La misión de un cuarto de guerra es reunir en un sólo espacio al equipo entero que colabora en un proyecto. Esto con el objetivo de:
- facilitar la comunicación;
- resolver problemas;
- resalta el sentimiento de pertenencia de los miembros del equipo, su responsabilidad compartida y su compromiso con el proyecto;
- completo enfoque en las actividades a cumplir, en vez de “un-día-como-cualquier-otro-en-la oficina”
- reporte de estado a clientes, accionistas y personas interesadas en el desarrollo del proyecto.
El cuarto de guerra es un entorno innovador que amplifica los beneficios conocidos de los espacios de coworking — aumento de la flexibilidad y la interacción social — con el objetivo de solucionar problemas en la iteración del Diseño de un producto o servicio.
El cuarto de guerra, war room en Inglés, existe tanto en versión física como en línea. Para los equipos que han probado la segunda, seguro podrán establecer cuándo es absolutamente necesaria la primera sobre la reunión virtual. Por esto es que los cuartos de guerra físicos siempre serán la herramienta preferida para facilitar la creatividad colaborativa.
Hay una combinación entre arte y ciencia al diseñar y construir un cuarto de guerra. Dinámicas de grupo, cultura organizacional, limitaciones físicas y consideraciones de presupuesto: todas dictan directrices de Diseño que hacen único cada cuarto de guerra. Analisemos las principales:
Acomodación Física de un Cuarto de Guerra
- sillas confortables y con rodachines. Lo primero, porque las jornadas son largas en un cuarto de guerra; lo segundo porque todo mobiliario del cuarto de guerra debe poder moverse en cualquier momento;
- herramientas de alta tecnología: laptops, dispositivos inteligentes, projectores, cámaras digitales, conectividad inhalámbrica, etc;
- herramientas de baja tecnología: marcadores, notas adhesivas, banderitas adhesivas, cuadernos para tomar notas, papelería, gráficos (estado del proyecto, calendario, mapa de proceso, tablero de riesgos), etc;
- todas las paredes pintadas con EeZeClean, para ofrecer 360° de superficie de escritura;
- complementarios: elementos de cocina, cafetera, una nevera pequeña, “juguetes” creativos y juegos.
Mejores Prácticas de Diseño y Operación
- el equipo debe establecer las “Reglas del Cuarto de Guerra”. Será el marco en el cual se desarrollará el debate al interior del cuarto de guerra;
- mantener a la vista del equipo el gráfico de horario/programación;
- reserve un espacio para visitantes/clientes/accionistas que no requieren trabajar todos los días con el equipo;
- desarrolle un método para que los miembros del equipo no sean molestados durante el trabajo o debates importantes;
- provea alimentos saludables y bebidas.
Etiqueta en el Cuarto de Guerra
- mantenga la información visual actualizada;
- no remueva/cubra el trabajo de otro miembro del equipo sin consultarle primero;
- no tenga conversaciones privadas o confidenciales en el cuarto de guerra.
Lo más importante: cada Diseño de un cuarto de guerra debe reflejar la creatividad de una cultura corporativa. No es sólo una cuestión del color de las sillas; por ejemplo las “Reglas del Cuarto de Guerra” deberían ser distintas de un cuarto a otro, porque deben estar enmarcadas dentro de la Visión de la compañía. Se entiende entonces que cada cuarto de guerra es una herramienta de trabajo que identifica al empleador y la cultura que quiere construir con sus empleados: es una herramienta poderosa para capturar talento, especialmente entre Millennials.
Colombia tendrá su primer cuarto de guerra en Cartagena de Indias: La Logia Emprendedores abrirá sus puertas en 2016.
