5 шагов по организации мероприятий для развития сотрудников

Допустим, вы решили заняться развитием сотрудников: личностным и профессиональным, потому что вам кажется, что стоит улучшить настроение в коллективе и повысить производительность труда. Вы думаете, что корпоративные социально значимые мероприятия помогут решить поставленные задачи, но не знаете, с какого конца подступиться. Или вообще вы не до конца уверены, что это именно то, что вам нужно. Ниже представлены этапы, прохождение которых значительно облегчит вам работу и поможет принять нужные решения :)

Шаг 1. Определите области для улучшений

Если вы замечаете, что общая производительность сотрудников падает либо не повышается в принципе, несмотря на то, что для этого есть все условия, или сотрудники стали чаще брать отгулы и больничные (конечно, если это не сезонное явление), или вы узнаёте о накопившемся недовольстве, проведите диагностику.

Во-первых, оцените уровень вовлечённости сотрудников. Попросите руководителей побеседовать с подчинёнными или неформальными лидерами тет-а-тет и узнать, что их беспокоит. К сожалению, данный метод не всегда эффективен, так как он недостаточно комфортный для всех сторон. Попробуйте использовать анонимные опросы в интранет-сети или email-рассылку со ссылкой на опрос. Допустим вариант и с заполнением бумажных анкет, однако он менее предпочтителен — сотрудники могут опасаться, что их узнают по почерку, и не ответят правдиво.

Если результаты опроса показывают, что значительная часть коллектива не вовлечена или низко вовлечена, то участие в социально значимой деятельности сможет улучшить ситуацию. Однако чтобы подтвердить это предположение, необходимо выяснить, будет ли участие в социально значимых мероприятиях мотивировать сотрудников.

Если есть возможность, пообщайтесь с руководителями и выясните, какие ценности разделяют их подчинённые, с какими проблемами они сталкиваются. Вполне вероятно, что кто-то из специалистов уже участвует в программах добровольчества: в таком случае вам будет проще распространить идею об участии в мероприятиях.

Шаг 2. Определите условия участия для сотрудников

Участие сотрудников в социально значимой деятельности так или иначе сопряжено с определёнными расходами для организации. Среди них затраты временных и трудовых ресурсов на организацию мероприятия, закупка спецодежды, организация кофе-брейков и т. д. Кроме того, необходимо решить, будут ли организованы мероприятия в рабочее время с сохранением заработной платы или же только по выходным. Помните, что участие в социально значимой деятельности должно быть добровольным и никак не тяготить сотрудников.

Вот несколько примеров условий участия:

  • Оплаченные 2–3 рабочих дня в год за счёт компании;
  • Возможность работать 2 раза в месяц укороченный день, посвящая вечер участию в программах;
  • Участие в программах выходного дня без оплаты сотрудникам.

Шаг 3. Определите форматы мероприятий

При планировании учитывайте интерес сотрудников: возможно, кто-то хочет проводить лекции в школах, а кому-то интереснее заниматься озеленением садов. При отсутствии интереса к предлагаемым форматам есть два варианта развития событий: либо желающих участвовать станет меньше, либо вы столкнётесь с сопротивлением и, наоборот, ухудшите мотивацию.

Кейс: О значимости интереса и вовлечённости сотрудников. Компания Volkswagen запустила кампанию «Think Blue. Factory» в 2011 году под девизом «Больше экологической безопасности, меньше нагрузки на окружающую среду!». Программа действует до сих пор и предполагает непрерывное повышение экологической безопасности производственных процессов. Планируется, что к концу 2018 года расход воды и электроэнергии, доля отходов производства, а также объём выбросов CO2 и вредных веществ должны сократиться на 25%. Как подчеркивает D.W. Neubauer, член правления компании, ответственный за закупки комплектующих: «Каждая идея и каждая инициатива этой кампании имеет большое значение, ведь она позволяет снизить объём затрачиваемых ресурсов. Программа основана на личной вовлечённости наших сотрудников по всему миру. Если бы наши специалисты не были заинтересованы в достижении цели, программу не удалось бы реализовать».

Чтобы выявлять интерес, важно проводить первичное исследование и узнавать, какие мероприятия интересны для сотрудников, к чему они готовы. Необходимо, чтобы сотрудники получали удовольствие от социально значимой деятельности, а не испытывали непонимание или страх. Побеседуйте с сотрудниками, выявите их потребности и соотнесите с необходимыми зонами развития.

Шаг 4. Продумайте организационный процесс

Все департаменты, имеющие отношение к проведению социально значимых мероприятий, должны понимать свою роль в цепочке. В первую очередь, расскажите сотрудникам о новой возможности участия в корпоративных социально значимых программах.

Сделайте специальную email-рассылку. Напишите в ней обо всех доступных форматах участия, условиях (например, укажите, что рабочее время сотрудников будет оплачено, как обычно), целях внедрения программы, укажите контактные лица, ответственные за организацию, сроки проведения и прочую важную информацию. Попросите руководителей проконтролировать получение письма и собрать обратную связь. Обычно эти задачи решает HR-отдел.

Через руководителей заручитесь поддержкой лидеров мнений в командах. Определите, кому из сотрудников интереснее всего участвовать в акциях, поговорите с ними отдельно. Расскажите, для каких целей планируется организация мероприятий, посоветуйтесь с ними по организационным вопросам. Дайте сотрудникам почувствовать свою значимость: они начнут привлекать коллег к участию, с энтузиазмом рассказывая им о проведении мероприятий. Всегда лучше, когда информация распространяется «изнутри», а не «сверху».

Также определите ответственные лица за сбор заявок на участие. К кому смогут обратиться сотрудники по интересующим их вопросам? Будет ли это email-опрос, или вы подключите специализированную платформу? Как будут формироваться группы для участия в мероприятиях? А, например, отделу маркетинга стоит заняться распространением информации: сделать посты в соцсетях, подготовить пресс-релизы для СМИ, интервью с руководством о программе, задействовав партнёров.

Все трудовые аспекты также необходимо учесть, обсудив нюансы с юристами. К примеру, передать информацию о том, как будет заполняться табель учета рабочего времени в кадровый отдел.

Шаг 5. Продумайте формат получения обратной связи от сотрудников

По окончании мероприятий просите сотрудников заполнить опросник. Узнайте, насколько хороша была организация мероприятия, было ли достаточным информирование, как было проведено само мероприятие. Полученная информация будет полезна для выстраивания отношений с поставщиками и контрагентами.

Также просите сотрудников поделиться общими впечатлениями. Так вы продемонстрируете свою заинтересованность и выявите возможные пробелы в организации. Истории участников можно использовать в корпоративных рассылках — это укрепит корпоративную культуру и поможет развить командный дух.

Напоследок подчеркнём. Организация социально значимых мероприятий в компании — очень важный процесс, который нужно продумывать изначально. Важно следить за системностью: все заинтересованные департаменты должны быть вовлечены в процесс. Кроме того, каждый участник должен понимать свою роль в этом процессе. Определите ключевых сотрудников, которые будут следить за реализацией. На первых порах это может оптимизировать процессы, чтобы в будущем сокращать время на организацию. Когда процесс будет отлажен (обычно, после 2–3-его мероприятия), закрепите его в регламенте.

Like what you read? Give Giveback a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.