Plánujete zamestnať prvého zamestnanca? Na týchto 5 povinností nesmiete zabudnúť

Naše zákony ukladajú potenciálnym zamestnávateľom mnoho povinností, či už vo vzťahu k samotnému zamestnancovi alebo príslušným štátnym orgánom, ktorých nesplnenie je častokrát štátom sankcionované. Nižšie Vám ponúkam prehľad niektorých základných povinností, na ktoré by ste v prípade zamestnania svojho prvého zamestnanca nemali zabudnúť.

Vybrať si správneho zamestnanca je iba začiatok

Povinností je viac ako dosť

Zákonodarca mnohokrát nijako neuľahčuje začínajúcim podnikateľom ich už tak dosť zložitú situáciu. Často meniace sa zákony, nepriehľadný zoznam povinností, finančne náročný odvodový systém. Problémov je viacero.

V prípade, že podnikáte a dospeli ste do štádia, že pre svoju expanziu potrebujete zamestnať pracovnú silu, musíte mať na vedomí, že s rozhodnutím zamestnať svojho prvého zamestnanca sú nerozlučne späté ďalšie povinnosti, ktoré je nevyhnutné splniť.

Cieľom tohto článku je priblížiť Vám najmä Vaše povinnosti vo vzťahu k:

• budúcemu zamestnancovi
• sociálnej poisťovni
• zdravotnej poisťovni
• daňovému úradu a nakoniec
• zabezpečeniu pracovnej zdravotnej služby

Ako vidno, povinností je viacero, pričom zo skúseností môžem povedať, že málokto o ich existencii vie. Málokto zároveň vie o tom, že ich nesplnenie je zo strany štátnych orgánov sankcionované. Ako však hovorí zásada pochádzajúca z rímskeho práva, neznalosť zákona neospravedlňuje, a práve preto je tu tento príspevok, aby Vám rozšíril rozhľad a zorientoval Vás v povinnostiach, ktoré Vás v prípade zamestnania svojho prvého zamestnanca neminú.

So zamestnancom nestačí podpísať pracovnú zmluvu

V prevažnej väčšine prípadov si zamestnávateľ konkrétneho zamestnanca vyberie v rámci výberového konania. Či už ho nazveme konkurzom, alebo pohovorom, princíp je ten istý.

Cieľom týchto pohovorov je dozvedieť sa čo najviac o Vašom uchádzačovi a zistiť, či je správnym človekom pre Vami ponúkanú prácu alebo nie.

Na tomto mieste je potrebné podotknúť, že aj tento proces je jemne regulovaný príslušnými ustanoveniami zákonníka práce. V zásade platí, že od uchádzača o zamestnanie môžete vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať. V tejto súvislosti Zákonník práce zároveň obsahuje negatívny výpočet informácií, ktoré od uchádzačov o zamestnanie nesmiete vyžadovať, a to informácie:

• o tehotenstve
• o rodinných pomeroch
• o bezúhonnosti (okrem prípadu, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu bezúhonnosť vyžaduje, alebo požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať)
• o politickej príslušnosti
• odborovej príslušnosti a
• náboženskej príslušnosti

Následne, ešte pred tým, než so svojim novým zamestnancom uzatvoríte pracovnú zmluvu, ste však povinný tohto svojho plánovaného zamestnanca oboznámiť s

• právami a povinnosťami, ktoré pre ňu vyplynú z pracovnej zmluvy,
• pracovnými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať a
• mzdovými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať.

V podstate musíte tohto zamestnanca oboznámiť so znením pracovnej zmluvy a s konkrétnymi podmienkami, za ktorých pre Vás bude pracovať.

Po absolvovaní vyššie uvedených ceremónií konečne môžete so zamestnancom uzatvoriť pracovnú zmluvu, ktorá bude tvoriť právny podklad Vašich budúcich vzťahov. Pracovný pomer následne vzniká v deň, ktorý si so zamestnancom v pracovnej zmluve dohodnete ako deň nástupu do práce.

