Fin dove si può spingere la Pubblica Amministrazione?

A seguire il testo dell’intervento tenuto all’evento di formazione per dipendenti della Pubblica Amministrazione organizzato da H-Farm Education a Ca’ Tron il 20–21 ottobre 2017.

Cosa impedisce alla PA di essere meno burocratica e più innovativa?

La risposta che darebbe un cittadino medio — mediamente influenzato dal dibattito pubblico e probabilmente anche dalla sua esperienza personale — probabilmente sarebbe: i burocrati che ci lavorano.

Ma noi sappiamo che nella PA, come altrove, non sono tutti fannulloni o incapaci. Eppure, complessivamente, non si riesce a “sbloccare” le cose. A farle succedere. Perché? Ciascuno di voi si confronta ogni giorno con questo problema. E si sarà fatto un’idea, che identifica magari col vicino di ufficio o col proprio capo.

Vi dico qual è la mia teoria generale dello stallo.

Facciamo leggi fatte male.

Ne facciamo troppe, perché la maggior parte sono “leggine”: non facciamo mai interventi strutturali e sistematici che ripuliscono il passato, ma solo interventi che aggiungono uno strato ulteriore. Siamo il Paese degli strati geologico-normativi. In questo modo rendiamo sempre più complicato districarsi nella giungla della regolamentazione.

Inoltre, chi fa le leggi quasi mai scioglie i nodi. La legge dovrebbe essere l’atto che dopo mille battaglie politiche indica la strada. Dice cosa si fa. Da noi, invece, la legge non dirime niente. Abbiamo costruito una prassi normativa che ci permette di dare ragione (quasi) a tutti: tu fai la legge e poi ciascuno di coloro che l’hanno fatta dice “ho vinto io”. Capite che l’unico modo per farla così e rimandare lo scioglimento dei nodi è scrivere una legge ambigua.

Questa legge ambigua arriva nei ministeri o nelle altre Pubbliche Amministrazioni che hanno la responsabilità di attuarla, e tutto si blocca. Se il nodo non lo ha sciolto il legislatore, come pretendere che lo sciolga il singolo dirigente o funzionario che quella legge deve attuarla?

Così chi lavora nella PA prende tempo, ed ecco la proverbiale lentezza della burocrazia! E alla fine, quando “deve” interpretare, lo fa prendendosi una responsabilità più ampia di quella che normalmente gli competerebbe.

Che succede a quel punto? Interpretando attua, e c’è sempre un gruppo di persone più o meno nutrito che si sente svantaggiato e vittima di quella specifica interpretazione. E che praticherà lo sport nazionale: andare al TAR. Altro tempo, altre decisioni spesso prese da persone che non conoscono la materia e che smontano e rimontano l’attuazione. Ecco la paralisi di un Paese. Il cerchio che (non) si chiude.

Se è così, che possiamo fare?

La risposta semplice è: cambiamo mestiere! Tutti: voi che ogni giorno lavorate nella PA; e chi come noi pensa che tramite la formazione, e la formazione di un certo tipo — di cui le prossime 24 ore sono un esempio — si possa cambiare il modo in cui la PA si muove.

La risposta complicata è che invece possiamo — nonostante tutto questo — fare molto. A condizione, però, di capire anzitutto quale sia lo spazio di manovra. Che poi vuol dire capire cosa possiamo fare senza modifiche legislative, perché se siamo funzionari o dirigenti della PA queste ci passano sopra la testa e non dipendono da noi; e quindi come smettiamo di costruirci scuse per non lottare e iniziamo a provare a cambiare le cose dentro l’Amministrazione in cui stiamo.

Proviamo a definire questo spazio di manovra? Penso a tre cose.

