Van niets naar een tof digitaal project: de kick-off

In de vorige blog uit deze serie heb ik ‘t al genoemd: bij El Niño’s hebben we bepaalde principes. Een daarvan is ‘fair trade handelen’. Een ander, minstens zo belangrijk, principe is: een goede kick-off begint met taart!

De kick-off is het eerste overleg, waarin we de randvoorwaarden voor een geslaagd project vastleggen. Het is ook de eerste keer dat jullie projectteam en ons team elkaar leren kennen.

Aan het eind van de kick hebben we als het goed is 2 hoofddoelen bereikt:

  1. Alle neuzen staan dezelfde kant op
  2. De taart is op

Er zijn een aantal dingen die we altijd terug laten komen in de kick-off:

Kennismaken en onze werkwijze introduceren

Als we samen een project in gaan, dan zullen we veel (en waarschijnlijk intensief) gaan samenwerken. Dan is het wel zo prettig dat we elkaar kennen. Dat onze avatars gekoppeld worden aan een echt gezicht.

Aan de andere kant willen we heel graag jullie projectteam leren kennen. Zodat we weten wat iedereen doet, wat zijn of haar rol is, welke belangen er spelen en wie we aan kunnen spreken voor verschillende soorten vragen die we hebben.

Verder leggen we graag onze werkwijze aan iedereen uit. Dat we steeds kleine delen opleveren en dat we die regelmatig aanbieden om getest te worden.

Hoe belangrijk we het vinden dat jullie actief meedoen met dat testen en het uitproberen van de onderdelen. Maar ook dat we regelmatig vragen zullen stellen over de invulling ervan, dat er regelmatig keuzes gemaakt moeten worden en dat er mensen beschikbaar moeten zijn om beslissingen te nemen.

Afspraken maken over de communicatie

Er komen ook praktische zaken ter sprake in de kick-off. Over hoe we bijvoorbeeld het best contact op kunnen nemen. We zijn van alle markten thuis: e-mail, Slack, telefoon, Whatsapp… het maakt ons niet uit — maar jullie misschien wel.

Ook spreken we af hoe vaak we overleg voeren en hoe we de voortgang met jullie delen. Meestal geven we op gezette tijden demo’s. In zo’n demo laten we dan zien wat we allemaal gedaan hebben en hoe het aansluit op de plannen.

Doelgroep(en), doelstellingen en meetmethodes

Voor ons is een project succesvol als jullie tevreden zijn en jullie doelstellingen (meetbaar) behaald worden. Soms zijn doelstellingen bij aanvang al expliciet, maar soms ook niet. Het hangt van de markt en de toepassing af wat voor soort doelstellingen er zijn. Bij maatwerk dat een werkproces ondersteunt is de enige doelstelling vaak dat het dat moet doen: het proces ondersteunen. Maar er zijn ook andere doelstellingen uit af te leiden: misschien kan een medewerker door schermen anders in te delen wel efficiënter werken, zijn er stappen uit een proces over te slaan door een volgorde om te draaien, etc.

In een brainstorm kunnen we de doelstellingen, en de afgeleide doelstellingen, kwantificeerbaar maken.

Om het toekomstig succes te kunnen realiseren willen we ook inzicht krijgen in de doelgroepen die worden aangesproken. Dit stelt ons in staat rekening te houden met de specifieke eigenschappen van de doelgroep. Soms levert die interessante mogelijkheden, soms levert die beperkingen op.

Tot slot stellen we in overleg met jullie vast hoe we de doelstellingen gaan meten. Er zijn veel tools (algemeen beschikbaar en eigen werk) beschikbaar die we in kunnen gaan zetten om zaken te meten. Het hangt helemaal af van het soort project wat zinvol is.

Hoe dan ook: doelstellingen, doelgroepen en meetmethodes vaststellen draagt bij aan inzicht. Door inzicht kunnen we ons concentreren op datgene wat er toe doet!

Samengevat:

  • Doelgroepen helpen ons te focussen op wie het product gaat gebruiken en bieden handvatten voor het interactieontwerp
  • Doelstellingen zorgen ervoor dat we toewerken naar een product dat bijdraagt aan succes
  • Een meetmethode stelt ons in staat te controleren of de doelstelling behaald wordt

Vaststellen van wensen en eisen

Jullie hebben al de nodige informatie verstrekt tijdens het voortraject. Nu we echt gaan beginnen is het voor ons handig hier nog eens dieper op in te gaan. De wensen en eisen zijn soms al direct heel gedetailleerd, maar vaker nog komen de details pas tijdens de ontwikkeling. Nu er meer stakeholders zijn aangeschoven lopen we toch het hele systeem nog eens langs, zodat iedereen een bijdrage kan leveren.

Scope afbakenen & prioriteiten bepalen

In m’n vorige blog gaf ik aan dat er niets zo veranderlijk is als een digitaal project. En nu staat hier ineens iets over scope afbakenen. Ik kan me voorstellen dat het wat tegenstrijdig oogt, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Het is namelijk wel degelijk belangrijk een duidelijke scope te stellen. Zonder scope is een project gedoemd te mislukken.

De scope bepaalt wat er wel en wat er niet ontwikkeld gaat worden. De grote lijnen zogezegd. Een duidelijke scope zorgt er voor dat iedereen weet waar we voor gaan. Gecombineerd met een heldere prioriteitstelling zorgt het er voor dat we een voorlopige planning kunnen maken.

Misschien ten overvloede: de scope is niet in steen gebeiteld, absoluut niet. We kunnen altijd bijsturen, op welk punt in het proces ook!

Een voorlopige planning maken

In overleg stellen we een geschikte einddatum voor je project vast. Ook maken we een grove planning voor de oplevermomenten voor onderdelen. Op die manier kun je er voor zorgen dat de juiste mensen beschikbaar zijn op het juiste moment.

Wij houden wel van een technisch complexe uitdaging!

Heb je zelf een interessant project?Of heb je een leuk idee wat je eens tegen het licht wilt houden? Neem vrijblijvend contact met ons op om je project eens door te spreken!

Door Marc ter Horst. Als operations manager/product owner ben ik dagelijks in de weer met gave digital development projecten op het gebied van o.a. e-commerce, zorg & techniek.