Bilancio di un anno nella PA: le 10 cose che ho imparato/notato lavorando in un ufficio pubblico

ErikaMu
ErikaMu
Jul 24, 2017 · 5 min read

Prima di “chiudere per ferie”, vorrei lasciare traccia delle cose che ho imparato e osservato nel mio primo anno di vita in un ufficio pubblico. Le scrivo qui perché le voglio condividere con chi avrà voglia e pazienza di leggerle, ma soprattutto perché le voglio ritrovare al mio ritorno. Saranno il mio punto di partenza per affrontare il nuovo anno (eh sì, per me l’anno non inizia il 1 gennaio ma a settembre, come quando si riapriva il cancello della scuola e ci si ritrovava lì un po’ più grandi, anche se di pochi mesi).


Le cose che ho imparato le voglio elencare per punti, perché ho scoperto che amo gli elenchi e gli schemi, che alla creatività aggiungono e non tolgono (di questo parlo anche nel primo punto):

  1. Organizzazione e gestione non sono brutte parole, sono solo un po’ sfortunate:

Non esiste progetto che possa essere realizzato senza una buona preparazione degli attrezzi e una studiata pianificazione (insieme a una buona dose di fortuna, sia chiaro) . Attenzione però, non è che queste cose mancano nella PA italiana, negli anni sono anche variamente stati inseriti metodi e approcci basati sulla progettazione e sulla pianificazione, tuttavia, hanno avuto un’attuazione un po’ sfortunata rispetto alle premesse con cui erano stati pensati, trasformandosi in adempimenti meccanici piuttosto che in alleati di viaggio. Osservando, leggendo progetti, schede, report ecc.- contribuendo anche a scriverne qualcuno- ho capito che quello che serve davvero è superare l'approccio meramente ordinatorio, quello del fare le cose perché vanno fatte e iniziare a farle perché si condivide l’utilità del proprio lavoro per qualcuno. A quel punto un po’ di regole e scadenze non guasteranno, ma saranno solo l’ossatura che sorregge l’attività, strumenti e non finalità.


2. I burocrati sono persone ed esistono davvero!

Il capitale umano delle amministrazioni - cioè gli uomini e le donne che portano avanti la baracca - è la risorsa più importante. Più di quei miliardi di euro che qua e là vengono spostati dalle varie scelte politiche da finanziare. Eppure le persone non vengono percepite né trattate come risorse (o almeno non a sufficienza); per me è questo lo scoglio su cui le buone intenzioni di riforma si incagliano, molto spesso. Dall'esterno è stato facile, negli anni, attaccare la categoria dei dipendenti pubblici, ma i burocrati esistono (non sono una categoria astratta) e sono persone, come noi, con ambizioni, paure, delusioni ecc. Se pensate che questi uffici sono abitati solo da zombie con l’ansia da timbro del cartellino, vi sbagliate di grosso. Certo, come in ogni organizzazione ci sono mele marce, ma pensare che le seconde compongono tutto il cesto è un grave errore (che si è rispecchiato anche in alcune policy “punitive” degli ultimi anni, quando a parer mio sarebbe più importante concentrarsi nel promuovere e premiare gli innovatori). Il vero tema è, semmai, come portare l’approccio della gestione delle risorse umane, proprio delle imprese, anche nelle amministrazioni pubbliche.


3. L’urgenza di una staffetta generazionale

Gli ultimi dati OCSE sulla pubblica amministrazione italiana dimostrano che i dipendenti pubblici con 55 anni o più sono praticamente il doppio della media OCSE (45% del totale in Italia, contro il 24% media OCSE). La questione del turn over della PA è innegabilmente un tema centrale, che però non deve essere letto come una sostituzione o pretesa di legittimare una “battaglia” tra generazioni (sirene a cui spesso i giovani cedono per via di una condizione precaria e di crisi economica). Secondo me, invece, c’è bisogno di una staffetta generazionale, nella quale le generazioni precedenti, magari alla soglia della pensione, aiutino i giovani trasmettendo il loro prezioso bagaglio di conoscenze ed esperienze e, viceversa, i più adulti si aprano alle novità, di cui sono portatori i giovani. Insomma, io credo nella logica del passaggio del testimone, che è più sfidante e complessa, ma anche più costruttiva.

Per approfondire i dati OCSE: http://www.oecd.org/gov/government-at-a-glance-2017-executive-summary.pdf


4. “Mantenere la disciplina e promuovere lo spirito di coesione è sempre necessario a qualsiasi compito collettivo”

Questa citazione racchiude il punto di equilibrio che il management deve saper sempre mantenere all'interno di un ufficio tra i componenti del suo team. E vale per qualsiasi ufficio, pubblico e privato.

N.B. La citazione viene dal libro Il viaggio dell’elefante di José Saramago


5. “Da che punto guardi il mondo, tutto dipende”, ovvero di come si è sempre il burocate di qualcun’altro

Frequentemente si sente parlare della burocrazia da chi è fuori dei palazzi, anzi parlare è un verbo improprio, diciamo pure lamentare. Ebbene, sappiate che anche i burocrati si lamentano dei burocrati perché sono burocratici! (ritornando al punto 2, siccome esistono davvero e sono persone come noi anche loro fanno cose e quindi si imbattono nelle trafile burocratiche o in una semplice fila allo sportello).


6. Umanisti, i giuristi e gli economisti pubblici hanno un grande bisogno di voi!

Dopo aver vissuto 12 mesi con giuristi ed economisti e qualche scienziato politico (come me) ho capito una cosa importante: nelle amministrazioni pubbliche mancano gli umanisti. Il mondo non può essere visto solo attraverso i modelli economici o le categorie del diritto, occorrono la sensibilità e l’empatia, la profonda conoscenza delle persone e qualcuno che sappia comunicare dell’amministrazione il suo volto umano e reale. Perché vi assicuro che c’è!


7. Non è tutto oro quello che luccica: come si vive realmente in un ufficio pubblico

Mio malgrado devo dirvi una cosa sconvolgente: negli uffici pubblici non si naviga nell'oro. La risme di carta non sono illimitate, non ci sono pc di ultima generazione, le scrivanie e le stanze si condividono più che in un co-working!.


8. Motivare e dimostrare è meglio che comandare e delegare

Il cambiamento cammina sulle gambe di chi ogni giorno è chiamato ad attuare le decisioni e l’amministrazione pubblica è esecutrice per definizione. Tuttavia, le competenze tecniche non bastano, perché per innovare bisogna motivare e convincere le persone a cambiare modalità di lavoro, spiegando e dimostrando la convenienza del nuovo modello che si vuole attuare. Per me questa è, senza dubbio, la vera missione dei manager pubblici. Spetta a loro, infatti, ingaggiare le persone su questo compito.


9. Velocità e cambiamento sono variabili costanti della società e non siamo ancora pronti ad amministrarle

Viviamo in un mondo in cui velocità e cambiamento, e quindi urgenze e imprevedibilità, sono caratteristiche ormai fisse e non più incognite del sistema. Questo nei prossimi anni cambierà notevolmente il modo di lavorare e di agire nelle amministrazioni ed è un punto da affrontare prima che sia troppo tardi.


10. Come fai sbagli, ma è così che potresti innovare

Non esiste qualcosa di giusto o fatto bene in assoluto. Il tuo lavoro a qualcuno piacerà ad altri meno, è normale. Però vale sempre la pena provare a fare le cose come vorremmo, un giorno ignorare un “qui si è sempre fatto così” potrebbe portare a un utile cambiamento.

ErikaMu
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