Я нанял трёх ассистентов и найму ещё: почему вы должны сделать то же самое

Ruslan Gafarov
Sep 1, 2018 · 5 min read

Автор: Алексей Имамов

Генеральный директор и основатель сервиса «Врачи онлайн» Алексей Имамов о том, почему один ассистент — это слишком мало.

В жизни каждого человека, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят, как правило, 20% результата. Это разные небольшие и незначительные дела, операционка, которую легко можно делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-то вещей, покупка различных билетов и так далее.

Не мне говорить, как все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи. В жизни и в работе я чётко нацелен на результаты, поэтому мне важно делегировать все эти задачи. Я ещё давно осознал необходимость личных помощников и не стал мелочиться и брать одного секретаря или офис-менеджера, а нанял сразу трёх ассистентов.

И это не шутка. Я не понимаю, как предприниматели, у которых в штате всего один помощник, могут в полной мере справляться с рабочими и личными задачами. Давайте разберёмся по порядку.

Зачем нужен личный помощник

  • Освободить время. Я стараюсь максимально высвободить время для решения действительно важных задач. Очень часто такие действия, как назначение встреч в календаре, планирование расписания, серчинг в интернете, могут занимать до 80% времени. Эти действия я называю пожирателями времени. Их нужно скидывать на помощника.
  • Получить денежную выгоду. Приведу простой пример: однажды я решил посетить Cirque du Soleil и сразу же нашёл билеты за 12 тысяч рублей. После этого я скинул задачу своему ассистенту, и она нашла такие же билеты за 8000 рублей. И таких историй ежедневно происходит очень много. Поэтому если суммировать все эти вещи, ассистент окупается сполна.
  • Поручить задачи, с которыми он справится лучше. Помощник дополняет тебя в том, что у тебя изначально плохо получается. К примеру, мне важно, чтобы один из моих помощников хорошо воспринимал на слух аудиофайлы, вёл переписку, обладал высокой скоростью печати и мог выполнять небольшие рабочие поручения. Я всегда знаю, что мне есть кому доверить такие задачи, и она сделает их, возможно, даже лучше меня.
  • Дисциплина. Ассистент тебя дисциплинирует и учит тонкому искусству делегирования и постановки задач. Работу с ним можно сравнить со спортом. Когда ты договариваешься с друзьями начать с понедельника пробежки, тебе уже не так просто отказаться. Ты дал обещание людям и теперь чувствуешь свою ответственность. Так же и с личным помощником: если ты пообещал прислать необходимую информацию или инструкции, значит, ты должен их прислать, иначе задача не будет выполнена (а когда их у тебя три, ты дисциплинируешь все рабочие и личные аспекты).

Почему именно три

Здесь возникает закономерный вопрос, почему бы не объединить обязанности трёх помощников в одном человеке. В теории такое возможно, на практике — вряд ли. И вот почему:

  • У сотрудника может быть развит определённый набор навыков и скилов. У одних — он один, у других — совершенно иной. Например, человек может безупречно справляться с личными задачами, а другой — координировать процессы в офисе, отвечать на письма, помогать с мелкими задачами по работе. А для меня важно, чтобы все задачи выполнялись максимально качественно.
  • Конечно, есть и универсальные бойцы — сотрудники с высокой эффективностью во всех областях и большим количеством навыков. Но такие люди, как правило, не сидят на рынке без дела либо работают на себя.
  • Я за разделение обязанностей. Каждый сотрудник должен чётко понимать, какие у него задачи и каких результатов от него ждут. Я считаю, что смешивать личные и рабочие задачи нельзя. Личными делами — покупками, доставками, личными звонками, продажей машины, планированием отдыха и поездок — у меня занимается удалённый помощник. Для меня это идеальный вариант: мои личные дела никаким образом не касаются офиса и коллектива.

Третий помощник работает как офис-менеджер — бронирует время и переговорку под встречи, заказывает пропуска, а также покупает чай, кофе и другие товары в офис. Также у неё есть отдельный блок работы по тестированию новых идей.

Я предлагаю ей новую рабочую идею, а она её проверяет: делает запросы в компании, пишет письма с предложениями и так далее. То есть на ней — координация рабочих процессов и тестирование новых идей и гипотез.

Ошибки при выборе личного ассистента

Прежде чем я выбирал каждую из помощниц, я прособеседовал около десяти людей на каждую позицию.

При выборе помощника необходимо понимать, что этот человек не найдётся по волшебству и на такую должность подойдёт вовсе не каждый. Для себя я чётко определил круг навыков, которыми должен обладать кандидат. Но самое важное: это должен быть сотрудник, у которого горят глаза. Кстати, как правило, лучше всего с работой ассистента справляются девушки — они терпеливее, аккуратнее и усидчивее. Но это не строгое правило.

Начинающие предприниматели часто допускают ошибки при выборе ассистента и работе с ним. Вот несколько правил, чтобы не ошибиться на самом старте:

  • Люди, у которых не так много опыта в бизнесе, часто не понимают, что будет делать личный помощник. Отсюда появляются вопросы: «А что я буду делать?», «А останется ли у меня вообще работа?». Останется! Причём более важная, нужная и интересная. Личный помощник даёт возможность смотреть масштабнее и мыслить стратегически.
  • Помощника нужно брать сразу, даже если у тебя нет дохода. Очень большое заблуждение — ждать каких-то определённых сумм на счету. Если ты не сможешь делегировать, они так и не появятся. Поэтому освобождайте своё время для действительно важных вещей.
  • Формулировка задачи ассистенту и постановка дедлайна должны быть максимально чёткими. Если нужна информация, она нужна не «к завтра», а «к 10:30 утра».
  • Кстати, вот вам ещё один лайфхак: если ваш удалённый помощник находится, к примеру, в Сибири, вы можете ставить задачи вечером, а готовы они будут уже к утру.
  • Отсутствие чек-листов — ещё одна ошибка при работе с помощником. У вашего ассистента должно быть чёткое руководству к действию. Он должен понимать, что и как необходимо делать. Без ваших комментариев. Если вы каждый раз объясняете, как нужно работать, — это та же самая трата времени. У моего ассистента есть чек-лист по всем моим личным делам.
  • Например, на случай, если я лечу за границу, я быстро готовлю чек-лист по выбору отеля и его характеристикам, какая кухня в приоритете. Я всегда превращаю работу над моими личными задачами в бизнес-процесс, не говоря уже про рабочие дела.
  • Кстати, ещё иногда я даю одно задание на двоих или на троих и устраиваю соревнование. Это позволяет держать ассистентов в тонусе.

Я искренне считаю, что руководители, у которых нет ассистента, просто-напросто несерьёзно относятся к работе и не нацелены на результат. Поэтому как минимум один помощник для рутинных, но энергозатратных задач точно должен быть. Если ваш ассистент — это гибкий человек с большим желанием расти и развиваться, вы сможете выстроить его работу специально под вас, тогда ваша личная эффективность вырастет в два-три раза.

Источник

Ruslan Gafarov

Written by

Founder Malikspace.com

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade