6 nástrojov pre efektívnejšiu prácu v tíme, ktoré využívame aj v Refresheri

Čo by si mal vedieť o refresheri a spôsobe práce, aby si vedel ako a prečo využívame tieto nástroje: V refresheri máme 10 ľudí, ktorí každý deň pracujú na manažmente a vývoji webu, služieb alebo nejakej administratíve. Okrem toho nám prispieva do systému alebo dodáva obsah cca 40 ľudí, autorov, fotografov či video team. Sú autonómni a sebestační, no nejak týchto ľudí musíme prepojiť. Treba vedieť, že refresher je v podstate blogová platforma a my v refresheri hlavne zabezpečujeme administratívnu, technickú a marketingovú podporu skupine autorov. Tí pracujú a nemusia sa starať o to, čo ich nebaví, my riešime nech všetko funguje, ľudia sa dozvedia o ich článkoch a veci idú (hlavne po technickej stránke) dopredu. Viac ako 4 roky sme nemali ani spoločné kancelárie a aj teraz sa stretávame približne raz za týždeň a pól. Každý deň spolupracujú ľudia z okresov BA, DS, BB, GA, KE a ľudia z Prahy či Brna.

#1 Slack (info here)

Kategória: Komunikácia

Náhrada za: kombinácia komunikácie na facebooku, emailov, whatsappu atď

Kedy využiť: Keď sa ti už strácajú súbory v rôznych komunikáciách, ľudia zabúdajú, čo majú spraviť, nechceš na facebooku miešať prácu a osobný život.

Info:

Slack dokáže zefektívniť komunikáciu v rámci teamu niekoľkonásobne, hlavne ak ste doteraz používali povedzme facebook správy a maily. Slack je free pre každého, až kým nepotrebujete rôzne integrácie a vylepšenia. Môžete komunikovať 1-on-1, alebo vytvárať #channels, kde zlúčite ľudí, ktorí sú relevantní do jednej skupiny. U nás napríklad máme #development, #grafika, #content, #partnerstva, #general. Aplikácia pre iOS, macOS, tuším aj na androidy a windows, všetko pekne dostupné a funkčné aj z webového rozhrania. Skvelo poslúžia upozornenia (/remind), DND režim keď chcete mať pokoj napríklad po 8mej hodine, zdieľanie súborov a správ s ostatnými. Ak si slack ešte neskúšal, jednoducho mu daj šancu a pravdepodobne pri ňom zostaneš. Nie je náhoda, že má viac ako 3 000 000 aktívnych denných užívateľov a 900K+ platiacich užívateľov.

#2 Wunderlist (klik sem pre info)

Kategória: Task management

Náhrada za: Evernote, Notes v mobile, Papieriky, pripomínanie sa a pýtanie si status update-ov.

Kedy využiť: Keď je vás v skupine/tíme čoraz viac a potrebuješ mať prehľad o tom, čo máš ty robiť, alebo čo majú pre teba spraviť ľudia

Info:

Easy to install, dostupné na Windows, Mac, aj na Androide a iOS a všetko sa pekne synchronizuje. WL využívame na day-to-day tasky, ktoré nepotrebujú dlhé opisy, alebo nie je nutné sledovanie veľkého množstva súborov, prípadne update-ov. Je ideálny na tasky typu “Nahoď tento článok a pošli im informácie na tento mail”. WL využívajú aj u našich niektorých partnerov a tak je jednoduché vytvoriť zdieľané to-do listy a kolaborovať aj 7–8 ľudí naraz, namiesto telefonovania, mailovania a posielania updateov. Ešte budú musieť doladiť notifikácie a ich detailnejšie nastavenie, ale snáď čoskoro. Celkom fajn mi príde, že je relatívne jednoduché kombinovať pracovné aj osobné To-do zoznamy, prípadne ich vieš zoskupovať do skupín. Oceníš aj priraďovanie taskov konkrétnym ľuďom, subtasky, due-dates, drag&drop prílohy, rýchle náhľady excel/word dokumentov.

