La méthode en 4 étapes pour récupérer ses factures impayées sans prise de tête

Dans un monde idéal, on n’aurait même plus à s’en soucier. Mais dans la vraie vie, les factures prennent de la place — sur le bureau, dans les boîtes mails et dans nos têtes. Surtout quand elles demeurent impayées. Elles perturbent le travail des entrepreneurs, les obligent à embaucher, voire même à demander de l’aide extérieure. Alors que cela va de soi de payer sa baguette de pain, il n’en va pas de même lorsqu’il s’agit de payer un prestataire ou un freelance. Pourquoi ? Et surtout, comment peut-on faire concrètement pour les récupérer rapidement, ces factures impayées ?

La méthode en 4 étapes:

1. Expliquez votre facturation

Cela peut paraître bête, mais certaines entreprises oublient ou n’osent pas demander à leur clients de les payer. Rappelons le fameux cas de l’entreprise qui n’avait pas été réglée depuis plusieurs mois et qui est allée devant le tribunal — pour voir sa demande rejetée, puisqu’elle n’avait jamais ne serait-ce que tenté de relancer son client. Morale de l’histoire : il est primordial de commencer par expliquer votre fonctionnement de facturation à vos clients.

Soyez clairs et explicites sur vos modalités de paiement. Tout simplement comme cela : “Concernant la facturation, nous appliquons un délais de xx jours. Vous nous devez la somme de xxxxxx € pour le ../../….”. À doubler par une explication à l’oral lors de la signature du devis/bon de commande par exemple.

Une fois le cadre fixé, vous pourrez toujours relancer votre client avant la date d’échéance sans rien avoir à vous reprocher. Ce qui nous mène à l’étape numéro 2.

2. Relancez votre client

Idéalement, n’attendez pas que le délai soit passé pour lui rappeler de vous payer et prenez les devants. Une semaine avant la date fatidique, envoyez-lui un mail ayant valeur de trace écrite, lui rappelant qu’il doit vous payer pour le ../../… et (re)donnez lui un moyen simple de vous payer (votre RIB, adresse, lien de paiement…).

Une fois la date passée, votre facture devient un impayé. Même conduite à adopter : relancer et relancer encore. Plus précisément : contactez votre débiteur 2 fois en augmentant la pression graduellement. Entendons-nous, il ne s’agit pas de verser dans le harcèlement. Simplement de faire entendre l’urgence de la situation.

Première relance : dans la semaine où votre facture est devenue un impayé, par mail, téléphone ou lettre simple, le mail étant souvent plus rapide. Vous pouvez utiliser ce modèle. Objectif : signifier le retard et avertir sur les potentielles pénalités. Pour cela, il faut que vous ayez préalablement indiqué l’éventualité de ces pénalités sur votre facture.

Deuxième relance : 2 à 3 semaines après la date du paiement dû. Soyez ferme. Il s’agit d’indiquer au débiteur que vous l’avez déjà prévenu de la date de paiement et relancé une fois. Et que si vous ne recevez pas de paiement de sa part sous 8 jours (précisez la date), vous allez engager une procédure de mise en demeure. Envoyez lui un recommandé par mail ou par courrier. Le contenu pourra ressembler à celui-ci.

Si à la nouvelle date indiquée votre débiteur ne vous a toujours pas payé, la prochaine étape est la mise en demeure.

3. Mettez en demeure

Il s’agit de préparer les démarches juridiques en envoyant une simple lettre. Dans 80% des cas, cette lettre de mise en demeure suffit à récupérer ses factures impayées. Elle permet d’augmenter la pression et indique au débiteur que la prochaine étape est le tribunal.

Cette lettre peut-être rédigée par vous même, en respectant une rédaction précise. Dans ce cas, c’est vous-même qui mettez en demeure votre débiteur. Elle devra être envoyée avec accusé de réception à votre débiteur, qui aura alors 14 jours pour aller la récupérer, s’il ne la reçoit pas directement.

Vous pouvez aussi la faire rédiger par un huissier, un avocat ou une entreprise de recouvrement. Cela augmentera vos chances de vous faire payer. En effet, cela montre à votre débiteur que vous allez tout faire pour récupérer votre impayé. Cela aura beau être la même lettre que celle que vous auriez pu écrire vous même, l’effet ne sera pas du tout le même lorsqu’un spécialiste engage son autorité en votre nom. Un puissant levier psychologique.

En passant par un huissier, la lettre et son envoi coûtent entre 30 et 40 euros. Si en plus de la lettre vous souhaitez être conseillé sur vos problématiques de factures impayées, l’avocat est le meilleur choix et coûte généralement 200 à 300 euros. Enfin, les entreprises de recouvrement fonctionnent à la commission, entre 5 et 12% du montant total récupéré. Ces dernières peuvent parfois proposer des conseils. A vous de décider !

Une fois la mise en demeure parvenue chez votre débiteur, attendez qu’il vous contacte avant la nouvelle date butoir. S’il ne vous a pas contacté d’ici là, il vous reste l’étape de l’injonction de paiement.

4. Passez à l’injonction de paiement

Pour cela, il vous faudra premièrement obtenir l’ordonnance d’un juge en vous adressant directement à lui. Il vérifiera le bien-fondé de votre demande. Et vous demandera les justificatifs suivants :

• La facture/bon de commande ou tout autre document justifiant que la prestation a été réalisée et que le débiteur a accepté le prix demandé. Ces documents doivent être signés par votre débiteur.
• Les mails/lettres (voire sms) de relances
• La mise en demeure

Si votre débiteur est un professionnel il suffit de remplir ce formulaire , si c’est un particulier il faudra remplir celui-ci. Vous devrez ensuite payer les frais associés, généralement une quarantaine d’euros et l’envoyer au tribunal compétent : le Tribunal de commerce, pour tous litiges entres professionnels. Si votre débiteur est un particulier, ce sera le Tribunal d’instance pour un montant inférieur à 10 000€ et le Tribunal de grande Instance pour un montant supérieur à 10 000€. La localité du tribunal est celle du débiteur.

• Par exemple si votre société est situé à Paris mais que votre client professionnel habite à Toulouse, il faudra envoyer votre demande d’injonction de payer au Tribunal de Commerce de Toulouse.

Le juge ou président de la Chambre de commerce décidera par lui-même si la demande en injonction de paiement est justifiée. S’il juge votre demande recevable, il enverra votre injonction de paiement à votre débiteur qui sera “signifié”. Le délai pour obtenir cette décision est compris entre 2 semaines et 2 mois. Dans ce cas, votre débiteur sera légalement obligé de vous payer. Pour en savoir plus, voici un article qui explique encore plus précisément la demande en injonction de payer.

Grâce à l’injonction de paiement, vous pouvez exiger de votre débiteur qu’il vous paie en lui soumettant le document en question. Ou bien décider de faire appel à un huissier qui l’exécutera à votre place. Le huissier procède alors à la vérification des comptes du débiteur et peut se rendre au domicile de celui-ci afin de saisir ses biens. Tout est mis en œuvre pour que le règlement soit effectif. Les frais liés à la procédure de l’huissier varient en fonction de la somme à recouvrir, vous pouvez trouver un exemple tarifaire ici.

Conclusion

Que vous ayez envoyé une ou deux lettres de relance, une mise demeure ou fait une injonction de paiement avec exécution, votre argent devrait être maintenant en votre possession. Si toutefois les quatre étapes n’ont pas abouti, dans les cas extrêmes, n’hésitez pas à contacter Juripay pour obtenir des conseils sur les démarches à suivre.

Cette procédure peut consommer beaucoup de temps et d’énergie, surtout lorsque l’on a des factures venant de différents clients. Si vous le souhaitez, nous sommes à votre disposition gratuitement pour vous aider à recouvrir vos factures. Cela vous facilitera vos démarches et vous fera gagner du temps, de l’argent et le précieux espace de cerveau disponible pour vos projets professionnels.

Retrouvez tous les services, documents et conseils juridique sur Juripay, et si vous avez des questions posez les et nous y répondrons.