Prendre des notes : quel intérêt, quelle méthode ?

« Quelle bonne idée que voilà ! Bon, je la range dans un coin de mon esprit et j’y repenserai plus tard, quand ce sera le moment. » Vous pouvez être sûr que le moment viendra mais que l’idée, elle, ne reviendra pas… Vous vous reconnaissez dans cet exemple ? Moi aussi. Et pourtant il existe un moyen simple d’éviter ce cas de figure : noter l’idée ou l’information avant qu’elle ne vous échappe ! Pour vous en convaincre, faisons le point sur l’intérêt de prendre des notes et sur la manière de le faire efficacement.

Pourquoi devrais-je prendre des notes ?

1- Pour ne pas oublier

Combien de fois vous arrive-t-il d’avoir une bonne idée, de croiser une information utile, de vous rappeler un point important,… et de l’oublier presque aussitôt pris par le feu de l’action ? Souvent probablement, plusieurs fois par jour même.

Rien d’étonnant. D’un côté, votre mémoire immédiate qui a naturellement ses limites, elle ne traite en général pas plus de 10 éléments à la fois. De l’autre, votre activité toujours plus trépidante qui réclame toute votre attention et mobilise aisément l’intégralité de votre mémoire à court terme. Il est donc vain d’espérer retenir tout ce qui vous passe par la tête sans utiliser de méthode.

Dans la majorité des cas, l’idée ou l’information captée vous échappe aussi simplement qu’elle vous est venue. Au mieux, elle réapparait quelque temps plus tard et court alors le risque d’être oubliée à nouveau…

Alors ne passez pas à côté de ces bonnes intuitions ou informations et notez-les systématiquement. Comme ça vous serez sûr de ne pas laisser s’envoler quelques pépites 😉

2- Pour rester disponible

Habituellement, quand une bonne idée ou information nous parvient mais qu’on ne veut pas prendre la peine de la noter, on la ressasse en espérant ne pas l’oublier. Résultat, on se prend la tête un bon moment puis on finit par ne plus savoir pourquoi… Frustrant.

Dans ce cas, c’est un peu la double peine : non seulement tout est à refaire mais en plus l’attention que vous avez maintenue inutilement a diminué d’autant votre concentration sur ce que vous faisiez. Contre-productif.

Au lieu de cela, en notant simplement ce que vous captez, vous vous en libérez automatiquement l’esprit. Vous restez alors parfaitement disponible pour ce que vous faites, vous gardez les idées claires, et en plus vous ne stressez pas à l’idée d’oublier quelque chose. C’est tout bénef !

3- Pour en profiter au bon moment

La bonne idée ou information qui vous vient n’est pas toujours en relation directe avec votre activité présente. Aussi vous n’en avez pas forcément besoin au même moment et il peut même se passer du temps avant qu’elle vous soit utile.

Dans ce cas, 2 options s’offrent à vous : soit vous essayez de la garder pour plus tard avec tous les risques et conséquences évoqués précédemment, soit vous décidez de changer d’activité pour la mettre à profit immédiatement. Le problème avec cette alternative, c’est qu’elle vous conduira à basculer sans cesse d’un sujet à l’autre, à papillonner, sans vous laisser le temps de mener vos travaux à leur terme. Cette option ne peut donc être utilisée qu’à titre exceptionnel.

A l’inverse, en notant vos idées et informations, vous gardez toute latitude pour les utiliser au moment opportun que vous choisirez. En plus vous pourrez y repenser à tête reposée et même prendre du recul.

Comment prendre des notes efficacement ?

1- Choisissez le bon support

Maintenant que vous connaissez les bienfaits de noter ce qui vous passe par la tête, reste à agir avec méthode.

Que vous optiez pour un support physique ou numérique, celui-ci doit invariablement remplir 3 conditions. Il doit être :

  • peu encombrant : vous devez l’avoir avec vous en permanence
  • simple d’usage : vous devez pouvoir l’utiliser très facilement, sans réfléchir
  • rapide à utiliser : vous devez dépenser un minimum de temps pour prendre la note puis pour y accéder

Le support le plus répandu qui présente ces avantages est le bon vieux carnet (de notes). Petit, discret, simple à manipuler, il ne manque pas d’arguments.

Mais à l’heure du tout numérique, vous pourriez lui préférez un support digital (la majorité des appareils proposent nativement une application de prise de notes rapide). Dans ce domaine, le smartphone est probablement le média le plus adapté. Il aura en plus l’avantage de faciliter le tri, le partage et l’exploitation future de la note, à condition tout de même de ne pas vous laisser distraire par les autres services qu’il propose…

2- Notez immédiatement

Une fois le support choisi, prenez l’habitude de noter ce qui vous intéresse immédiatement. C’est la condition sine qua none pour une prise de notes efficace.

Si vous prenez le temps avant de noter, vous risquez de vivre les mêmes tourments que ceux qui ne prennent pas de notes : oubli d’idées, perte d’information, ressassement, difficulté à se concentrer, stress… Il serait dommage de ne faire les choses qu’à moitié.

Et n’oubliez pas qu’une idée ou information peut très vite en chasser une autre. Alors ne courrez pas ce risque et notez sur le vif !

3- Illustrez vos notes au maximum

C’est bien connu, « un bon croquis vaut mieux qu’un long discours » (Napoléon Bonaparte). Comme une simple note ne peut par définition détailler tout la subtilité d’une idée ou l’intégralité d’une information, vous avez tout intérêt à l’enrichir d’une image, d’une photo, ou même d’un dessin. Quand l’heure sera venue de l’exploiter, la note recouvrera plus facilement tout son sens grâce à cette illustration.

Dans ce registre, le smartphone et son appareil photo intégré peut se révéler d’une grande aide. Photographiez par exemple un article qui vous intéresse, l’élément déclencheur d’une bonne idée, ou tout simplement la situation qui vous aidera à vous souvenir du contexte associé à la note.

Et pour ceux qui ne se sentent pas dessinateur dans l’âme, n’oubliez pas que c’est en forgeant qu’on devient forgeron 😉

4- Triez vos notes régulièrement

Noter c’est bien, mais ça n’est pas une fin en soi. Reste à mettre à profit l’idée ou l’information recueillie.

Contrairement à la prise de notes immédiate, ce processus s’inscrit dans la durée. Il est donc nécessaire de trier et d’affecter ses notes pour pouvoir les retrouver ensuite au bon endroit. Si vous ne le faites pas, vous serez rapidement submergé et risquerez de ne jamais utiliser ce que vous aviez si consciencieusement tracé. Dommage…

Alors pour éviter que ‘trop de notes tue la note’, prenez l’habitude de les transférer régulièrement dans l’outil adéquate, sans attendre plus d’une semaine pour bien vous en rappeler. Selon les cas, la note atterrira dans une boîte à idées, une to-do list ou encore un gestionnaire de projets par exemple.


Originally published at www.efficaciteautravail.fr on March 16, 2016.

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