Focoosin: la evolución en la gestión del tiempo y mejora de la productividad.

Después de varios días de trabajo, de salir tarde de la oficina y de sentirse cansado pero sin las tareas terminadas, surge una inquietud: Qué es lo que he hecho con mi tiempo? He llenado el timesheet, mis jefes han recibido mis reportes indicando que he dedicado tiempo a determinados proyectos, pero tengo la poercepción de no avanzar en las tareas. El primer impulso fue buscar una herramienta alternativa a las usadas usualmente por las compañias donde he trabajado, que ayude a identificar dónde se ha ido el tiempo. 
En ese proceso encontramos una variedad de plataformas y herramientas mayormente concentradas en el manejo de proyectos. Sin embargo, el asunto que nos inquietaba era el desconocimiento sobre el uso del tiempo real y cómo éste ha sido una variable subestimada en el mundo del project management, donde la medida de cambio son las horas/hombre, muchas veces distorsionadas para efectos de venta de servicios a terceros o para manejo de indicadores de desempeño.

El enfoque de Focoosin sobre la mejora de la productividad en un inicio estuvo basado en aspectos psicológicos, tales como los efectos nocivos del multitasking para el buen desempeño. Esta perspectiva ponía un énfasis en la productividad individual más que en el rendimiento por equipos. Sin embargo, con el paso de los meses y luego de tener el feedback de nuestros usuarios objetivo (las empresas), comenzamos a profundizar en un enfoque orientado hacia la productividad por equipos. Se agregaron funcionalidades que hacen el cruce entre el tiempo real y el dedicado a los proyectos, siendo éste el gran diferenciador de Focoosin, obteniendo el diferencial entre las horas reportadas como dedicadas a una tarea y el tiempo efectivamente usado para ella. Ese aspecto es primordial a la hora de realizar mejoras de procesos en las organizaciones, ya que es un insumo clave para la planificación de equipos y recursos basado en estimaciones reales. Uno de nuestros usuarios llegó a nosotros por esa necesidad, y actualmente, debido una observación recibida por una empresa auditora en el contexto de una certificación de maduración de procesos, se les recomendó el uso de una herramienta de gestión con las mismas características que Focoosin posee en la actualidad. El profesional que nos contactó buscó otras herramientas similares, pero no logró encontrar una que le entregara datos como el diferencial entre tiempo reportado y tiempo dedicado para una tarea, aspecto clave para el proceso de certificación en el que se encuentra su organización actualmente.

Creemos que la perspectiva individual de Focoosin aún se sustenta en las bases iniciales, tales como identificar el exceso de multitasking de un trabajador. Sin embargo, la creación de valor de nuestro producto actualmente está en poder identificar los patrones en la pérdida de horas dentro de un proceso de elaboración de bienes y servicios. Sin esta información, las organizaciones no son capaces de hacer una mejora de sus procesos, ni menos de hacer planificaciones ajustadas a las necesidades reales. 
Si el primer paso para mejorar algo es medirlo, Focoosin está en esta línea, apostando además a que es necesario poner la prioridad en el recursos más importante y a la vez subestimado en las organizaciones, el tiempo real.

Paulina Ojeda y Alvaro Brange, Co-Fundadores de Focoosin