
- Visto che nel nostro lavoro incontriamo spesso persone che vogliono mettere ordine tra i loro progetti, abbiamo creato uno strumento molto divertente e informale per fare un brainstorming creativo. Il bello è che è un gioco, e lo trovi clikkando qui
L’ultima cosa vogliamo dirvi, è che gli strumenti sono sempre dei mezzi, mai il fine del lavoro: gli strumenti devono facilitare, ottimizzare, semplificare. Passato il primo momento di studio e comprensione dell’utilizzo dello strumento, diventerà parte integrante (e divertente!) del vostro lavoro.