Po vzniku pracovného pomeru spočívajú Vaše povinnosti, ako zamestnávateľa najmä v oboznámení zamestnanca:

• s pracovným poriadkom,
• s kolektívnou zmluvou,
• s právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na prácu ním vykonávanú,
• s právnymi predpismi a ostatnými predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ktoré musí zamestnanec pri svojej práci dodržiavať,
• s ustanoveniami o zásade rovnakého zaobchádzania a s vnútorným predpisom upravujúcim oznamovanie kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti,
• o možných rizikách vykonávanej práce a o prijatých opatreniach týkajúcich sa bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (túto povinnosť má zamestnávateľ v prípade ak zamestnáva mladistvého zamestnanca a fyzickú osobu vykonávajúcu ľahké práce podľa ustanovenia § 11 ods. 4 Zákonníka prace),

v prideľovaní práce zamestnancovi, platení mzdy, určovania čerpania dovolenky a tak ďalej a tak ďalej. Podrobná úprava týchto povinností je obsiahnutá v zákonníku práce, no ich rozbor nie je cieľom tohto príspevku.

Povinnosť evidencie v sociálnej povinnosti

Povinnosti na tomto úseku pre Vás, ako pre zamestnávateľa vyplývajú z príslušných ustanovení zákona č. 461/2003 Z.z. o sociálnom poistení.

Vo vzťah k sociálnej poisťovni máte povinnosť:

1. registrovať seba samého, ako zamestnávateľa do registra zamestnávateľov vedeného Sociálnou poisťovňou,
2. prihlásiť svojho zamestnanca do evidencie Sociálnej poisťovne.

Obe povinnosti majú zákonom stanovené lehoty na ich vykonanie, ako aj sankcie za ich opomenutie.

Registrácia zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni

Po tom, čo začnete zamestnávať svojho prvého zamestnanca ste podľa zákona o sociálnom poistení povinný prihlásiť sa do registra zamestnávateľov vedeného Sociálnou poisťovňou.

Lehota na registráciu je do ôsmich dní odo dňa, v ktorom ste začali zamestnávať aspoň jedného zamestnanca.

Na tomto mieste je potrebné mať na pamäti, že zamestnávať svojho zamestnanca začnete nie v deň uzatvorenia pracovnej zmluvy, ale až v deň, ktorý máte v pracovnej zmluve dohodnutý ako deň nástupu do práce.

Uvedená osemdňová lehota však v praxi nie je príliš smerodajná, nakoľko v skutočnosti bude predmetnú registráciu potrebné vykonať skôr, a to ešte pred tým, než budete prihlasovať do sociálnej poisťovne svojho zamestnanca (viď nižšie).

Registrácia vykonáte s použitím formuláru — “Registračný list zamestnávateľa” , ktorý si môžete voľne stiahnuť z internetovej stránky Sociálnej poisťovne, v sekcii formuláre- http://www.socpoist.sk/formulare-ohc/48016s .

Spomínaný registračný list zamestnávateľa sa na príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne predkladá listinne.

Pri Vašej registrácií s Vami bude zároveň uzatvorená dohoda o používaní elektronických služieb, prostredníctvom ktorých budete následne prihlasovať do Sociálnej poisťovne zamestnanca.

V tejto súvislosti je potrebné mať na zreteli skutočnosť, že akonáhle budete v sociálnej poisťovni prihlásený do registra zamestnávateľov, budete povinný Sociálnej poisťovni oznámiť každú zmenu názvu alebo sídla, a to v lehote ôsmich dní od uskutočnenia tejto zmeny. Nesplnenie tejto povinnosti je zo strany Sociálnej poisťovne sankcionované.

Prihlásenie zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov

Prihlásenie do registra zamestnávateľov je prvý krok. Akonáhle ho budete mať za sebou, bude potrebné do evidencie sociálnej poisťovne prihlásiť tiež svojho nového zamestnanca.

Lehota na prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne je v zákone stanovená ako „najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca“, čo znamená najneskôr jeden deň alebo dokonca jednu hodinu pred momentom, kedy pre Vás zamestnanec začne vykonávať prácu.

