Как диаграмма Гантта помогает в планировании

Познавательное чтиво с пользой под флёром

Ален Делон на кухне для восхищения.

«Диаграмма Гантта не самый эффективный инструмент в планировании», смягчая формулировку я цитирую кухонных ораторов. В споры не вступал, но разобраться в теме решил. Копнул поглубже, нашел чем поделиться.

В этом тексте расскажу, почему диаграмма Гантта — полезный и часто обязательный инструмент менеджера-консультанта. Чтобы понимать весь контекст темы, коснусь истории метода и автора. Про Генри Гантта есть, что сказать, и помимо его диаграммы. Разберу плохие и хорошие примеры из практики. Поделюсь рекомендациями для применения инструмента.

Если в работе вы должны достигать результата за отведенное времени, а для этого совершать разнообразные действия, а ещё лучше организовывать рабочий процесс других, тема вам будет интересна. Мне сложно составить список профессий, для кого планирования — бессмысленное ничто.

Даграмма Гантта — классика мирового менеджмента. Тему постарался развернуть (как фантик от конфеты) так, чтобы новички познакомились с инструментом, а опытные менеджеры узнали дополнительную информацию и расширили кругозор.

Картинки, красивая верстка от Медиума и 5 минут увлекательного, для кого-то, надеюсь, и познавательного чтения ждет вас ниже.

Фрэнк «Быстрее, быстрее» Кроу и плотина Гувера

Плотина Гувера, построенная за пять лет с 1931–1936 гг.

На изображении самая большая дамба в Америке (в мире есть больше — швейцарская Гранд Диксенс), названная в честь 31 президента США — Герберта Гувера. Это сооружение строили на реке Колорадо, являющейся самой мощной в Северной Америке. Плотина расположена в долине каньона, где нет населенных пунктов, ковбоев и индейцев.

Как пишут в различных источниках, это была самая безжалостная стройка тех лет. Из людей выжимали максимум. Руководитель строительства Фрэнк Кроу получил прозвище: «Фрэнк, быстрее, быстрее, Кроу»! Изначально планировалось завершить стройку за семь лет. Получилось быстрее — за пять. Инженеры плотины Гувера использовали в своей работе диаграмму Гантта.

Факт о плотине Гувера я привел, чтобы снизить ваш скептицизм в отношении диаграммы. Кроу, главный инженер и руководитель стройки, не только использовал инновационные инструменты менеджмента тех лет, но и сделал большой шаг в инженерных решениях, что повлияло на скорость строительства. Важно помнить, какой бы ни была методика планирования, люди и их знания, а самое главное — целеустремленность, могут значительно приблизить результат.

Кто такой Генри Гантт?

Подобных по масштабу строительств, где использовали диаграмму, не один десяток. Пора вспомнить её автора. Генри Гантт работал бизнес-консультантом, рассказывал и помогал управлять производством. Вместе с Фредериком Тейлором он изучал количественные методы организации производства: как на основе «цифр» выстроить рабочий процесс.

Изучая менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны, Гантт предложил свою диаграмму контроля и визуализации выполнения задач в проекте.

В начале XX века этот инструмент производил вау-эффект и на менеджеров. Диаграмма Гантта тогда применялась в таких грандиозных инженерных проектах, как строительство сети скоростных автострад США и возведение дамбы Гувера, про которую я писал выше.

Гантт написал три книги: «Труд, заработная плата и доход», «Промышленное руководство», «Организация труда» и опубликовал более 150 научных статей. Он запатентовал больше десятка изобретений, читал лекции в университетах, оставаясь одним из наиболее успешных консультантов по управлению. Инфобизнесмен в самом хорошем смысле этого слова.

Гантт был своего рода Фрейдом менеджерской науки. Только Зигмунд открывал глаза на то, что управляет человеком, а Генри — бизнесом/предпринимательством.

«Из всех проблем менеджмента наиболее важной является проблема человеческого фактора. Все, что мы предпринимаем, должно находиться в согласии с человеческой природой. Мы не можем понукать людьми; мы обязаны направлять их развитие».

Работы Гантта характеризует осознание ведущей роли человеческого фактора в промышленности и убеждение в том, что рабочему человеку должна быть предоставлена возможность обрести в своём труде не только источник существования, но и состояние удовлетворенности.

«Система бизнеса должна воспринять социальную ответственность и посвятить себя, прежде всего, служению обществу, в противном случае общество в конечном счёте предпримет попытку сокрушить её, чтобы свободно действовать в соответствии со своими собственными интересами».

Обратите внимание, в те годы, когда индустриальная гонка и предпринимательство захлестывали Европу и Америку, Гантт писал и говорил о таких вещах, к которым сейчас в России пришли далеко не все компании и их руководители.

Глаза боятся, а сроки горят

Диаграмма Гантта — простой и понятный инструмент, в его основе лежит визуально восприятие времени. Если максимально упростить, то менеджер — управляющий временем. Можно предположить, что прародителем диаграммы был список задач, где через тире или двоеточие было написано количество часов/дней/ месяцев на задачу. Сделал — вычеркнул, сделал — вычеркнул.

Чтобы осознать временной промежуток, написанный на листке, сравнить одну задачу с другой по трудозатратам, нам нужно сделать усилие — посчитать. Диаграмма Гантта максимально упрощает этот процесс и делает его удобным, так как визуальное восприятие информации в разы облегчает жизнь.

Ленточная диаграмма представляет собой две шкалы: шкала выполняемых задач и временная шкала. Срок задачи откладывается на временной шкале. Дата на сегодняшний день является границей, по левую часть от которой подразумевается, что уже выполнено, по правую — что ещё предстоит сделать. На диаграмме с помощью стрелок отображаются взаимосвязи задач.

Как не надо делать и как можно

Диаграмма Гантта — понятный и простой инструмент для управления проектом. Несмотря на то, что при большом количестве задач она становится перегруженной, этот метод лёгок и доступен каждому.

— Не детализируйте до мелочей и не расширяйте до бесконечности. Диаграмма Гантта на год жизни человека кажется глупостью. Но на самом деле она позволяет осознать, как короток год и как много можно за это время успеть. Минимальный временной период у такого проекта может быть одна неделя. Расширите такой проект на пять лет — потеряете фокус и перегрузите диаграмму. Ищите баланс. Лучше несколько маленьких Ганттов, чем один большой.

— Не объединяйте в диаграмме проекты, не связанные между собой ресурсно. В примере описан ситуация с диаграммой Гантта, построенной для планирования работы студии, разрабатывающей сайт. В кейсе не хватает деталей, но если представить такую ситуацию, то тут проблема не в планировании, а в работе с клиентом и подготовке к запуску проекта. Перед строительством диаграммы изучите все возможные вводные, учтите регулярные работы и задачи, вытекающие из тех, что вы планировали реализовать.

— Не паникуйте, если какие-то блоки удлиняются — другие сократятся. Если в одном месте убыло, то в другом прибыло. И наоборот. Диаграмма Гантта — это план, который вы построили, проанализировав опыт и все вводные. При оценке времени на каждую задачу вы учли особенности исполнителя, заложили риски и согласовали со всеми участниками проекта. Вы готовы ему доверять. Проект, как и диаграмма, — живой организм, который растет и развивается. Вы узнаете более оптимальные решения задач и ускоряетесь. Порой что-то тормозит. Будьте сконцентрированы, управляйте диаграммой Гантта и не позволяйте ей руководить.