#3 Google Docs (info)

Kategória: File management

Náhrada za: Preposielanie dokumentov a znervózňovanie sa na tom, že zas nemáš aktuálnu verziu

Info:

Ubíja ma, ako si v škole niektorí spolužiaci v pracovnej skupine medzi sebou posielajú 10megové prezentácie (alebo word súbory) a keď chcem niečo upraviť, musím zháňať aktuálnu verziu. Je mi do plaču hlavne z dôvodu, lebo to robia aj po tom, čo im povieš, že rob to v Google Docs, nech to máme všetci prístupné a môžeme editovať naraz. Je rok 2016. Anyway, to je škola, ale o podobný prípad v pracovnom prostredí nebude núdza a ten ti pomôže vyriešiť práve Google Docs. Formuláre, “Excel súbory”, textové dokument — všetko dostupné online, zdieľateľné s rôznou úrovňou prístupov a povolení, real time aktualizované a aj vidíš, kto čo robí a mení. Ak si posielate ešte word dokumenty, excel súbory, prezentácie, zmeňte to. Chápem excel a word v prípade, ak potrebujete nejaké advanced a špecifické formátovanie alebo máš excel s veľkým dátovým setom, ale predpokladám, že 99% súborov podporovaných v google docs vyriešite online. A ostatné súbory si prípadne môžete synchronizovať/ukladať online.

#4 Redmine alebo Trello (info redmine) / (info)

Kategória: Project Management

Náhrada za: Tabuľky (fyzické, či excelovské), to-do listy, maily

Kedy využiť: Keď to začína byť príliš komplexné, je vás viac, sú rôzne priority a plánujete do budúcnosti

Info: Veľmi veľa firiem používa Trello na manažovanie projektov. Trello využíva 3 levely prvkov:

boards — tabule, tvz. projekt, napr. Prerábka kuchyne

list — teda v podstate zoznamy to-do rozdelené do určitých kategórií aké si definuješ, napr. Výber, Nákup, Inštalácia

cards — karty, teda tasky a samotné to-do, napr. “definovať štýl, vybrať farby, kúpiť tento spotrebič, zavolať inštalatéra a zistiť ceny.

Jednoduché na používanie aj inštaláciu (pár klikov), cloud-based, určite zefektívni vašu prácu, ak nevyužívate žiadny systém na manažovanie úloh. A aj keď nejaký máte, možno práve Trello posunie vašu efektivitu a poriadok na nový level.

…ale. Nám osobne Trello nejak nevoní a nepresedlali sme naň z nášho systému, ktorý využívame.

My používame redmine

Opensource systém, ktorý je dosť prepracovaný, ale má svoje limitácie. Náročná inštalácia, potrebujete špecifické nastavenia servera, náročné upgradeovanie, žiadna responzívna verzia, pomalý vývoj, na mobilnú appku zabudni. Ale. Raz keď sa vám ho s trochou šťastia podarí nainštalovať, máte dostatočné silný nástroj, ktorý pokryje väčšinu potrieb a je úplne zdarma. U nás sa do redmine-u môže dostať viac ako 20 užívateľov. Väčšina z nich sa — buďme úprimní — prihlási raz za rok, ale chceme, nech majú možnosť prihlásiť sa a reportnúť akýkoľvek bug alebo požiadavku, návrh. Pri 20 useroch a väčšine ostatných služieb, ktoré sú platené od počtu užívateľoch ušetríme teda mesačne približne 200+ eur. Celkom flexibilne si môžete nastaviť právomoci, priority, upozornenia, workflow a ak máte šikovného programátora, dorobíte si funkcionalitu (čo sa vám určite nebude chcieť). V rámci Redmine-u máte, resp. môžete mať wiki, úložisko súborov, GANTT diagramy, subtasky, watchers (notifikácie uzivatelom). Redmine využívame výhradne na web dev tasky, alebo dlhodobejšie projekty. Všetky day-to-day, sales a to-do veci sme presunuli do Wunderlistu, ktorý som opísal vyššie.

