6 défauts majeurs de la to-do list qui la rendent inefficace

Qui n’a jamais utilisé une to-do list ? Nous sommes nombreux à nous prêter régulièrement à l’exercice pour faciliter notre organisation quotidienne, aussi bien dans le cadre professionnel que privé. Pourtant, cette fameuse liste présente d’importantes faiblesses qui en limitent considérablement l’utilité et plus encore l’efficacité. Quels sont donc les principaux défauts dont pâtit notre chère to-do list ?

Voici les 6 griefs dont nous l’accusons :

1- Un inventaire à la Prévert

La 1ère critique à l’égard de la to-do list porte sur l’hétérogénéité des tâches qui la constituent. On y mélange habituellement des tâches importantes ou non, urgentes ou non, simples ou complexes, individuelles ou collectives,… Pour ne rien arranger, on y juxtapose régulièrement des tâches pro et perso, impératives et optionnelles, orphelines et interdépendantes,…

Au final, la to-do list prend le plus souvent l’apparence d’une longue litanie de tâches hétéroclites qui suit simplement le fil de notre pensée ou reflète l’ordre d’arrivée.

Et comme toutes ces tâches s’accumulent sans lien ni cohérence particulière, on se retrouve très vite avec une liste à rallonge à la fois insurmontable et décourageante.

2- Une durée des tâches non prise en compte

Le défaut sans doute le plus préjudiciable de la to-do list provient du fait qu’elle ne tient aucunement compte du temps nécessaire à la réalisation des tâches. Comme cette information ne figure pas, on peut y trouver des petites tâches d’à peine 30 minutes aux côtés de projets au long cours nécessitant de nombreuses heures d’investissement.

Dans ces conditions, comment savoir si le temps dont on dispose est suffisant pour accomplir tout ou partie de sa liste ? Et de surcroît, comment savoir quand on l’aura réellement terminée ?

De fait, la to-do list ne peut nous aider à bien gérer notre temps tant qu’elle n’intègre pas l’effort que représente la réalisation de chaque tâche.

3- Des échéances non exploitables

En plus de ne pas tenir compte de la durée des tâches, la to-do list ne gère pas non plus les échéances. Celles-ci ne sont d’ailleurs pas renseignées dans la plupart des cas, au mieux elles figurent à titre indicatif. Et même quand c’est le cas, l’information reste largement insuffisante pour permettre à l’utilisateur de décider du bon ordre d‘accomplissement des tâches. Pour être exploitable, l’échéance a en effet nécessairement besoin d’être associée à la durée de la tâche.

Pour palier à ce défaut, on pourrait être tenté d’utiliser son agenda pour y programmer ses tâches avant la date butoir. Mais comme la durée respective des tâches n’est pas réellement prise en compte, cela risque fort de conduire à des reports intempestifs.

De même, on pourrait se servir des échéances pour traiter les tâches selon leur degré d’urgence. De nouveau, rien ne prouve que ce choix sera le plus judicieux ni qu’il permettra de respecter ses échéances.

4- Une priorisation très difficile

Du fait de l’hétérogénéité des tâches listées, de leur différence d’importance et d’urgence, de leur complexité variable, de leur durée non maîtrisée et de leur échéance non réellement exploitable, comment utiliser sa to-do list pour prioriser ce que l’on a à faire et savoir à quel moment le faire ? Trop compliqué, sauf à avoir la capacité extraordinaire de compiler en temps réel toutes ces données pour savoir qu’elle est la meilleure tâche à faire à chaque instant.

Bien sûr, on peut avoir une ‘intuition’, mais face aux nombreux paramètres en jeu, autant réaliser ses tâches selon leur ordre d’affichage…

En termes de priorisation, la to-do list atteint rapidement ses limites. Il faudrait lui substituer une « should-do list » ou « better-do list » mais il reste encore à l’inventer 😉

5- Une liste hyper statique

Si cette liste de tâches ‘intelligente’ n’existe pas encore, c’est pour une raison simple : la to-do list que nous connaissons sous sa forme actuelle est ultra statique. Comme elle ne tient pas compte du temps qui passe, du temps disponible, du temps pour faire chaque tâche, elle reste figée quels que soient les événements qui surviennent. Comme rien ne la perturbe, les nombreuses sollicitations dont on fait l’objet ou les imprévus qui ne manquent pas de se produire restent totalement sans effet sur elle, au mieux cela rajoute simplement des tâches supplémentaires.

Pourtant, ces aléas impactent forcément la réalisation des tâches en cours et de celles à venir, et il serait très utile de pouvoir en tenir compte.

De fait, l’absence de dynamisme de la to-do list réduit considérablement son intérêt.

6- La to-do list, simple pense-bête ?

Comme la to-do list représente en fait une liste de tâches hétéroclites à la fois hyper statique, ne gérant pas le temps et limitant de fait toute tentative de priorisation, à quoi sert-elle réellement ?

Il lui reste comme intérêt de permettre à son utilisateur de se libérer l’esprit en notant ce qu’il a à faire, de mettre de l’ordre dans ses idées et d’éviter d’oublier certaines tâches. C’est déjà pas si mal.

D’ailleurs, c’est pour cela que nous fonctionnons presque tous avec une to-do list, même si la façon dont on l’utilise peut différer.

En conclusion, la to-do list n’est pas inutile, mais elle reste en l’état largement inefficace. Souhaitons que les innovations à venir, sans doute du côté des technologies, parviennent à en faire un outil enfin performant et à forte valeur ajoutée dans l’intérêt de tous


Originally published at www.efficaciteautravail.fr on December 23, 2015.

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