  1. Il vostro lavoro è molto di più del pezzo di carta su cui sono scritti gli “obiettivi” che dovete raggiungere. Li potete interpretare in senso molto burocratico, e accontentarvi. Oppure paradossalmente li potete interpretare come un punto di partenza. Sappiamo tutti quando sono scritti in burocratese e pertanto vaghi? Ecco, potrebbe essere una buona notizia.
  2. La qualità della vostra interazione con i cittadini non dipende necessariamente da una legge che ancora non è stata fatta. Ciascuno di voi può migliorarla già. Ma bisogna accettare di fare domande a cui arriveranno risposte che non necessariamente ci piacciono. La prima volta. La seconda volta. Ad esempio, chiedendo feedback su come l’Amministrazione o il vostro ufficio sta lavorando e in cosa potrebbe migliorare. Sull’interazione con chi sta fuori dalla PA, i giovani possono darci una mano enorme — trovate il modo di averne intorno qualcuno in ufficio. Sono preziosi per capire che la maniera in cui interagiamo è altrettanto importante del contenuto dell’interazione.
  3. Non abbiate paura di usare tutta la discrezionalità che potete. Viviamo in un Paese che ha costruito una teoria della lotta alla corruzione convincendo tutti che l’unico modo fosse ridurre il margine di manovra. Il totale controllo ex ante. Anticipo le tue mosse al punto che ti impedisco di muoverti. In un mondo che viaggia a velocità elevate e con enormi complessità, dove non esiste la soluzione o ricetta valida per tutti i casi, questa roba è una follia. Ma vi rendete conto che abbiamo costruito un sistema di controlli ex ante nel Paese che ha inventato il detto “fatta la legge, trovato l’inganno”. Volete un esempio? La scrittura dei bandi! Lo potete scrivere iper-dettagliato, ed è la deriva generale che stiamo conoscendo da un po’ di anni — che tra l’altro vuol dire che mostrate una certa arroganza nel sapere esattamente cosa vi serve anche da un punto di vista tecnico, e non solo quindi come obiettivo ma anche come strumenti; con l’illusione di tutelarvi contro la seccature di dover valutare e scegliere: bandi che portano al vincitore automaticamente, niente a che vedere con l’intelligenza artificiale o gli algoritmi — oppure potete fare bandi molto più ampi, con cui vi riservate la possibilità di vedere cosa arriva, che proposte ci sono, e di valutarle — preferibilmente con delle commissioni indipendenti e capaci — e quindi di decidere. Ho conosciuto molti dirigenti e funzionari che mi hanno detto che questo secondo approccio era pericoloso, perché poi avrebbero ricevuto pressioni dal vertice politico di turno per favorire tizio o caio. E ho scoperto poi che avevano fatto un bando rigidissimo… cucito su misura come un abito sartoriale e che si sapeva già il nome del vincitore proprio perché il politico di turno glielo aveva raccomandato!

So cosa state pensando in questo momento. La domanda che vi ronza in testa. Ma io, da solo, come faccio?

C’è una responsabilità decisionale complessiva — interna alla vostra Amministrazione — che non dipende da voi, ma c’è anche una battaglia culturale con colleghi e superiori da fare “porta a porta” e che dipende da voi.

Dovete solo capire che i confini del vostro lavoro non coincidono necessariamente coi confini del vostro ufficio.

Siete convinti che non esiste questo spazio? Ma io vi chiedo: davvero non dipende per niente da voi, ma solo dal vostro capo, o dal capo del vostro capo? Bene. Ammettiamo che sia così. Che cosa state ancora aspettando per diventare i pionieri della nuova PA? Gli ambasciatori che portano un messaggio potente e dirompente dentro i propri uffici. Non riuscite ad avere abbastanza impatto? È possibile. Fate almeno un po’ di testimonianza. Non ho mai conosciuto nessuno che abbia avuto impatto e che non abbia prima cominciato facendo testimonianza.

E poi ci sono alcune cose che comunque potete fare da subito. Sono almeno tre. Sembrano piccole, eppure sono i semi di una rivoluzione lenta.

