L’importanza del calendario per la comunicazione

Oggi vi voglio parlare di uno strumento essenziale per chi gestisce la comunicazione aziendale: il calendario editoriale, da non confondere con il piano editoriale di cui si parlerà tra qualche settimana.

Il calendario editoriale è la programmazione dei contenuti che si desiderano pubblicare su diversi mezzi di comunicazione, nel nostro caso blog e social media.

Perché è importante?

  • permette di avere sotto controllo l’esecuzione di ciò che è stato definito nel piano di comunicazione: gli argomenti da trattare, gli obiettivi da raggiungere, i destinatari, il tono di voce più adatto;
  • consente di distribuire in modo uniforme i vari contenuti adattati al messaggio, al pubblico di riferimento, al tipo di contenuto e al mezzo di comunicazione;
  • aiuta ad essere costanti, a dare ritmo alle pubblicazioni;
  • è ideale per tutti i tipi di settore, dalla piccola impresa alla grande realtà societaria;
  • dà la possibilità di impiegare i vari giorni dell’anno per comunicare qualcosa.

Ci sono anche altre numerose ragioni per cui è indispensabile adottare il calendario editoriale per la diffusione dei contenuti aziendali, eppure oggi vorrei soffermarmi in modo particolare sull’ultima:

tutti i giorni dell’anno sono utili per comunicare qualcosa

Festività, ricorrenze, giornate di sensibilizzazione, eventi, episodi quotidiani diventano un’occasione preziosa per far sentire la propria voce, per inviare un messaggio, per generare una conversazione con gli utenti della propria community. E per mostrare la completa aderenza con la realtà e la quotidianità di ognuno di noi.
Un brand, infatti, oggi dovrebbe essere sempre più una persona con cui dialogare, non più un’entità che si limita a lanciare messaggi senza ascoltare le risposte. Oggi serve più che mai inserirsi nelle conversazioni, farne parte e proporre il proprio punto di vista, in modo coerente e costante. Il rischio è quello di esagerare, di sentirsi quasi obbligati a dover comunicare qualcosa in ogni momento, ma questo può (e deve) essere evitato tenendo sempre ben presenti gli scopi che ci hanno portato a pubblicare (o meno) quel contenuto.

Tutti queste ricorrenze devono essere coordinate con l’agenda di eventi aziendali, come il lancio di un nuovo prodotto o di un’iniziativa, eventi che sono diluiti nel corso del tempo e la cui frequenza può non sposarsi alla perfezione con le tempistiche di aggiornamento richieste dai vari canali digitali. Eventi che, per giunta, richiedono una pianificazione strategica di un certo tipo.

Arrivati a questo punto, come si fa il perfetto calendario editoriale? Sfatiamo subito un mito: il perfetto non esiste, però esiste il più funzionale e questo dipende strettamente dai personali modi di lavoro di ognuno di noi, dalle varie esigenze e dei sempre presenti obiettivi.

Per i calendari editoriali più semplici è, ad esempio, possibile usare i fogli di lavoro di Google Drive insieme a un altro documento più schematico utile per i report e per la verifica della strategia. Per i progetti più complessi con un alto numero di pubblicazioni ci si dovrebbe affidare a uno strumento creato ad hoc che possa gestire al meglio le campagne e soprattutto a monitorarle nel migliore dei modi. Esistono diverse alternative, di solito prevedono una versione free limitata, ma credo che un eventuale e piccolo investimento sia poi ripagato in termini di tempo e di efficacia.

Questi sono piccoli suggerimenti per chi è all’inizio del proprio percorso per diventare communication consultant, indicazioni da cui iniziare per trovare il proprio modus operandi. E proprio perché sono indicazioni, non sono sufficienti per definirsi esperti: servono basi solide, aggiornamenti continui e una grande, grandissima passione per questo lavoro, non ci si può improvvisare.

Non esiste un modo perfetto per il calendario editoriale si diceva poco fa, esiste quello più funzionale: quindi provate e riprovate, migliorate, fate e disfate fino alla vostra pianificazione ideale.