Zamestnanca prihlásite pomocou formuláru — “Registračný list fyzickej osoby”, ktorý si môžete rovnako stiahnuť na internetovej stránke Sociálnej poisťovne, v sekcii formuláre — http://www.socpoist.sk/formulare-ohc/48016s,

Prihlasovanie zamestnanca prebieha elektronicky, prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne. Údaje na prihlásenie sa do elektronických služieb Sociálnej poisťovne Vám budú vydané po uzatvorení skôr spomínanej dohody o používaní elektronických služieb.

Na tomto mieste je tiež dôležité spomenúť skutočnosť, že v prípade ak má jeden zamestnanec u Vás viac právnych vzťahov (napríklad pracovnú zmluvu a zároveň aj dohodu o vykonaní práce) ste povinný prihlásiť tohto zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov z každého právneho vzťahu osobitne.

Nahlasovanie do zdravotných poisťovní

Vznik pracovného pomeru pre Vás ako pre zamestnávateľa okrem iného znamená tiež to, že sa stávate platiteľom poistného za zamestnanca.

Vznik pracovného pomeru, a teda aj tento vznik platiteľa poistného sa oznamuje v tej zdravotnej poisťovni, v ktorej je daný zamestnanec poistencom, a to v lehote 8 pracovných dní odo dňa vzniku pracovného pomeru.

Oznámenie vykonáte pomocou tlačiva — “Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného”, pričom k tomuto oznámeniu bude potrebné priložiť kópiu úradného dokladu, potvrdzujúceho vznik, existenciu a platnosť údajov o platiteľovi (napríklad výpis z obchodného registra, osvedčenie o živnostenskom oprávnení a i.).

Predmetné oznámenie sa príslušnej zdravotnej poisťovni podáva v listinnej podobe.

S tou ktorou zdravotnou poisťovňou zároveň môžete uzatvoriť dohodu, predmetom ktorej bude využívanie ich elektronických služieb, čo podľa môjho názoru podstatne uľahčí komunikáciu s konkrétnou zdravotnou poisťovňou.

V tej istej lehote ôsmich dní odo dňa vzniku pracovného pomeru ste povinný rovnakej zdravotnej poisťovni (v ktorej je zamestnanec poistený) oznámiť zmenu platiteľa poistného, a to prostredníctvom tlačiva — „Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie“.

Uvedené oznámenie je možné príslušnej zdravotnej poisťovni doručiť buď v listinnej podobe, alebo po registrácii do online pobočky aj elektronicky.

V prípade, že zamestnávate troch a viac zamestnancov, ste povinný túto zmenu oznamovať príslušnej zdravotnej poisťovni výlučne elektronicky.

Registrácia na daňovom úrade

Vznik pracovného pomeru je potrebné oznámiť príslušnému správcovi dane, nakoľko momentom vzniku pracovného pomeru Vám ako zamestnávateľovi vznikne povinnosť zrážať zamestnancovi preddavky na daň zo závislej činnosti a funkčných pôžitkov.

Spôsob a forma oznámenia sa bude líšiť podľa toho, či už ste, alebo nie ste u príslušného správcu dane registrovaný.

Ak ste doposiaľ neboli u miestne príslušného správcu dane registrovaný ako fyzická osoba alebo právnická osoba, je potrebné o túto registráciu daňový úrad požiadať.

Žiadosť o registráciu sa príslušnému daňovému úradu zasiela prostredníctvom tlačiva — „Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov a daň z pridanej hodnoty“.

Uvedené tlačivo si môžete stiahnuť na stránkach finančnej správy Slovenskej republiky, konkrétne: https://pfseform.financnasprava.sk/Formulare/eFormVzor/REG/form.238.html

Priamo v tomto tlačive zaškrtnete, že Vám vznikla povinnosť platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti.

Lehota na splnenie oznamovacej povinnosti voči daňovému úradu je do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca.

Pokiaľ už ste na daňovom úrade registrovaný, zamestnanie prvého zamestnanca stačí príslušnej pobočke daňového úradu oznámiť.