Anzitutto, una cosa che potete fare è connettervi con altri. Quante volte l’avete sentita questa frase? Non è questione di networking occasionale. Ma di ricercare ossessivamente fonti di ispirazione e crescita personale fuori della PA, da portare dentro la PA. Connettetevi con persone che appartengono a mondi diversi dal vostro.

Seconda cosa, pensate alla tecnologia come ad un fattore di profonda trasformazione culturale. La maggior parte di ciò che pensiamo di non poter fare, o di non riuscire a fare, è solo questione di nostra predisposizione mentale. Detto più romanticamente, di sguardo. Possiamo rispondere a 100 mail in un’ora? Certo che no! E invece sì. Non potevamo fino a qualche anno fa, ma adesso possiamo farlo fare in automatico… e le risposte partono in contemporanea e arrivano direttamente sui cellulari di chi ci ha scritto. In un minuto, non in un’ora. E noi magari in quella stessa ora ci concentriamo esclusivamente sulle mail e sui casi che non sono risolvibili in serie. Un piccolo esempio di cosa non la tecnologia, ma la cultura della tecnologia, potrebbe dare ad un’Amministrazione per migliorare il servizio ai cittadini, e a voi per recuperare il piacere del vostro mestiere, dal momento che impieghereste la maggior parte del vostro tempo per aggiungere valore.

E poi, ripensate tutto ciò che state facendo non a partire dal pezzo di catena di montaggio che vi è stato affidato, ma da cosa potrete produrre alla fine. Partite dal cittadino. Immedesimatevi. Provate a pensare come qualcuno che deve avere a che fare con voi, anzi con quello che voi fate, senza manco sapere che lo avete fatto voi, e che voi però siete responsabili solo di un pezzetto. Partite da questo cittadino e provate a capire come semplificargli la vita.

Voglio però dirvi che tutto questo funziona solo se siete disposti a fare alcune cose complicate.

(1) La prima è tosta davvero, reggetevi forte. Voi siete abituati ad essere intermediari. Voi credete fideisticamente nella gerarchia. Vi hanno detto che è non solo l’unico modo di fare. Ma anche l’unico modo di essere. Attenzione, però, ché il ’900 è finito. Certo, è sempre rilevante sapere chi dispone delle informazioni e chi decide. Ma è finito il tempo dell’intermediazione.

L’intermediazione è ancora utile per sentirsi importanti, ma è del tutto inutile per contare.

Più intermediate e più vi indebolite, perché esaurite rapidamente le vostre energie e il vostro tempo, e perché siamo tutti inevitabilmente molto lenti. Dovete imparare a disintermediare voi stessi! Dentro e fuori la vostra Amministrazione. E dovete, invece, imparare ad abilitare. È una cosa diversa dal delegare. Perché non è solo demandare a qualcun altro di fare qualcosa al posto vostro. Abilitare vuol dire mettere qualcun altro nelle condizioni di fare qualcosa.

(2) La seconda cosa: imparate a fate esperimenti, ad usare una logica sperimentale. Complicato, ancora una volta! Perché sperimentare vuol dire sbagliare. E chi sbaglia nella PA non è qualcuno che ha imparato qualcosa ma qualcuno che va redarguito. Ma se non accettate di sperimentate, sapete cosa succede? Quanti anni vi restano nel posto dove siete? 10, 20 anni? Ecco, se non sperimentate non farete mai più niente di interessante nel vostro lavoro. Siete sicuri che sia davvero quello che volete?

(3) Terza cosa — e chiudo — pensarvi non come catena di montaggio fa bene a tutti, ma prima di tutto a voi. Non ho mai conosciuto nessuno che si sia innamorato di una procedura amministrativa. Ma ho conosciuto tanti dirigenti e funzionari che si sono appassionati ad un progetto, ad una sfida. Ragionate non per processi, ma per cosa avrete cambiato alla fine.

Vi lascio con questo messaggio: ricordatevi che decidete oggi ciò che vorrete far succedere tra un po’ di tempo.