Ivan Abramov
Nov 2 · 1 min read

Google-группы как обезличенный коллективный почтовый ящик

В любой организации возникает ситуация, когда необходимо регулярно принимать информацию и, что самое главное, обрабатывать её совместно небольшой группой людей.

Есть много вариантов (если мыслить в рамках Google Suite): общий документ, форма с таблицей ответов с общим доступом группе и т.п. Но если иметь ограничение в виде электронной почты (неподготовленные пользователи или пользователи вне домена организации), то остаётся два варианта:

  • отдельный почтовый ящик, доступ в который будет у каждого члена малой группы, обрабатывающей поступающую информацию;
  • Google-группа;
  • … (ещё варианты, но я пока не придумал)

Дальше на конкретном примере.

  1. Создаём группу, добавляем участников, которые будут иметь доступ к поступающей информации.
  2. Отключаем извещение по электронной почте у каждого участника (чтобы не плодить объём лишних писем)
  3. (необязательный пункт) Включаем теги
  4. Отключаем цепочки писем (по необходимости)
  5. Включаем возможность ответить от имени группы (если предполагается такая форма общения).

Что в итоге мы получили:

  • Любой человек может отправить эл.письмо на ящик группы (внутри домена с общей книгой контактов совсем просто).
  • Ни у кого не скапливается гора писем (возможно и неактуальных).
  • Письма можно обрабатывать коллективно (ставить теги, отвечать). Все действия видны всей группе.
  • С внешней стороны почтовый ящик обезличен названием группы. Не важно кто именно прочтёт письмо и, возможно, ответит (от имени группы или от своего имени).

    Written by

    teacher. spb

    Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
    Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
    Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade