好好开会

职场两大效率杀手:Managers and Meetings (M&Ms)

由于长期饱受开会的迫害,今天来谈谈开会的危害以及如何好好开会。

开会浪费生命

一个风和日丽的早晨,我踏着阳光走进了办公室,当我 say 完 morning 打完水,开着电脑哼着歌,引入眼帘的却是一长串的会议清单,毫无疑问,公司今天付钱请我来当陪聊。

为什么我如此厌恶开会?很简单,因为大多数会议都是低效的,1没必要,2方法不对,而低效的会议浪费生命。

我们来看看开会的目的,主要就2个:
 1. 同步信息,也就是信息的收集与传递,统一大家的认识。
 2. 解决问题,作出决定。

对于同步信息类会议,如果是传递某个信息,除非你是段子信手拈来的相声大师,能逗人哈哈大笑,或者拥有振奋人心奇技的演讲大师,能让人鸡血沸腾,否则,落于文字,再通过邮件或者其他沟通工具传递都是比演说要好1万倍的方式。相比于夹杂太多“湿货”的演说,文字清晰明了,大家上个厕所的时间就能明白你要表达的核心思想。而如果是收集信息,关键是要找对信息源,可以是一个成熟的公司知识库,也可以是通过一个个长达2个多小时的 lunch break,手握大量民间闲散八卦的话神。通过开大会来收集信息,说的人1个个,听的人1堆堆,为何不单独收集再整理归纳后会下分享呢。

对于解决问题类会议,一群人七嘴八舌,野性思考,很难完整地,有逻辑地阐述自己的观点及支持的理由。这种会议大多数时候讨论着讨论着就跑偏了,也不知道究竟在讨论什么问题,前提是什么,依据是什么,根本达不成共识。结果要么是位高权贵者随机拍板,要么是互不相让,比谁命硬,能忍受着饥饿坚持到最后的就是胜利者。

所以,大多数会议都是低效的,而低效的会议浪费生命。抽一根烟才让你少活10分钟而一个不期而遇的低效会议可以剥夺你几个小时的生命。很多公司还会有例行的全体会议,这根本是集体服毒。我们为何不把青春挥洒在更有意义的事情上呢。

如何好好开会

两类会议中,同步信息类会议是不必要的,请坚决杜绝。而解决问题、做出决定类会议,我们应该要想办法提升其效率,最基本的5个关键点是:
 1. 把解决问题分为定义问题和提出解决方案两个阶段,分别达成共识。千万不要在定义问题时讨论解决方案,而在讨论解决方案时跑偏到不同问题。
 2. 不要把开会当成信息收集的渠道,前面说过,信息的收集应该采用其他方式进行。
 3. 开会前各方一定要有所准备,对各自观点,背景上下文,对应依据都有充分了解并进行仔细思考。
 4. 控制时间,会议可短不可长,适可而止,该收集信息的去收集,该仔细思考的去思考,不要把开会当成拼命的战场。
 5. 尽可能少的会议参与方,且各方内部应该会前达成共识,否则只会添乱。
如果可以做到以上几点,这样的会议应该是大家吃着火锅唱着歌,轻松愉快地拍板结束。

综上所述,开会是一件异常严肃的事情,发出会议邀约的过程就像是求婚,按下发送按钮前应该是思考再三,瞻前顾后,抱着一生之内绝不复来的决心的,千万不要把开会当成一件随随便便的事。

请少开会。求你了。