L’Atelier UX

L’Atelier UX, on en entend souvent parler, et, après en avoir animé plusieurs chez Geoks,il me semblait intéressant de partager quelques informations sur la manière de bien préparer ces ateliers… Voici un Petit Kit de Survie UX pour préparer un atelier avec vos clients ;)

La conception et la réalisation d’un Atelier UX n’est pas une mince affaire. Elle demande plus de temps de préparation que d’exécution (comptez ⅔ du temps pour la préparation). Voici les 3 points que je voulais aborder dans cet article :

1/ La planification & la préparation

2/ L’Atelier

3/ L’Après-Atelier

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons quelques éléments. Il existe une multitudes de types d’ateliers UX, selon le niveau de maturité du projet, la typologie des utilisateurs ciblés (BtoB, BtoC), le temps/type d’utilisateurs disponibles chez votre client, les objectifs assignés (idéation, validation d’un concept, réconciliation et/ou arbitrage d’un choix UX, émergence des points de frictions chez des utilisateurs…). Le détail des différents types d’ateliers UX sera l’objet d’un autre article :) Si un client vous sollicite pour concevoir un ou plusieurs ateliers UX, c’est qu’il a très souvent déjà avancé dans son projet. Dans la majorité des cas, il aura déjà défini les cibles et dégagé des ébauches de personas qui seront les pièces maîtresses de l’atelier à venir.

Lors de cet atelier, le rôle du professionnel de l’UX est d’exploiter au mieux le temps disponible avec les utilisateurs et/ou décisionnaires pour, étape par étape, proposer la meilleure réponse possible aux enjeux des utilisateurs (faire émerger les idées, animer les échanges, proposer des solutions, les soumettre aux utilisateurs, récolter les retours, arbitrer, retravailler, itérer…).

L’équipe qui participera à l’atelier sera sollicitée en ce sens et invitée à prendre part activement aux échanges, dans un esprit bienveillant, collaboratif et orienté résultat. Les équipes pourront être impliquées dans la la création d’une nouvelle fonctionnalité, ou le traitement des retours utilisateurs, des pistes créatives, des fonctionnalités priorisées, des user-stories, des wireframes ou de nouveaux écrans seront produits pendant cet atelier. Il sera nécessaire de tout conserver (paperboards, postits, gribouillages etc….). :)

Sur un plan psychologique, si l’atelier est bien mené (cf. plus bas, on y viendra) une cohésion entre les participants sera créée et le processus créatif sera fluidifié, et, dans le meilleur des cas, l’alignement de l’équipe sur le sujet. Les réticences, les frictions et les doutes seront alors pris en compte.

De plus, l’implication lors de la phase de réalisation sera plus forte de la part des membres participants car chacun retrouvera sa part de création et les validations par le ProductOwner seront plus rapides. De ce fait le projet avancera plus rapidement car les solutions concrètes seront alors envisagées et apportées sur le moment puis débattues, puis actées.

1/ LA PLANIFICATION & LA PRÉPARATION

Avant même de planifier un lieu ou la fréquence des ateliers, il faut déjà inviter les bonnes personnes. Cela parait évident, mais c’est déterminant ! Oublier un décisionnaire ou un représentation d’une population cible et la qualité de l’atelier sera considérablement réduit.

Bien penser, donc, à définir si tous les membres de l’équipe seront représentés (technique par le CTO ou le scrum master, design avec un UI designer et ou le directeur artistique, le chef de produit, chef de projet ou le PO). Il s’agira (si possible) d’accéder à toutes les expertises métier (globale, techniques, graphiques, ergonomiques) afin d’avoir les connaissances métier pour répondre aux différentes problématiques (ainsi qu’un ou deux utilisateurs concernés). Ainsi, les pairs de chaque partie prenante seront informés des décisions/améliorations votées pendant l’atelier.

