簡報｜如何設計表達架構
這是一篇解決問題類型簡報的初階教學文，內容主要濃縮臺大解決問題理論與實務課程 Sherman老師的理論，還有自己的實務經驗，希望能用淺顯易懂的方式表達出來，讓更多人了解這套方法論。
【系列文連結】
一，什麼是故事線
故事線是一個極為有效率的表達架構設計工具，在介紹故事線之前，我要講一個最基本、也最重要的觀念。
簡報的第一步：關掉電腦，拿出紙筆畫架構。
我們都知道說服別人要靠完整的論點，而不是零碎的資訊，任何未經詮釋、結構化的論述都是無意義的資訊。
論點的主架構最重要，做模版、美化、找資料都是次要工作，但偏偏這些事情最花時間，容易白白浪費，甚至讓人困在細節裡出的來，所以想清楚簡報架構之前，不要打開電腦做簡報。
用金字塔架構畫出簡報架構
金字塔架構搭配 MECE 思維是故事線的基礎思維。簡單來說，金字塔就是把論點用樹狀圖分類、MECE 就是讓樹狀圖的分枝彼此不重複，涵蓋起來面面俱到的思維。
如果還是不懂，就把一切都拆成3點就對了！現在來舉個例：
【案例一：求職面試自我介紹】
常常會聽到有人說「我想從三點介紹我自己... ...」，先不論這種自介方式好不好，這就是一種常見的分類方式，我們試著用金字塔的方式畫出架構：
從上圖可以看出來，金字塔的作法就是從上而下（Top Down）依序表達不同層次的東西：
- 我適合這份工作（給我 Offer 吧）
- 我真的很棒（我有產業背景、領導經驗、解決問題能力）
- 事實佐證（過往案例說明）
這就是故事線，讓溝通策略一目瞭然的架構。
二，設計故事線的 3 個步驟
講完什麼是故事線，接著是怎麼做好故事線，首先要問自己3個問題：
為什麼要做這件事情？（確認目的）
同第一段說的，拿到題目後，不要急著做簡報，也不要急著搜集資料，先確認專案背景、範疇，老闆/業主的目的到底是什麼，這份簡報如何幫助他達到目的，確認好後，這就是之後一切努力的方向。
什麼論點能達成目的？（記憶點）
如上述所提的，人類是用結構化的幾個論點做出決策，這些能說服決策者採取行動的支持理由就是記憶點（Key-takaways），是簡報完後，你希望他記得的印象深刻的記憶點。
通常一次簡報完後能記住的點不多，應該2–3個就足夠，為了讓聽眾能對這些論點印象深刻，簡報主軸會圍繞在這幾個重要記憶點做鋪排。可以用以下兩個問題自問，再倒推回來整理出最理想的記憶點：
- 聽眾一定會買單的最完美劇本是什麼？（講到怎樣聽眾會滿意）
- 內容要多豐富、多有影響力才足夠，現在手上的素材足夠了嗎？
怎麼講最好？（溝通鋪排）
確認目的、記憶點後，要確認怎麼說最好，舉例來說，老闆可能前一個會議剛結束，還沒搞清楚這場會議的目的，這時候總不能沒頭沒尾的劈頭就開始介紹我們的想法多好，要先講解專案的前因後果，這就是設計溝通鋪排的重要性。
常見溝通原則
- 先講結論：決策者通常行程很趕、較沒耐心，所以最好先講重點再講支持理由。
- 適當鋪排：簡報前務必讓聽眾進入狀況，如：會議召開目的、專案背景、需要做的決策等，才不會顯得突兀。
- 掌握節奏：務必隨聽眾狀態調整節奏，適時跳過部分內容，或用適當的停頓做解釋。舉例來說，若上下頁關聯不接續，跳下頁前要做適當的補充。此外，也要彈性的隨聽眾調整內容溝通順序，有時候先講重點、有時候先講痛點，沒有標準答案。
以下用幾個案例說明：
【案例二：幾種常見情境】
這種架構的三大好處
- 能一體適用：設計好後，不論是口頭報告、書信、簡報全都適用，如果客戶要把10分鐘簡報改成2分鐘口頭報告也能直接照著架構溝通。
（真的有辦法用架構直接講，而且因為架構都在腦中，所以不用看稿） - 能節省時間：拿著架構可以直接模擬簡報講稿開始演練，調整起來非常快，可以直接在白板改或是拿便條紙貼，想好再開始做簡報，不用捨不得花一堆時間做好美美的簡報不想拿掉，反而害了整體架構。
- 能掌握進度：能掌握專案目前給出的 Impact 夠不夠多，需不需要加速專案速度、或是搬救兵。
三，怎麼用故事線做簡報
好了，現在目的確認、主架構畫好了，這裡要教怎麼把其他輔助部位加進來，設計整體簡報架構。
再次強調：先別打開電腦，用最省力的方式，調整溝通內容
畫完主架構後，要繼續畫出簡報整體架構，可以用紙筆，也能畫在白板上，只要是能反覆討論修改的都行，確認後再開始用電腦做簡報。
要怎麼做呢，讓我們看案例三：
【案例三：情境模擬題】
這是2018年臺大解決問題理論與實務課第一天 Workshop 的內容，有上過的人應該不陌生，我把它濃縮成一個案例分享。
當時題目是，請同學們模擬台北市政府外部顧問的角色，針對「降低台北市機車肇事率」提出一個解決方案，簡報資料不用是真的，重點在練習整個 Story Line的架構。
假設這個時候已經想好方案了（下圖底色區塊），就可以開始把前後串場的部分串進來：
以上就是整個簡報架構，接下來試著把每一層的訊息具體化、成為一句論述、甚至成為每張簡報的標題頁，接下來把訊息用框格分類，上層的訊息就會成為簡報標題：
此時，上述的每頁內容，就會是該頁架構，理論上是畫在紙上，但我直接拿現有簡報的縮圖當舉例，字沒有很清楚，看概念就好：
以上就是一個從設計故事線，到真的打開電腦做簡報的流程，當然，不一定每次都需要這麼麻煩，請根據專案的大小、目的做適時的調整，這些都只是工具而已。
小結
故事線思維，就是透過金字塔原理，讓資訊呈現的完整、有架構的方式，能用來快速的設計溝通順序、簡報內容、評估故事好壞，也能用來跟別人討論，是個在各種表達場合都很實用的工具。
接下來，要來講解故事線的概念，如何幫助人在分析問題、解決問題的時候，省下大量的專案時間。