Pri týchto project management nástrojoch pravdepodobne nie je jedno riešenie, ktoré fituje každému. Trello využíva už niekoľko miliónov userov, ale našim potrebám nevyhovovalo. Nechcem sa zbytočne rozpisovať o týchto dvoch nástrojoch, lebo to, či je to pravé pre váš team zistíte, až keď to vyskúšate.

PLS: Ak ste využívali redmine a zamenili ste ho za niečo iné, čo vám teraz už nejakú dobu funguje bezproblémovo, napíš mi! Hľadám lepšiu alternatívu. (PS: Nie redmine, trello, teamgrid, asana, basecamp, smartsheet)

#5 LiveAgent (info tu)

Kategória: CRM

Náhrada za: klasické mailovanie ako štandardný kontakt pre zákazníkov

Kedy využiť: Keď vám zrazu píše viac ľudí, než zvládate odpisovať. Keď sa strácajú maily, alebo sa staráte viacerí o rovnakých “zákazníkov”.

Info:

LiveAgent prišiel ku mne v pravú chvíľu a to presne vtedy, keď sme sa začali strácať v mailoch. Ak viac ako raz denne pošleš von z vašej firmy mail, kde dávaš ľudí z vášho teamu do CC, je na čase switchnúť na niečo iné. LiveAgent poslúži na to, aby sme mali poriadok napr. na mailoch s dopytom na inzerciu, kde môžeme riešiť jedného klienta aj dva, traja. Vždy máme prehľad kto a čo napísal, kedykoľvek sa môžeme doplniť, zaskočiť jeden za druhého. Jeden zabudnutý mail môže znamenať pre nás teoreticky stratu od 500 až 5000 eur, ak nie viac, takže je to dosť kritické, aby bolo všetko “top notch”. Okrem toho môžete využívať pravidlá, aké si nastavíte (dali sme si napríklad pravidlo na náš redakčný mail, že ak 30 dní nevyriešime alebo neodpovieme na mail, automaticky sa zatvorí a vyrieši. Nestíhame odpisovať všetkým random požiadavkám.), prepájať vaše mailové schránky, vytvárať filtre, automatické odpovede, predpripravované odpovede, priraďovať maily niekomu.

Silné funkcie, no nevýhodou je hrozný interface, niekedy pomalý loading, zabugované nastavenia a workflow. Chalani ale sídlia v BA a ževraj chystajú redesign a bude to krajšie (aj keď im to trvá asi dlhšie, než by chceli). Platíš za to, koľko userov chceš do svojho systému. Vyskúšaj, ak sa ti nepáči, nájdeš veľa alternatív.

#6 Invision (info)

Kategória: Produktivita a komunikácia pri designe

Náhrada za: Posielanie mailov a odkazov na statické jpg/png súbory.

Kedy využiť: Keď sa na spätnej väzbe a vývoji grafiky podieľate viacerí

Info:

Spraví sa design, prepošle sa na spätnú väzbu, dostaneš 5 emailov od 4 ľudí s poznámkami ku grafike, ktoré musíš spracovať. Chceš si vytrhať vlasy. Invision rieši presne tento problém. Funguje to nasledovne: Grafik pripraví čo chce prezentovať, rozpošle odkaz každému, kto má k tomu čo povedať. Priamo v grafike môže vložiť odkazy a kvázi vidíš, ako sa web bude správať (ešte sa nič neprogramovalo, uploaduje sa png/jpeg cez interface). Užívatelia môžu komentovať jednotlivé screeny, pozerať históriu zmien, dostávaš notifikácie. Mega pomáha s workflowom, je to proste krása. Určite ocenia freelanceri (grafici), agentúry, ale aj startupy, alebo v podstate ktokoľvek, kto pracuje na grafike v nejakej pracovnej skupine. Viac ani nebudem písať, vyskúšajte.

Ak chceš, môžeš ma sledovať na twitteri, alebo sa prihlásiť na newsletter (dám ti vedieť o mojich blogpostoch). A keď máš nejaký nápad, návrh, alebo otázku, píš na gabor@boros.io.