La durée maximum conseillée d’un atelier, est de 2h30. Pourquoi 2h30 ? Selon le Test de Vigilance de Mackworth, le temps de travail maximum doit être d’une heure, suivie de 15 min. de repos*. Au delà, la courbe d’attention diminuera exponentiellement. Suite à cette étude** et selon mon expérience, je recommande personnellement 2x 1h d’atelier ou 1 atelier de 2h30 entrecoupé de 2 pauses de 15 minutes. Si le sujet à traiter est plus vaste (par exemple une application entière “from scratch” ou une très grosse mise à jour entraînant l’ajout de nombreuses fonctionnalités), prévoir plusieurs petits ateliers plutôt qu’un grand (fatiguant intellectuellement) et “optionnaliser” la technique du “Pomodoro” (25min de travail, 5 min de pause).

Le lieu aura son importance. Il conviendra de créer un rendez-vous de travail dans un lieu de préférence neutre. D’expérience, une salle de réunion confortable (réservée pour l’occasion) et neutre sera suffisante. Il ne s’agit pas de faire un atelier avec des éléments “parasites” comme des téléphones sonnant tout le temps qui viendront déconcentrer les participants. Ça peut paraître banal, mais la perte de temps occasionnée par la consultation de mail, de texto, d’appel, multiplié par le nombre de participants engendre une considérable perte de temps (par exemple, si les 6 participants sont interrompus 3 fois pendant 2 minutes, on à, in fine, 36min perdues collectivement, sans compter le temps de “re-concentration” !)

L’atelier UX étant un moment clé et déterminant dans la réalisation de solutions métiers, services, évolutions d’outils et mon rôle étant de tirer le meilleur profit du temps qu’il m’est donné, je préconise personnellement de demander aux participants de mettre leur téléphone en off pdt la durée de la réunion

Dernière recommandation: amener tout le matériel nécessaire comme des paper-boards, des post-its, des stylos (neufs), du papier, un projecteur etc…Il faudra mettre dans ce kit également et en nombre suffisant les data-analyses, les briefs, les références et si dans le cas d’un atelier récurrent, les éléments produits lors du dernier atelier (recopiés au propre, réorganisés et re-hiérarchisés).

Pro-tip : comme me le disait Eric Drichemont, intervenant à l’ESAT COM et à l’EPSAA, “il faut toujours avoir du matériel neuf quand on commence à créer, ne pas hésiter à investir dans des feutres, et du matériel sans cesse renouvelé pour ne pas se retrouver en panne d’encre, à devoir improviser, chercher du matériel dans un endroit qu’on ne connaît pas, au risque de perdre du temps et de l’attention auprès des participants.”

2/ L’ATELIER

Lorsqu’on se lance dans un atelier, il faut savoir que l’on sera le centre d’intérêt d’un auditoire. Les participants sont là parce que nous les avons convoqués, mais aussi et surtout pour eux, pour le produit auquel ils croient, pour faire avancer leur projet. Comme un sportif, il faut être en forme le jour J, ne pas s’être gavé de café le matin…

Faites quelques exercices de respiration avant de vous lancer… vous avez le droit !

Et c’est parti !

Faites un rappel de l’ordre du jour et dressez la liste des activités qui seront proposées pendant l’atelier.

Présentez vous et attendez que chacun fasse de même. Ils ne vous connaissent pas, et peuvent ne pas forcément se connaître entre eux.

Parlez un peu plus lentement que d’habitude, d’un voix claire et forte. Regardez tout le monde. Soyez bienveillant ! Ici chacun a fait l’effort de venir proposer ses idées. Elles sont toutes bonnes à prendre, il n’y a pas de “mauvaise” idée. Créez un climat de confiance en montrant de l’empathie, en vous intéressant personnellement à chaque membre de l’atelier par exemple. Tout le monde peut donner ses idées sans avoir peur d’être jugé ; encouragez ceux qui semblent timides à prendre la parole et réfrénez ceux qui monopolisent le temps de parole. Je me rappelle un jour, pendant un brainstorming sur un nom de produit culinaire, le comptable et sa stagiaire avaient été conviés à venir avec nous. Ils avaient pris énormément de plaisir à participer et certaines de leurs idées avaient été présentées au client car elles étaient pertinentes. C’était bien de voir des gens en dehors du milieu, apporter un regard neuf et un autre angle de réflexion dans une routine créative

Ne pas hésiter à demander si tout le monde a bien compris l’énoncé d’une “activité”.