Predmetné oznámenie nemá zákonom stanovenú formu a ani lehotu v ktorej je potrebné toto oznámenie vykonať, nakoľko už samotná potreba tohto oznámenia je medzi jednotlivými pobočkami daňových úradov sporná.

Z dôvodu opatrnosti je však vhodné zamestnanie prvého zamestnanca príslušnému daňovému úradu oznámiť, a to ešte pred vznikom pracovného pomeru.

Zabezpečenie pracovnej zdravotnej služby

Pomaly sa dostávame k poslednej povinnosti zamestnávateľa, ktorej sa venuje tento príspevok, a to k povinnosti zabezpečiť pre zamestnanca pracovnú zdravotnú službu.

V prvom rade je potrebné vysvetliť, že všetky pracovné pozície sú podľa ich rizikovosti rozdelené do štyroch kategórií, od najmenej rizikových (1. kategória) až po tie najviac rizikové (3. a 4. kategória).

Do 01.08.2014 sa povinnosť zamestnávateľa zabezpečiť pracovnú zdravotnú službu v zásade vzťahovala len pre zamestnancov vykonávajúcich práce zaradených do 3. a 4. kategórie, teda rizikové práce.

Dňa 01.08.2014 však nadobudla účinnosť novela zákona č. 355/2007 Z.z. Zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia, ktorá túto povinnosť pre zamestnávateľov zakotvila aj v prípade, ak jeho zamestnanci vykonávajú pracovnú činnosť zaradenú do prvej a druhej kategórie.

Preto od 01.08.2014 ste povinný zamestnancom zabezpečiť pracovnú zdravotnú službu bez ohľadu na rizikovosť práce, ktorú pre Vás bude zamestnanec vykonávať.

Pracovnú zdravotnú službu môžete zabezpečiť dvoma spôsobmi, a to:

• Prostredníctvom vlastných zamestnancov, alebo
• Dodávateľským spôsobom

Tento prvý spôsob sa v prevažnej väčšine prípadov bude vzťahovať na veľké korporácie a na špecifický druh zamestnávateľov. Na to, aby vlastní zamestnanci boli spôsobilí vykonávať pracovnú zdravotnú službu musia spĺňať špecifické podmienky uvedené v ustanovení § 30a ods. 3 zákona o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia.

Druhý prípad je omnoho rozšírenejší. Dodávateľským spôsobom môžete zabezpečiť pracovnú zdravotnú službu buď s fyzickou osobou — podnikateľom alebo právnickou osobou, ktorej úrad verejného zdravotníctva vydal oprávnenie na pracovnú zdravotnú službu, alebo s inou fyzickou či právnickou osobou (napr. lekárom) ktorá spĺňa podmienky uvedené v ustanovení § 30a ods. 4 zákona o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia.

Zoznam osôb, ktoré sú oprávnené na takýto druh činnosti nájdete na stránkach Úradu verejného zdravotníctva SR, konkrétne na:

http://www.uvzsr.sk/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=153&Itemid=122

Zhrnutie na záver

Aj keď to tak na prvý pohľad môže vyzerať, cieľom tohto príspevku nie je Vás odradiť od zamestnania prvého zamestnanca, ale pomôcť Vám zorientovať sa v povinnostiach, ktoré sú s týmto zamestnaním nerozlučne späté.

Aby sme si to zhrnuli, v prípade, ak máte v pláne zamestnať svojho prvého zamestnanca, musíte myslieť na svoje povinnosti vo vzťahu k:

• budúcemu zamestnancovi
• sociálnej poisťovni
• zdravotnej poisťovni
• daňovému úradu a nakoniec
• zabezpečeniu pracovnej zdravotnej služby

Je zrejmé, že začínajúci zamestnávatelia to ani zďaleka nemajú jednoduché, stále však platí, že bez ohľadu na to ako je to zložité, je stále jednoduchšie splniť si svoje zákonné povinnosti, ako následne znášať a “hasiť” dôsledky ich nesplnenia.

JUDr. Ján Lengvarský, advokát

www.lengvarsky.sk