Lorsqu’on se lance dans un jeu de cartes itératif, il est impératif que tout le monde sache quoi faire. Celui qui n’a pas trop compris se privera et privera les autres de sa réflexion et commencera à bouder l’atelier.

Proposer des tours de table à chaque validation et ne pas hésiter à itérer avec les remarques de chacun afin que tout le monde soit aligné sur la même idée et dissoudre les réticences qui pourraient être émises (en jouant au “SpeedBoat” par exemple… si si, vous savez, ce jeu qui permet de lever des ancres qui freinent l’avancée d’un projet en les verbalisant et en les dessinant..).

Activités et ressources ludiques pour l’atelier.

Elles sont variables et dépendent des résultats attendus lors de ce dernier.

Les wireframes et les “moodboards” seront pour le graphisme et la conception d’User Stories pour la partie fonctionnelle.

Vous pourrez également vous appuyer sur des jeux de cartes itératifs afin de faire participer et de canaliser les intervenants. Ces dernières plus communément appelées “Method Cards” ont pour vocation, une approche psychologique du design du produit pour la conception.

Ici on vous présente le set “positive emotional granularity — by Diji” qui mettent les participants de l’atelier dans des conditions psychologiques telles qu’ils pourront plus facilement faire émerger des idées en phase avec le conditionnement psychologique. Ex: des cartes de Joie/Bonheur/Amitié données aux participants pour les aider à concevoir un service/produit qui améliore le plaisir/confort/bien-être des utilisateurs si défini dans les persona).

3/ L’APRÈS ATELIER

Pendant cet atelier, des wireframes, des idées, des User Stories auront été produits en grande quantité.

Il est judicieux en fin d’atelier de prendre quelques minutes pour passer en revue les outputs et les créations afin d’avoir une dernière validation.

On doit également s’assurer que les solutions apportées ont convaincu l’ensemble des participants. On fera en sorte, dans la mesure du possible, que tout blocage soit déverrouillé, et que toute réticence soit effacée. Dans le cas contraire, mon rôle est d’arbitrer en donnant clairement mon avis.

Gardez une trace de toute cette production, que ce soit des photos des post-it, des scans des paperboards ou des feuilles volantes. Tout est bon à garder.

Prenez également un moment pour remercier tous les participants et intervenants (verbalement ou sur une petite carte ou encore avec un petit goody par exemple). Montrer de la gratitude est toujours valorisant pour tout ceux qui ont fait l’effort (parfois surhumain) de parler en public, d’exposer ses idées. Encore une fois, la bienveillance est le maître mot de l’atelier. Recueillez le feed-back “à chaud”, proposez un vote sur la qualité de l’atelier entre 0 et 5. Si la note est élevée, félicitations, vous avez bien travaillé, et, à l’inverse, si elle est négative, remettez-vous en question sur la manière d’amener les choses.

L’atelier UX est un outil de conception très puissant car il permet de trouver des solutions rapides, de concert, avec toutes les parties prenantes d’un projet, à un problème vu comme complexe. Il permet aussi de gagner du temps car les barrières et les freins étant tombés, tout le monde “voit” la même chose et chacun sait exactement où il va, dans une chaîne de production plus Agile. Cela fait gagner un temps considérable dans la conduite d’un projet !

À la suite de cet atelier, soufflez, et prenez également un moment pour réfléchir sur cet atelier, sur les points d’amélioration à apporter, avant de vous lancer dans le prochain !

*audit de milliers d’heures d’usages numériques avec Desktime

**http://letempsreconquis.fr/concentration-et-attention-en-profondeur-duree-ideale/